UNIDAD I CONCEPTOS BSICOS LA AUDITORIA Antecedentes La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin

de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I. En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditoras, destacndose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581. La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio). Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios cientficos y ya el Railway Companies Consolidation Act obligada la verificacin anual de los balances que deban hacer los auditores. Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las normas de auditora, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943. El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseanza ctedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros pases se realizan. Objetivo El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. Finalidad Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales b. Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial)
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c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta tcnica. CONCEPTO DE AUDITORA Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe Holmes: ... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos. Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente: ... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen. Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. Auditoria, en su acepcin ms amplia significa verificar la informacin financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenmenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las polticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurdicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al mximo el aprovechamiento de los recursos.

ANTECEDENTES DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."
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Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye
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un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible. En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditoras en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo. DEFINICIONES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales. Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.
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Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa
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de llevar cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad
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CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador slido.

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UNIDAD II HERRAMIENTAS PARA LA EVOLUCIN DE ELEMENTOS

MARCO GENERAL Y PRINCIPIOS BSICOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA. Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas: Debe ser objetiva Debe tener relacin con el presente y el futuro El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar.

2. Se deben establecer normas de desempeo, expresadas en trminos especficos. Se deben crear medidas de control para la valoracin de los sistemas y procedimientos. 3. Se deben elaborar informes de la Auditoria, mediante un mtodo diseado con el propsito de que el auditor pueda dar a conocer los resultados de su trabajo mediante un informe elaborado de manera sistemtica. Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios bsicos, los cuales son: 1. Sentido de la evaluacin. La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evala que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicacin de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evala la capacidad tcnica de Ingenieros, contadores, y dems personal de una organizacin. 2. Proceso de Verificacin.

La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se est llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el responsable del rea piensa que se est realizando. 3. Pensar como el Administrador.

El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quin se est auditando y preguntarse: Qu informacin necesitara acerca del trabajo que se est llevando a cabo?, Cmo planear y medir el desempeo alcanzado? Cmo comprobar si el trabajo se realiz de manera precisa y oportuna?

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Factores y metodologas 1.- Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2.- Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3.- Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4.- Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5.- Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6.- Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9.- Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10.- Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

NORMAS DE AUDITORIA.

Concepto: Las normas de auditora son los requisitos mnimos de calidad, relativas a la personalidad del auditor, al trabajo que desempea y a la informacin que rinde como resultado de este trabajo.
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Objetivo: Las normas de auditora de estados financieros (auditora contable) tienen como objetivo constituir el marco de actuacin que deber sujetarse el Contador Pblico independiente que emita dictmenes (opiniones para efectos ante terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o relevancia suficiente de la informacin sujeta a examinar.

CLASIFICACIN DE LAS NORMAS DE AUDITORIA. Las normas de auditora se clasifican en normas personales, normas de ejecucin del trabajo y normas de informacin. NORMAS PERSONALES. Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carcter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditora y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional. Entrenamiento tcnico y capacidad profesional. El trabajo de auditora, cuya finalidad es la de rendir una opinin profesional independiente, debe ser desempeado por personas que, teniendo ttulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento tcnico adecuado y capacidad profesional como auditores. Cuidado y diligencia profesionales. El auditor est obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realizacin de su examen y en la preparacin de su dictamen o informe. Independencia. El auditor est obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.

NORMAS DE EJECUCIN DEL TRABAJO. Al tratar de las normas personales, se sealo que el auditor est obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difcil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que, por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos bsicos, fundamentales en la ejecucin de trabajo, que constituyen la especificacin particular, por lo menos al mnimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecucin del trabajo. Planeacin y supervisin. El trabajo de auditora deber ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada. Estudio y evaluacin del control interno. El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en l; asimismo, que le
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permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va dar procedimientos de auditora. Obtencin de evidencia suficiente y competente. Mediante sus procedimientos de auditora, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinin.

NORMAS DE INFORMACIN. El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante el, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinin que se ha formado a travs de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situacin financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por ltimo es, principalmente, a travs del informe o dictamen, como el pblico y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la nica parte, de dicho trabajo, que queda a su alcance. En todos los casos en que el nombre de un contador pblico quede asociado con estados o informacin financiera deber expresar de manera clara e inequvoca la naturaleza de su relacin con dicha informacin, su opinin sobre la misma y, en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinin adversa o no puede expresar una opinin profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditora.

BASES DE OPININ. El auditor, al opinar, debe observar que: a. Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad; b. Dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes; y c. La informacin presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretacin. Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qu consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros.

EL AUDITOR Definicin Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica. Funciones generales Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin.
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Las funciones tipo del auditor son: Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria.

Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles Revisar el flujo de datos y formas.

Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin. Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. continua de

Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin avances.

Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. Conocimientos que debe poseer Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: Acadmica Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio.
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Complementaria Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. Emprica Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. Habilidades y destrezas En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas: Actitud positiva. Estabilidad emocional. Objetividad. Sentido institucional. Saber escuchar. Creatividad. Respeto a las ideas de los dems. Mente analtica. Conciencia de los valores propios y de su entorno. Capacidad de negociacin. Imaginacin. Claridad de expresin verbal y escrita. Capacidad de observacin. Iniciativa. Discrecin. Facilidad para trabajar en grupo. Comportamiento tico.
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Experiencia Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar: Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin. Conocimiento de esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prcticos.

Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza. Conocimiento personal basado en elementos diversos.

Responsabilidad profesional El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en : Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar -Inters econmico personal en la auditora -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relacin con instituciones que interactan con la organizacin -Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica

Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son:
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 Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. Interferencia con los rganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.

Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales. Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

CONCLUSIN El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidas. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.

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El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia. ESCALAS DE EVALUACIN En la Auditora contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de tipo cualitativo, se sabe que est respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor nmero de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluacin cuantitativa, es decir, dar una calificacin final de tipo numrico, ya que es la nica manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluacin. Actualmente las calificaciones son un tanto empricas, pero conforme vaya avanzando y mejorndose esta disciplina se podrn establecer evaluaciones cada vez ms objetivas para tener un sistema de evaluacin con mayor aceptacin. A continuacin se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluacin: INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIN Esta organizacin utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 reas distintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administracin est determinada de acuerdo con una calificacin numrica sobre una base estndar de las 10 categoras o factores en que se han agrupado los aspectos ms importantes de administracin. Tabla 1. Escala para una organizacin de tipo religioso Mximo 1. Funcin social 2. Estructura formal 3. Crecimiento de sus instalaciones 4. Anlisis de membresa 5. Programa de desarrollo 1000 800 500 1300 800 Mnimo 750 600 375 975 600
ANEXO 10

6. Polticas financieras

800

600 600 525 900 1575 7500

7. Anlisis del consejo de directores 800 8. Eficiencia en la operacin 9. Evaluacin administrativa 10. Efectividad en la direccin TOTAL 700 1200 2100 10000

Tabla 2. Escala para una organizacin de tipo educativo. Mximo 1. Funcin acadmica 2. Estructura formal 3. Crecimiento 4. Programa de desarrollo 1000 800 500 800 Mnimo 750 600 375 600 975 600 525 600 900 1575 7500

5. Anlisis de los alumnos egresados 1300 6. Polticas financieras 7. Eficiencia en la operacin 8. Anlisis del consejo de directores 9. Evaluacin administrativa 10. Efectividad en la enseanza TOTAL 800 700 800 1200 2100 10000

ANEXO 10

Tabla 3. Escala para un hospital. Mximo 1. Funcin social 2. Estructura formal 3. Crecimiento de instalaciones 4. Programa de desarrollo 5. Cuidado de los pacientes 6. Polticas financieras 7. Eficiencia en la operacin 8. Evaluacin del consejo de directores 9. Evaluacin administrativa 10. Efectividad en la actividad cientfica TOTAL 1000 800 500 800 1300 800 700 800 1200 2100 10000 Mnimo 750 600 375 600 975 600 525 600 900 1575 7500

Tabla 4. Escala para una institucin sin fines de lucro. Mximo 1. Funcin econmica 2. Estructura formal 3. Crecimiento 4. Atencin a los donadores 5. Investigacin y desarrollo 6. Anlisis del consejo de directores 7. Polticas financieras 8. Eficiencia en la operacin 9. Servicio al pblico 1000 500 500 1200 700 800 800 700 1400 Mnimo 750 375 375 900 525 600 600 525 1050
ANEXO 10

10. Evaluacin de los ejecutivos TOTAL

2400 10000

1800 7500

Tabla 5. Escala para una institucin con fines de lucro. Mximo 1. Funcin econmica 2. Estructura formal 3. Utilidades 4. Atencin a los accionistas 5. Investigacin y desarrollo 6. Consejo de administracin 7. Polticas fiscales 8. Eficiencia en la produccin 9. Distribucin 10. Evaluacin de los ejecutivos TOTAL 400 500 600 700 700 900 1100 1300 1400 2400 10000 Mnimo 300 375 450 525 525 675 825 975 1050 1800 7500

Auditoras de la calidad total Como se mencion en el tema de Sistemas de Calidad Total, existen diferentes modelos, sistemas y normas que se han instituido en diversos pases con el fin de que las organizaciones mejoren la calidad de sus prcticas tanto administrativas como operacionales. En Japn se instituy un premio de calidad, creado en 1951 para conmemorar las contribuciones que el Dr. W. E. Deming hizo al control de calidad en ese pas. Cuando una empresa hace una solicitud para participar en el concurso, el subcomit del premio enva a un gran nmero de expertos en control de calidad a visitar las plantas y sede de la empresa. Estos expertos examinan el estado actual de la empresa y otorgan calificaciones. Para ser merecedora de alguno de los premios, la empresa debe alcanzar 70 puntos como un todo, la alta gerencia debe lograr por lo menos 70 puntos y ninguna de las unidades examinadas puede obtener menos de 50. En Estados Unidos existe el premio Malcolm Baldrige de Calidad y en Mxico existe el premio Nacional de Calidad y algunos otros premios a nivel estatal, como por ejemplo, el Premio
ANEXO 10

Guanajuato a la Calidad, el premio Nuevo Len a la Calidad, entre otros. Uno de los beneficios de estos premios es que han ayudado a que las organizaciones consideren a los programas de calidad como estrategias aplicables en todos los departamentos de la compaa con el objetivo de contribuir a la satisfaccin del cliente. En la siguiente tabla se muestran los criterios de puntuacin para la evaluacin final (versin revisada 1993) del Premio Nacional de Calidad.

Tabla 7. Criterios de evaluacin del Premio Nacional de Calidad. Categoras y temas especficos Puntos mximos 200 80 60

1.0 1.0 1.1 1.2 1.3

Calidad centrada en dar valor superior a los clientes Conocimiento profundo de los clientes Sistemas para mejorar el servicio a los clientes o usuarios

Sistemas para determinar los requisitos futuros de los 60 clientes Liderazgo 2.1 Liderazgo mediante el ejemplo y la prctica 2.2 Valores de calidad 150 80 70 150 50 40 30 30 60 40 20 70 30 40 120 30 30 20
ANEXO 10

2.0 2.0

3.0 3.0

Desarrollo del personal con enfoque de calidad

3.1 Participacin inteligente, informada y eficaz del personal 3.2 Educacin y desarrollo 3.3 Desempeo y reconocimiento 3.4 Calidad de vida en el trabajo 4.0 4.0 Informacin y Anlisis

4.1 Fuentes y datos 4.2 Anlisis de la informacin 5.0 5.0 Planeacin 5.1 Planeacin estratgica 5.2 Planeacin operativa 6.0 6.0 Administracin y mejora de procesos 6.1 Diseo de productos y servicios 6.2 Procesos clave 6.3 Procesos en las reas de apoyo

6.4 Proveedores 6.5 Evaluaciones de calidad 7.0 7.0 Impacto en la sociedad 7.1 Preservacin de ecosistemas

20 20 50 30

7.2 Difusin y promocin de la cultura de la calidad en la 20 comunidad 8.0 8.0 Resultados de calidad 8.1 Mejora de productos y servicios 8.2 Mejora de las operaciones y de la productividad 8.3 Mejora de las reas de apoyo y de proveedores 8.4 Mejora de los resultados financieros por la calidad 200 50 30 30 40

8.5 Mejora de los resultados de satisfaccin de los clientes 50 TOTAL 1000

Las Normas ISO 9000 se han implantado a nivel internacional con el fin de establecer una terminologa comn y una metodologa mnima para la administracin y el aseguramiento de la calidad de los productos, procesos y servicios.

JOS ANTONIO FERNNDEZ ARENA. Este mtodo propone una escala para cada pregunta formulada, de la siguiente manera: Tabla 8. Escala de evaluacin de Jos A. Fernndez Arena Apreciacin Excelente Muy bien Bien Regular Mal Muy mal Puntos 5 4 3 2 1 0 Cumplimiento 90 a 100% 80 a 89% 60 a 79% 40 a 59% 20 a 39% 0 a 19%

ANEXO 10

Tabla 9. Ejemplo de evaluacin de una empresa hipottica. rea Objetivos Institucionales Servicio a clientes Social a las autoridades Social a los colaboradores Social a la comunidad Econmico de crecimiento Econmico a los acreedores Econmico a los inversionistas TOTAL Niveles jerrquicos Direccin Vigilancia Planeacin y Control TOTAL Funciones Su estructura Su proceso administrativo Bsicas Produccin y servicios Comercializacin 110 110 5 5 650 650 1300 Complementarias 20 10 10 50 50 50 1000 500 500 2000 5 5 10 5 5 5 5 50 50 50 50 50 50 50 250 250 500 250 250 250 250 2000 Preguntas Valor Puntos

ANEXO 10

Relaciones humanas Relaciones pblicas Finanzas Procesamiento de datos Investigacin Compras y almacenes Servicios generales

150 90 110 100 90 90 90

5 5 5 5 5 5 5

750 450 650 500 450 450 450 3700

TOTAL DEL EJEMPLO

10000

Nota: para los objetivos institucionales y los niveles jerrquicos, su valor se multiplic por diez, lo cual obedece al convencimiento de que son factores vitales de la empresa y que de su buen funcionamiento depende en gran medida el xito de la organizacin.

Segn el resultado del cuestionario de la Auditoria, la administracin se considera de la siguiente forma:

Tabla 10. Tipo de Administracin segn resultados de la Auditoria. Rango 9000 a 10000 8000 a 8999 6000 a 7999 4000 a 5999 2000 a 3999 0 a 1999 % 90 a 100 80 a 89 60 a 79 40 a 59 20 a 39 0 a 19 Administracin Excelente Muy buena Buena Regular Mala Muy mala

EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO Departamento de Relaciones Industriales Jefe de Departamento

Seccin de revisin No.

Auditor

I. Planes y objetivos 1. Ha formulado planes y objetivos el departamento? 2. Son armnicos los planes de este departamento con relacin a los dems departamentos y al negocio como un todo? 3. Existe tiempo para realizar la planeacin y lograr la satisfaccin de los objetivos? 4. Estos objetivos son adecuados y prcticos? 5. Est de acuerdo la Direccin General con los planes y objetivos del departamento? 6. En qu aspectos se podran mejorar?

II. Estructura de la empresa 1. Existe un organigrama actualizado? (Si no hay, el auditor deber preparar uno.) 2. Es adecuada la estructura? 3. Est de acuerdo con los objetivos? 4. Estn debidamente definidos los deberes y responsabilidades? 5. Son efectivas las lneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. Existe invasin o duplicidad de funciones? 7. Pueden ser eliminadas departamentos? algunas funciones? Se pueden transferir a otros

8. Se pueden realizar cambios en la organizacin para mejorar la coordinacin de actividades? 9. Existe equilibrio con respecto a las funciones encomendadas al personal ms importante? 10. Existe un plan de cooperacin o coordinacin entre varias 11. Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. Qu debe hacerse para mejorar la efectividad de la organizacin? 13. Entienden los subordinados la estructura de la empresa? 14. Existe un plan de revisin continua de: la estructura, la supervisin, el personal? funciones?

III. Polticas, sistemas y procedimientos 1. Cmo se establecen las polticas de ese departamento? 2. Estn escritas y actualizadas? 3. Reflejan las metas y objetivos de la administracin? 4. Se entienden y son positivas?
ANEXO 10

5. Las conoce el personal del departamento? 6. Qu controles existen para lograr su cumplimiento? 7. Qu polticas existen respecto a obtencin, seleccin y utilizacin de candidatos para trabajo? 8. Se ha centralizado la funcin de entrevistas y seleccin? 9. Existe aprobacin de personal autorizado para las peticiones de nuevo personal? Tienen que vigilar una escala de salarios? 10. Que polticas existen con relacin a promociones, transferencias y trmino de contrato de trabajo? 11. Existen polticas para contrarrestar el mal ambiente y la insatisfaccin? Con respecto a Ia revisin del contrato colectivo? En relacin con quejas? 12. Que polticas existen en cuanto a seguros, pensiones, servicio mdico, cafetera, seguridad industrial y prevencin de accidentes? 13. Se acatan todas las polticas de seleccin de personal? 14. Satisface al actual sistema las necesidades de la empresa? 15. Puede variarse la rutina del manejo de formas? 16. Pueden lograrse reducciones en costo o mejoras en el sistema? 17. Se han escrito los procedimientos? 18. Se han establecido controles en la administracin de sueldos y salarios? 19. Se le ha dado importancia al programa de capacitacin? 20. Cul es la condicin de los registros? 21. Pueden eliminarse algunos registros por medio de mayor integracin o bien colaborando ms estrechamente con otros departamentos? 22. Se ha establecido un sistema definitivo para precisar la lnea de conducta de los funcionarios? 23. Se siguen los procedimientos? 24. Qu procedimientos requieren estudio y revisin inmediata? 25. Existe seguridad en el cumplimiento de los reglamentos? 26. Existen mtodos adecuados para anlisis y evaluacin de puestos? 27. Son adecuados los procedimientos para la proteccin de la planta?

IV. Trato al personal 1. Existe un estudio de las actividades de cada empleado? 2. Qu condiciones de trabajo existen? Cules se pueden mejorar? 3. Se emplea adecuadamente al personal? Si no Cmo se le puede hacer para rendir ms?
ANEXO 10

4. Qu actividades departamentales estn abiertas para promocin y puestos ejecutivos? 5. Se les da suficiente capacitacin y conocimiento del puesto a los nuevos empleados? 6. Se utilizan especialistas en relaciones humanas? 7. Cul es el sistema de trabajo de los empleados de relaciones humanas con respecto de la empresa? 8. Cul es el porcentaje de rotacin? 9. Son aplicables estas preguntas a los niveles jerrquicos superiores as como a los supervisores? 10. Qu recomendaciones se pueden hacer para mejorar el departamento de relaciones humanas? 11. Qu comentarios especiales existen sobre este departamento?

V. Equipo y su disposicin 1. Existen esquemas del equipo y de su uso? 2. Se utiliza en la mejor forma el espacio disponible? Qu se podra sugerir? 3. Existe espacio adecuado para la recepcin y entrevistas a los candidatos a empleo? 4. Cules son las condiciones del equipo? 5. Existe descripcin del equipo y accesorios especiales? 6. Se realiza el mismo uso del equipo especial y de oficina? Existe equipo excedente? 7. Hay un uso alternado del equipo? 8. Existen posibilidades de almacenaje? Para el equipo en uso? Para el equipo inactivo? 9. Se revisan los expedientes para determinar si deben colocarse en el archivo permanente? Cul es el perodo de retencin de documentos? 10. Puede mejorarse el equipo? VI. Mtodo y operaciones de control 1. Se han considerado la adecuacin, claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. Existen mtodos para satisfacer la demanda de personal? 3. Cules son los mtodos establecidos para el tratamiento de un candidato a un puesto? 4. Se considera un tiempo especfico para que el candidato sea aceptado? 5. Que actividades existen para el tratamiento de problemas de personal obrero? 6. Cul es el mtodo para tratar los problemas de trabajo por revisiones de contrato colectivo? 7. Existe un sistema de sugerencias? Es satisfactorio?
ANEXO 10

8. Cmo pueden mejorarse las operaciones mencionadas? 9. Existe control satisfactorio de las faltas, enfermedades y retardos? 10. Existe control adecuado para proteger los archivos confidenciales? 11. Qu medidas se han tomado para asegurar la calidad del personal de la planta? 12. Hay necesidad de controles estrictos con relacin a seguridad? En cuanto al personal? En cuanto a reas de seguridad? 13. Pueden eliminarse operaciones? Simplificarse? Combinarse? Mejorarse? 14. Se encuentran impedimentos para la marcha normal de la empresa? Qu se ha hecho para eliminarlos? 15. Existe un control presupuestal para los gastos? 16. Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 17. Se realizan comparaciones con perodos anteriores y con objetivos prefijados? 18. Pueden realizarse mejoras en los mtodos usados por el departamento? 19. Existe oportunidad para llevar a cabo un programa de medicin en el trabajo de oficina? Si existe, Se est trabajando en l? 20. Qu controles de los costos de oficina deben establecerse o adicionarse? 21. Qu se necesita para incrementar la eficiencia del departamento? 22. Qu puede hacerse para mejorar la calidad del trabajo? 23. Qu bases se pueden adoptar para realizar una reduccin de costos?

EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO. Enseguida se presenta el ejemplo de un cuestionario sobre la evaluacin de los ejecutivos. A) HABILIDAD. 1. Conoce su trabajo? 2. Puede decidir? 3. Tiene capacidad intelectual? 4. Ha existido inters por la competencia de sus subordinados? 5. Son concisos, precisos y ordenados sus informes? 6. Selecciona las tareas en cuanto a su importancia? 7. Adopta decisiones correctas en condiciones de premura? 8. Tiene tacto? 9. Anticipa las necesidades y se acopla a las nuevas condiciones? 10. Dedica tiempo suficiente a la determinacin de polticas? 11. Ha ledo y est informado? Retiene datos e ideas? 12. Es competente para interpretar estadsticas, ndices y procedimientos contables? 13. Delega suficiente autoridad? 14. Ha obtenido subordinados leales? 15. Sabe juzgar las capacidades de sus subordinados? 16. Informa a sus ayudantes sobre objetivos, logros y cambios de estructura?
ANEXO 10

17. Promueve la participacin de sus subordinados? 18. Utiliza servicios de especialistas?

B) Integridad. 1. Contribuye con pensamientos originales? 2. Acepta la autoridad de sus superiores? 3. Tiene confianza en ellos? 4. Tiene dedicacin suficiente? 5. Son suficientes sus mtodos? 6. Es parte integral de la organizacin? 7. Incluye en sus planes a la compaa? 8. Se le respeta en la comunidad? 9. Dedica tiempo suficiente a actividades cvicas? 10. Tiene crdito razonable? 11. Acepta crticas constructivas de sus amigos y asociados? 12. Tolera otras religiones, razas y costumbres? 13. Tolera otras opiniones? 14. Admite la posibilidad de equivocarse? 15. Controla sus emociones? 16. Sabe encauzar y manejar sus emociones? 17. Otorga crdito a quien lo merece y con la debida oportunidad? 18. Promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentesco? 19. Trabaja suficientemente sin necesidad de supervisin? C) Iniciativa y Dinamismo 1. Estudia las diferentes alternativas a los problemas? 2. Trabaja sin perder ritmo? 3. Inicia trabajos? 4. Termina sus trabajos oportunamente? 5. Es observado? 6. Ha continuado estudiando? 7. Se interesa por otras actividades del negocio: ventas, produccin, finanzas, etc.? 8. Est preparado para la posicin superior a la propia? 9. Ha asumido mas responsabilidades? 10. Ha preparado un sustituto? 11. Se conserva en buena salud? 12. Mantiene contacto con su actividad a travs de publicaciones y asociaciones? 13. Tiene metas a largo plazo? 14. Est preparado con datos y cifras suficientes? 15. Evita trabajo innecesario o de detalles sin importancia? 16. Adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados? 17. Tiene deseo de triunfar? 18. Realiza nuevas tareas con entusiasmo?

ANEXO 10

UNIDAD III PROCESO PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORA ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA. CONSIDERACIONES PRELIMINARES. Una Auditoria administrativa verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente. Debe definirse el ALCANCE, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente parte de una organizacin. La Auditoria tambin puede centrarse en un rea funcional de la empresa: planeacin, contabilidad, mercadotecnia, investigacin y desarrollo, ingeniera, manufactura, o personal. Igualmente puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano en el sistema de informacin. Otra manera de determinar el alcance de una Auditoria administrativa es enfocndola en una o ms funciones bsicas de la gerencia: planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Tambin se puede limitar la evaluacin a un cierto nivel de la administracin: alto, medio o bajo. En general, el alcance de la auditora administrativa se debe definir con base en un anlisis costo beneficio. Si los beneficios de la Auditoria superan a los costos, la Auditoria debe realizarse. El PERSONAL que se requiere para una Auditoria administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas reas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud. Cuando la organizacin carece de consultores y auditores competentes o estn muy ocupados en otras tareas, lo aconsejable es contratar los servicios de auditores y consultores externos. Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoria y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideracin para establecer la frecuencia de la Auditoria administrativa ser el tipo de organizacin. Cuando la organizacin est sometida a constantes cambios de tipo tecnolgico, por ejemplo, cuando los recursos que utiliza son costosos, la Auditoria administrativa debe ser ms frecuente. Las Auditorias administrativas deben hacerse con la suficiente frecuencia para evitar problemas crecientes, pero con un marco de tiempo ms amplio que las Auditorias financieras, que se hacen anualmente. Para una organizacin sometida a cambios rpidos o que consuma gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia ptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves de que stos lleguen a arraigarse sera cada 2 aos. Para organizaciones relativamente estables la Auditoria puede llevarse a cabo cada tres aos. En ningn caso puede permitirse que el intervalo exceda 3 aos. Son tres etapas a considerar en un trabajo de examen de estados financieros a practicar por un contador pblico independiente: preliminar, intermedia y final.

ANEXO 10

ETAPA PRELIMINAR. a. Objetivo: La etapa preliminar en una auditoria de estados financieros tiene como objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevara a cabo un examen de estados financieros. Esta etapa se inicia, de hecho, desde el momento mismo en que un contador pblico independiente es llamado por el dueo o representante legal de una entidad para solicitarle sus servicios. De este modo el contador pblico establecer un primer contacto con la entidad a auditar y proceder, en seguida, a efectuar n estudio y evaluacin de la organizacin, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control interno, del anlisis de sus factores clave de operacin. Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el contador pblico proceder a efectuar la planeacin definitiva de su auditoria. En esta etapa se disearan las cedulas e auditoria a utilizar durante la revisin, se entregaran a la entidad aquellas que puedan ser llenadas por su personal, se programara la asignacin de auditores y las tareas que se les encomendaran. Se elaboraran los programas de auditora a utilizar. b. PROGRAMAS DE AUDITORIA: Durante el desarrollo de la etapa preliminar conveniente que el auditor desarrolle los programas especficos de auditora que van a ser utilizados durante la revisin; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se tiene de la entidad con los elementos tcnicos de que se dispondr para auditarla. c. INFORME DE SUGERENCIAS: Derivado de todos los estudios, anlisis, evaluaciones e investigaciones llevados a cabo por el auditor, durante esta etapa preliminar y la planeacin en conjunto de la auditoria, ya debi de haberse hecho de un conocimiento de la entidad y de sus debilidades en materia de control y en su operacin.

ETAPA INTERMEDIA. a. OBJETIVO: Efectuar pruebas de los registros, procedimientos y explicaciones dadas por el cliente con el propsito de determinar el grado de confianza que se puede tener en ellos. Iniciar los trabajos de auditora de resultados de operacin y otras a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final. b. DESARROLLO: En esta etapa se efectuaran pruebas que permitan corroborar la calidad del control interno existente en la entidad; pruebas que servirn de base para determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicacin de los procedimientos de auditora. Se definir el plan de muestreo a seguir. Es practica comn que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisin de informacin financiera, adems de los sealado en el prrafo precedente, se inicie en si la auditoria partiendo del examen de las transacciones efectuadas durante los primeros meses de operacin. c. EXCEPCIN: No olvidar que un examen intermedio de informacin financiera se da cuando el contador pblico es contratado con oportunidad; es decir, durante el ejercicio que ser examinado, como en el ejemplo apuntado al inicio de este captulo. En aquellos casos en que el contador pblico es contratado despus de haber concluido el ejercicio fiscal a examinar, y por ende su labor inicia durante el ejercicio siguiente, ya no se dar la
ANEXO 10

oportunidad de un examen intermedio. Se estar ante el caso de una auditoria de estados financieros a practicar en dos etapas: preliminar y final.

ETAPA FINAL. a. OBJETIVO:: Concluir con el trabajo de auditora en su conjunto. b. DESARROLLO: En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunos meses de transacciones (ingresos, costos y gastos), procede en la etapa final el examen de los meses que quedaron pendientes de revisin. En esta etapa, y por lo que se refiere a las transacciones del ejercicio en su conjunto, independientemente del examen realizado sobre todas las partidas que integran todo ese universo, procede efectuar pruebas globales de dichas transacciones para cerrar el crculo de la revisin de este aspecto. Se llevaran a cabo pruebas de corte para cerciorarse que las transacciones han sido registradas en el periodo a que corresponden. Debido a que las transacciones ms crticas son las registradas durante los ltimos das cercanos a la fecha del balance general, las pruebas de corte deben ser dirigidas a tales transacciones.

c. CIERRE DE AUDITORIA. Discusin de ajustes y reclasificaciones. Durante el desarrollo de la auditoria el contador pblico ha determinado la necesidad de que la entidad auditada da efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a efecto de que sus estados financieros reflejen una razonable situacin financiera y resultados de operacin. Toca al auditor en este momento presentar a la consideracin de la administracin la propuesta de sus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos. TCNICAS DE AUDITORIA. a. CONCEPTO. Las tcnicas de auditora a tratar en el presente estn orientadas fundamentalmente hacia la auditoria de estados financieros; sin embargo, es de observan que son de aplicacin general a cualquier tipo de auditora. Tcnicas de auditora, son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza para lograr la informacin y comprobacin necesaria para poder emitir su opinin profesional. b. OBJETIVO. Su objetivo consiste en proporcionar elementos tcnicos que pueden utilizar el auditor para obtener la informacin necesaria que fundamente su opinin profesional sobre la entidad sujeta a su examen. c. CLASIFICACIN.
ANEXO 10

Las tcnicas de auditora son las siguientes: Estudio general: Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del contador pblico que, basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos o informaciones originales de la empresa que se va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin de otras tcnicas por lo que, generalmente deber aplicarse antes de cualquier cosa.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. a. CONCEPTO. Las referencias bsicas acerca de los procedimientos de auditora contemplados en este apartado, al igual que las tcnicas de auditora, se refieren a la auditoria de estados financieros, y su uso es aplicable o adaptable a cualquier tipo de auditora. Procedimientos de auditora son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el contador pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para fundar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o sucesiva. Por lo que, en la prctica, la combinacin de dos o ms tcnicas de auditora da origen a los denominados Procedimientos de auditora. b. OBJETIVO. Su objetivo es la conjugacin de elementos tcnicos cuya aplicacin servir de gua u orientacin sistemtica y ordenada para que el auditor pueda allegarse de elementos informativos que, al ser examinados, le proporcionaran bases para rendir su informe o emitir su opinin. c. CLASIFICACIN. Los procedimientos de auditora se pueden clasificar en dos grandes grupos: los de aplicacin general que son recomendables para cualquier tipo de auditora y entidad en que se practique; y los de aplicacin especifica que tendrn que ser diseados ex profeso para cada tipo de auditora y, a su vez, adaptarlos en funcin de las caractersticas de la entidad sujeta a intervencin.

CONTROL INTERNO. El control interno por ciclos de operacin.

ANEXO 10

El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con la norma de ejecucin del trabajo que se requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va depositar en l; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora" Es conveniente sealar, con precisin, los objetivos del control interno, y ejemplificar los ciclos en que se puedan agrupar las operaciones de una empresa. No es ocioso repetir y hacer hincapi que los objetivos bsicos del control interno son: a. b. c. d. La proteccin de los activos de la empresa. La obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna. La promocin de la eficiencia operativa del negocio. Que la ejecucin de las operaciones se adhiera a las polticas establecidas por la administracin de la empresa.

OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL INTERNO. El control interno contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se refieren a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto, el control interno contable est diseado en funcin de los objetivos, para suministrar seguridad razonable de que todos los controles internos contables pueden considerarse como controles administrativos. Por otra parte, el plan de organizacin y los procedimientos y registros establecidos por la gerencia para documentar o ayudar su proceso de toma de decisiones, puede incluir una serie de controles que no existen en el sistema de contabilidad, al menos directamente. La informacin operativa de tipo estadstico, registro de acceso a ciertas instalaciones de la empresa o una buena parte de los archivos en un departamento personal, pueden considerarse controles administrativos. Precisando, se puede sealar como objetivos generales del control interno contable, los que a continuacin se sealan: a. Objetivos de autorizacin: Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administracin. b. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones: Todas las operaciones deben registrarse, para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia. c. Objetivos de salvaguarda fsica: El acceso a los activos solo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administracin. d. Objetivos de verificacin y evaluacin: Los datos registrados relativos a activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables y tomar las medidas apropiadas con respecto a las diferencias que existan. Asimismo, deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante a los mencionados anteriormente. Conociendo los objetivos bsicos del control interno y los objetivos generales del control interno contables que son aplicables a todos los sistemas, se pueden ya identificar los ideales
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utilizables para establecer los objetivos especficos de control interno por ciclos de transacciones, en la medida en que se puedan agrupar e identificar los ciclos en que son susceptibles de agruparse las operaciones de la empresa sujeta a estudio. PREPARACIN DE LA CARTA DE SUGERENCIA A CLIENTES SOBRE DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO. Cuando se descubren deficiencias importantes en el control interno, se debe emitir inmediatamente una notificacin dirigida al cliente, lo cual reduce al mnimo la responsabilidad del auditor en el caso de que se descubriese con posterioridad un desfalco de importancia o un serio fraude. Si se dirige al presidente, al gerente general o al contador, se establece un contacto de importancia y se ayuda al logro de un mejor entendimiento y mayor apreciacin de los servicios prestados. Concluido el trabajo final de auditora, para dejar constancia del avance obtenido y las ventajas logradas con las medidas sugeridas e implantadas en relacin con el control interno, es aconsejable propiciar la comunicacin escrita en la que se analice el resultado obtenido a travs de tales cambios.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Los elementos de control interno pueden agruparse en cuatro categoras: a. b. c. d. Organizacin. Procedimientos. Personal. Supervisin.

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UNIDAD IV LA AUDITORA INTERNA Y EXTERNA AUDITORA EXTERNA Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc. La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable. AUDITORA INTERNA La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para
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el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. DIFERENCIAS ENTRE AUDITORA INTERNA Y EXTERNA: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

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UNIDAD V CASO PRCTICO

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