INFORME DE AVANCE AUDITORIA EXPEDIENTES LABORALES En el proceso, se han auditado hasta la fecha (08/10/12), por segunda ves la cantidad

de 46 expedientes laborales (44 nomina diaria + 02 Supervisores), en los cuales se pudieron observar los siguientes hallazgos: EXPEDIENTES LABORALES: SECCIN RRHH REPORTES Y SOLICITUD DE EMPLEO: Estos formatos, se consideran que estn incompletos por la empresa, debido a que no se observa el sello y firma por parte de RRHH; tambin se detallo que en varios expedientes los formatos de reportes de empleos estn sin escritura y solamente con la firma del trabajador. Continuando con el punto tambin se evidencia demasiada duplicidad en estos formatos. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. FORMA AR-I / AR-C: No se observa consistencia en la cronologa del archivo, es decir se observa que estn faltando algunos periodos de dichos formatos. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. HOJA DE PANTALLA EN SICC: se encuentran anexados en todos los expedientes, segn el caso (ingreso), sin embargo no se mantiene un orden especfico, es decir se encuentra la informa de forma desorganizada. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. RECLASIFICACIN: Se observa que todos los trabajadores que han sido reclasificados cuentan con sus respectivas evaluaciones, carta de promocin y estudios mdicos, sin embargo todava no se le han realizados una nueva hoja de REPORTE DE EMPLEO, y la informacin dentro del expediente no se encuentra organizada. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. DOCUMENTOS LEGALES: En algunos expedientes (-10%) no cuentan con la siguiente documentacin: ORIGINAL PARTIDA DE NACIMIENTO DEL TITULAR, ACTA DE MATRIMONIO O CONCUBINATO, PARTIDA DE NACIMIENTO DE DEPENDIENTES Y COPIA DE INSCRIPCIN MILITAR. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. ADIESTRAMIENTOS: Los certificados de adiestramientos no estn en orden cronolgicos, a dems existen constancias de adiestramientos que no estn grapadas o juntas a su certificado. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. RECIBOS DE VACACIONES: En su totalidad los recibos, no cuentan con un orden de firma, por ejemplo: o Preparado por: debe estar el nombre del analista de nomina o quien lo elabora. o Revisado: debe estar la firma del lder del departamento o encargado, quien valora la exactitud de la informacin plasmada en el recibo.

SOLICITUD DE VACACIONES: En la mayora de los expedientes auditados, no se observo este formato, y en aquellos que lo tienen, se observo duplicidad en el mismo. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. CARNET (PASE PDVSA): La totalidad de los expediente contienen copia de este carnet, sin embargo se evidencia que esta vencido al 31/12/2009. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. RECIBOS DE VACACIONES: Se detallo que en muchos expediente tienen archivados varias copias de un solo recibo de vacaciones, cuando mximo deben haber por cada recibo 02 copias en firma en original, para efecto de recobros. PASANTE INCE: La Srta. Lismary Carrillo, no cuenta dentro de su expediente, carta de autorizacin legal para trabajar o certificacin que consta que es una adolescente trabajadora, tampoco cuenta con original de su partida de nacimiento. SOLICITUD DE VACACIONES: Se observa, en la mayora de los expedientes que no incluyen este formato. PUNTO GENERAL: Para concluir con el expediente laboral, se observa que no se mantiene un buen orden y archivo de los documentos, en muchos casos existen informacin repetitiva, los documentos no se archivan en orden cronolgico, o no estn archivados en la seccin o ficha que le corresponde, se esta utilizando hojas de reciclaje para copiar informacin vital (recibos de vacaciones), y en la informacin medica se observan estudios originales que deberan estar en el expediente medico. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas.

EXPEDIENTES LABORALES: SECCIN S.S.A

CERTIFICADOS INEA: Estos se observan que estn vencidos al 31/12/12. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. CERTIFICADOS OPERADOR DE GRAS: Estos certificados estn vencido en su totalidad. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. ADIESTRAMIENTOS: se observa en algunos casos que las constancias de los adiestramientos no estas firmados por el trabajador e incluso, no cuentan con la fecha del adiestramiento, tambin en esta ficha estn adiestramientos que no le competen a la empresa. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. ENTREGA DE DOTACIN EPP Y LENCERA: Los formatos de entrega de EPP individual no muestran periodo de la dotacin correspondiente. A pesar que se anexan un resumen general de entrega de dotacin por periodo de todos los trabajadores; informacin que se considera que esta de ms, se observa forma de entrega de lencera, actualizada a la fecha.

CERTIFICADOS WELL CONTROL: En este punto todo los trabajadores involucrados en esta certificacin estn vigente, tambin es el caso de los supervisores que han sido analizados. CERTIFICADOS DE SALUD: En este punto todo los trabajadores involucrados cuentan en sus expedientes copia de certificados de salud vigente, sin embargo se le recomienda revisar, ya que se observo que algunos ya estn a punto de su vencimiento. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. DESCRIPCIN DE CARGO A PERSONAL RECLASIFICADO: Se observa que el personal que fue reclasificado cuenta con su descripcin de cargo actualizada y en respectivo orden cronolgico, tambin se observo en el expediente laboral de la Srta. Kargelis Alcntara, que varia su cargo en la descripcin de cargo indica Analista de Recursos Humanos y en el contrato de trabajo, menciona Asistente Administrativo. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. PUNTO GENERAL: esta seccin esta bien organizada con su documentacin al da, se recomienda solo actualizar los certificados vencidos y organizar de forma adecuada la identificacin de los periodos de dotacin de los EPP.

EXPEDIENTES OCUPACIONAL: HISTORIA CLNICA: Se observa que su ltima actualizacin fue hecha en diciembre del 2012, esta informacin debe estar actualizada por lo menos cada dos meses, tambin debe ser divulgada al trabajador y este debe firmar y colocar sus huellas en historial que queda anexa al expediente. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA: En esta seccin se evidencia: 1. Carta de Notificacin de Jornada de Vacunacin: En algunos casos se observo que no esta recibida por el trabajador, en esta situacin particular, se debe colocar una nota indicando el motivo de porque no fue recibida o si aplica cambio de programacin de la jornada, tambin se debe anexar copia del certificado de vacunacin, con el fin de justificar la vigilancia. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. 2. Carta de Notificacin de Consulta Ocupacional o Interna: Se observo en algunos casos, que no esta recibida por el trabajador, en esta situacin particular, se debe colocar una nota indicando el motivo de porque no fue recibida o si aplica cambio de programacin de la consulta, tambin se debe anexar copia del informe medico, con el fin de justificar la vigilancia. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. 3. Hoja de Control de Vigilancia / Hoja de Mantenimiento de Salud: En los expedientes se observan estos formatos, de los cuales en su mayora la hoja de vigilancia epidemiolgica no esta acompaada por la constancia o programacin de vigilancia, y la hoja de mantenimiento de salud, muchos no tienen fecha de vigilancia o no estn procesadas, estos formatos en su mayora no cuenta con la firma y sello del medico tratante. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. 4. Programacin de Vigilancia: No se observa la programacin, esta informacin debe estar anexada con el fin de verificar que se esta cumpliendo con lo establecido. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas.

INFORME MDICOS: En algunos expedientes se evidencia, que se esta archivando las suspensiones mdicas en esta seccin, en caso que sea necesario se debe colocar una copia de la suspensin en el informe, estos informes no cuentan con firma y huella del trabajador en seal de divulgacin y aceptacin. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. SUSPENSIONES MDICAS: Se observo en la mayora de los expedientes, que en esta seccin contienen copias de las suspensiones mdicas, caso que debera ser contrario deben, estar las suspensiones en originales. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. INFORMES PERIDICOS / PRE Y POST VACACIONAL: En algunos de los expedientes se observo duplicidad de la informacin en copias fotostticas, estos informes no cuentan con firma y huella del trabajador en seal de divulgacin y aceptacin. Se recomienda analizar y tomar las acciones correctivas. CHARLAS / ADIESTRAMIENTO OCUPACIONAL: Se debe de identificar las charlas con constancias y los talleres o cursos con sus respectivos certificados, esto es debi a que se observaron en varios expedientes hojas de certificados que indican que son cursos, sin anexar certificado. PUNTO GENERAL: En lo general el expediente esta completo, sin embargo se debe anexar la programacin de vigilancia epidemiolgica, mantener actualizado las historias clnicas, evitar duplicidad en copias fotostticas de los informes (peridico / post-pre vacacional) y archivar en original las suspensiones medicas e informes.

Sin ms que decir Grupo Auditor de Asesora y Adiestramientos Empresariales