4 Control del proyecto 4.1 Mtodos de Control (grfica de avance y Grfica de rendimiento).
El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Formas efectivas de control es utilizar grficas que permitan vigilar visualmente el desarrollo de las actividades. Ejemplos: Grfica de Avance. Grfica de Rendimiento. La Grfica de Avance
La Grfica de Avance (figura 4.1) contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo. Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programacin para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto. La Grfica de Rendimiento
La grfica de rendimiento (figura 4.2) que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin del proyecto ms la tolerancia calculada. En esta grfica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.
4.2 Cierre del Proyecto (Informe y Retroalimentacin). El cierre del proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte lo bien o mal que se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos previstos. Cuando finalizan las actividades que forman parte del alcance de un proyecto, dicho proyecto termina, llega a su fin. En ese momento se actualiza la informacin intermedia del mismo, tcnica y administrativa, y se procede al cierre contable del proyecto. Para poder cerrar un proyecto, es necesario que realmente se haya finalizado el mismo, es decir: Desde el punto de vista tcnico, es preciso que todas las actividades se hayan finalizado por completo. No es posible cerrar (correctamente) un proyecto si, por ejemplo, queda pendiente un periodo de garanta, o el Cliente no ha confirmado que es de su agrado y por tanto puede solicitar modificaciones. Desde el punto de vista administrativo, es preciso asegurarse de que no se va a incurrir en costes adicionales (facturas pendiente, material a reponer, etc.), y de que se han facturado todas las cantidades pertinentes al Cliente (aunque, desde el punto de vista contable, no se haya cobrado todava). Una vez finalizado el proyecto, parece evidente la necesidad de analizar
los resultados y capitular el curso de los hechos para hacerse una idea clara de los objetivos cumplidos, de los que no se han alcanzado, y de la utilidad futura, en otros proyectos, del trabajo realizado. Incluye: Informe Econmico. Informe de situacin final. Informe Econmico: Resume los datos contables ms significativos del proyecto sin entrar en detalles (de eso se encarga el balance detallado de ingresos y gastos). Informe de Situacin Final: Descripcin general, en lenguaje no tcnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicacin hasta el cierre contable. Debe contener: Datos bsicos del proyecto (nombre, responsable, duracin, presupuesto, etc.). Descripcin general de los hechos ms significativos del mismo (modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras). Cualquier otra informacin de inters. Retroalimentacin La facturacin de cualquier proyecto es obligatoria: 1) Si tenemos cliente para un proyecto que va a generar beneficios se factura. 2) Incluso si el proyecto es para mejorar la propia empresa (departamentos) se factura. Por dos motivos; en primer lugar por el efecto de organizacin y control, y en segundo lugar, por la deteccin de abusos (facturacin interna controlada).
Grficas de control
En el control del proyecto es necesario determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarn dos clases de grficas: La grfica de avance.
La grfica de rendimiento.
La grfica de avance contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance programado, el porcentaje real y la eficiencia lograda en cada unidad de tiempo.
Determinado el avance programado por da obtenemos la grfica de rendimiento que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad del trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo.
En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin de los das del proyecto ms la tolerancia calculada. En esta grfica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto. Con la informacin de avance programado por da y el avance real de cada actividad se procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra a continuacin.
http://industrialopusnova.blogspot.mx/2012/05/administracion-de-proyectos-unidad-4.html
Actividad. Elabore el cuadro y grfica de avance de los proyectos que se presentan a continuacin:
MATRIZ DE INFORMACIN PROYECTO 1 Actividad Secuencia 0 1,2,3,4 1 5,10 2 13 3 6 4 7 5 6 10 7 8,9 8 11 9 12 10 11 11 12 12 13 6 $F= 300 al da o 1 1 1 1 2 2 1 1 2 1 1 1 2 Tiempos M p t 4 7 1 1 2 3 1 1 2 2 4 6 3 5 2 3 4 6 1 1 1 1 1 1 2 2 $N 700 900 1500 300 800 700 400 600 1500 600 900 300 600 Costos $L 1000 900 2000 300 800 1000 1000 900 2000 600 900 300 600 m
MATRIZ DE INFORMACIN PROYECTO 2 Actividad Secuencia 0 1 1 2,3,4 2 5 3 7 4 7,8 5 6 6 9 7 9 8 10,12 9 10 11 11 12 $F= 1300 al da o 1 2 1 2 2 2 2 5 3 1 2 1 Tiempos M p t 1 5 3 4 3 10 2 2 3 4 2 2 5 8 8 11 4 9 1 1 2 2 2 3 $N 700 300 1200 700 1300 400 3000 5000 2100 300 400 800 Costos $L 900 700 1800 700 1600 400 3900 6200 2900 300 400 1000 m
MATRIZ DE INFORMACIN PROYECTO 3 Actividad 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 $F= 200 al da Secuencia 1,2,3 5,6 4 10 8 10 7 9 11 11 9,12 Tiempos o M - 1 2 1 3 2 3 2 1 2 3 1 2 3 3 2 4 2 3 1 2 1 1 1 3 p t 3 5 10 2 4 3 8 6 4 3 1 5 $N 600 300 800 100 700 600 400 500 700 200 100 500 Costos $L 800 800 1200 100 800 800 700 900 800 300 100 900 m
MATRIZ DE INFORMACIN PROYECTO 4 Actividad Secuencia 0 1,3 1 2 2 6 3 4,5 4 6 5 7,8 6 9 7 9 8 9 $F=400 al da o 1 1 2 1 3 2 1 2 2 Tiempos M p t 2 3 1 5 3 4 3 5 4 9 4 6 4 7 6 10 3 4 $N 600 300 800 200 300 500 300 300 100 Costos $L 1000 600 1000 700 900 700 900 1100 400 m
http://es.scribd.com/doc/89612661/28/GRAFICAS-DE-CONTROL
