ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) EN EL PER ORIENTADO AL PYMES

Miluska Giuliana Farro Orrego

Piura, 17 de Septiembre de 2007

FACULTAD DE INGENIERA
rea Departamental de Ingeniera Industrial y Sistemas

Septiembre 2007

ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) EN EL PER ORIENTADO AL PYMES

Esta obra est bajo una licencia Creative Commons AtribucinNoComercial-SinDerivadas 2.5 Per Repositorio institucional PIRHUA Universidad de Piura

UNIVERSIDAD DE PIURA
FACULTAD DE INGENIERA

Estudio de los sistemas de gestin de recursos empresariales (ERP) en el Per orientado a pymes

Tesis para optar el Ttulo de Ingeniero Industrial y de Sistemas Miluska Giuliana Farro Orrego

Asesor Ing. Eugenio Alvarado

Piura, Julio 2007

Para mis padres, por su comprensin y esfuerzo.

-i-

Prlogo
Estamos inmersos en una ola de cambio que afecta en todos los mbitos de nuestra vida, desde las actitudes en el terreno social, hasta las importantes transformaciones en la poltica y en el mundo empresarial. La apertura de fronteras al comercio internacional, los medios de transportes y comunicacin cada vez son ms eficientes, las transformaciones en los mercados financieros, los procesos de integracin en curso, etc., abren nuevos horizontes a la actividad empresarial, planteando al mismo tiempo nuevos retos y amenazas a lo que las empresas deben reaccionar con rapidez y flexibilidad. Actualmente los pequeos y medianos empresarios necesitan ser competitivos, es decir obtener ventajas en ahorro de costos y tiempo en las operaciones empresariales. Por tanto, contar con una adecuada tecnologa para su buena toma de decisiones representa una verdadera oportunidad. Entonces lo que buscan las empresas ante tanta competencia (no slo local sino que trasciende fronteras) es marcar diferencias, es decir, ser mejor. Tanto las grandes empresas como las pequeas buscan captar clientes y para ello deben ofrecer mejores productos y servicios. Para ello deben mejorar sus operaciones, manejar eficientemente la informacin. Es por ello que nace la necesidad de los ERPs. Lo esencial en el concepto de ERP es que se aplica el concepto de sinergia; es decir: el todo es mayor a la suma de las partes. En una empresa se genera valor agregado con la integracin de la informacin. Est tesis se refiere al proceso de seleccin de un ERP, presentando las diversas opciones del mercado local de productores de software. Mostrando la metodologa empleada para la satisfaccin de las necesidades de la empresa modelo. Identificando los principales factores de xito. Se busca generar la ayuda necesaria a las empresas y profesionales peruanos de migrar a nuevas tecnologas de sistemas de informacin, que dan valor agregado logrando una mejor competitividad en el mercado.

- ii Por ltimo, quisiera expresar mis ms sinceros agradecimientos a mi asesor, Eugenio Alvarado, por su gua y comprensin, al gerente del autoservicio el Centro de Chiclayo y a su personal colaborador, a la facultad de sistemas de la Universidad PUCP por el apoyo brindado; y a mi familia y amigos, por su apoyo y nimo.

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Resumen
El objetivo del presente trabajo es elaborar un catlogo de consulta, para las pymes de la regin, de los ERPs disponibles en el mercado peruano. Se inicia con el anlisis de las pymes, buscando mostrar y la tecnologa empleada. Se evalan sus necesidades en su manejo de informacin, resaltando carencias; se observa que existe mucha ignorancia en los temas de tecnologa de informacin. Se profundiza el concepto de ERP y su mejora en la gestin de operaciones para una buena toma de decisiones. Se explican las ventajas y obstculos que encontramos en la implementacin de estos, algunos criterios de seleccin e implementacin. Se analizan empresas peruanas que ofrecen soluciones ERP al mercado de pymes. Estas empresas desarrolladoras se han dado cuenta del nicho existente, tambin lo han hecho las empresas internacionales. El catlogo de consulta se espera que sirva de base en la adquisicin de un ERP para empresarios de la regin. Se eligi una empresa modelo, en la cual se analizaron: sus principales procesos, necesidades y la solucin seleccionada.

- iv -

ndice general
Pg. Prlogo Resumen ndice Introduccin Captulo I: Marco terico i iii iv 01

1.1 ERP 1.1.1

1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7

Historia. 1.1.1.1 Evolucin de los ERPs. 1.1.1.2 El futuro del ERP. Definicin. Caractersticas. Ventajas y factores crticos. Pasos para seleccionar un ERP. Implementacin de un ERP. Estrategias de implementacin.

03 05 07 08 11 12 12 14 15

1.2 Pymes en el Per 1.2.1 Antecedentes. 1.2.2 Definicin. 1.2.3 Realidad de las pymes 1.2.4 Necesidades tecnolgicas

17 18 19 20

Captulo II:

Relacin de empresas desarrolladoras de software

2.1 Metodologa 2.1.1 Entrevistas 2.1.2 Cuestionarios

23 23

-v2.2 Empresas desarrolladoras 2.2.1 Relacin de empresas 2.2.2 Caractersticas generales 2.2.3 Principales productos 2.2.4 Cuadro comparativo Captulo III: Empresa modelo 3.1 Empresa 3.1.1 Criterios tomados para eleccin de empresa modelo. 3.1.2 Descripcin de la empresa. 3.1.3 Principales procesos. 3.1.4 Dificultades para gestionar informacin.

24 27 28 31

33 33 35 42

Captulo IV: Presentacin de resultados 4.1 Seleccin de hardware y software 4.1.1 Consideraciones generales 4.1.2 Hardware requerido. 4.1.3 Software requerido. 4.2 Implementacin 4.3 Arquitectura 4.4 Beneficios esperados

43 47 48 49 49 50

Conclusiones Anexos Anexo A: Requerimientos Anexo B: Cuadro de criterios Anexo C: Cuestionarios

A-1 B-1 C-1

Bibliografa

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Introduccin
Las oportunidades que las tecnologas de informacin abren en el mundo empresarial son muy importantes. Con el constante proceso de globalizacin que estamos experimentando y que afecta tanto a las grandes transnacionales como a las empresas pequeas y familiares, slo las iniciativas empresariales con conciencia global podrn sobrevivir. La presente tesis est enfocada a evaluar soluciones que permitan a las pequeas y medianas empresas acercarse al mundo de las soluciones integrales y permitirles utilizar sus herramientas, estas soluciones estn dirigidas especialmente a aquellas empresas cuyo acceso se hace muy difcil debido a motivos como costos, falta de conocimiento o porque no ven la utilidad que esto puede representarles para la generacin de sus ingresos. Los conceptos bsicos para entender a los sistemas de gestin de recursos empresariales (ERP), se exponen en el primer captulo. En ste presentamos de manera sencilla una sntesis de como han ido evolucionando estos sistemas. Se darn las caractersticas, las ventajas y las desventajas de usarlos. Se brindar pautas para la seleccin e implementacin de un ERP. Tambin se expondr cul es la situacin real de las pymes peruanas, partiendo de su definicin. Brevemente se mencionar las principales caractersticas de las Pymes, como su situacin econmica dentro de la estructura del pas. Entre las soluciones planteadas y que se desarrollarn para el acercamiento de las Pymes a las nuevas tecnologas, tomaremos el uso de ERPs en el desarrollo de su gestin. Contar con un sistema ERP (Planificacin de los Recursos Empresariales) tiene grandes ventajas, entre las cuales est el acceso a una tecnologa de clase mundial, la reduccin de costos, el aumento de productividad, la automatizacin de procesos, la integracin del negocio y la incorporacin de las mejores prcticas mundiales de la industria. As, los beneficios de contar con una solucin ERP generan un valor agregado vital para cualquier empresa.

-2En el segundo captulo, se describe cmo se estableci la metodologa a seguir en la bsqueda de las empresas desarrolladoras de ERP en el Per. Se elabor un catlogo de stas, resaltando sus principales caractersticas, productos que ofrecen. Se elabor un cuadro comparativo, que servir para poder seleccionar al que se ajuste a las necesidades de las diferentes pymes. En el captulo tercero se describe a la empresa modelo, Autoservicio El Centro de la ciudad de Chiclayo, definiendo sus principales procesos. Destacando sus necesidades reales con el fin de ayudar a solucionarlas con la correcta seleccin de un ERP. Una vez conocidas las necesidades, teniendo el conocimiento de los diferentes ERPs del mercado peruano, contando con el hardware de la empresa modelo tiene y sus recursos. Podremos seleccionar al ERP que se ajusta a sus requerimientos.

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Captulo I Marco terico

1.1. ERP 1.1.1 Historia En estos ltimos aos, con mucha rapidez, el comercio mundial ha evolucionado continuamente en el entorno empresarial de acuerdo con las necesidades del mercado. Estos cambios se pueden agrupar en tres grandes grupos. A.- El cambio desde un mercado de oferta a otro de demanda, situacin planteada hace algunas dcadas, pero cuyos efectos y consecuencias todava estn vigentes: La disminucin del tamao de las series de produccin, con prdidas de economas de escala. El aumento de las gamas y opciones de los productos con aumento de sus costos. La reduccin de los ciclos de vida del producto para adaptarse con rapidez a nuevos escenarios. La mejora de la calidad del producto o servicio para fidelizar al cliente.

B.- La globalizacin de los mercados, ha propiciado una dinmica mundial, es decir una alta competitividad, en la cual las empresas buscan diferenciarse.

-4C.- Con la aparicin de las nuevas tecnologas, que son al mismo tiempo un factor de riesgo para el mercado tradicional, se presenta grandes oportunidades a las empresas capaces de adaptarse a la nueva situacin. La evolucin de la tecnologa en los Sistemas de Informacin (Hardware, telecomunicaciones, software, automatizacin de procesos) ha disminuido en su costo y ofrecen una mayor facilidad para incorporarla y difundirla en las organizaciones. Sin embargo, estos cambios no fueron asimilados en el estado de las aplicaciones informticas de las empresas, las cuales no han evolucionado a la misma velocidad. La mayor parte de las empresas tienen aplicaciones muy pobres, con caractersticas tecnolgicas atrasadas y no hacen sino automatizar algunas funciones bsicas de la empresa. Los cambios que se han producido por la introduccin del Euro y los efectos de los errores por el uso de dos dgitos para el ao 2000 obligaron a muchas empresas a tomar decisiones sobre su aplicacin principal. En esta situacin se plantearon varias alternativas de decisin: Modificar las aplicaciones existentes. Contratar nuevas aplicaciones a medida. Implementar solucin estndar (ERP). Implementar solucin con mdulos de varios fabricantes.

Para tomar la decisin correcta es necesario conocer los procesos de la empresa para que sirvan de base a una nueva aplicacin, tambin es posible la combinacin de las alternativas anteriores, potenciando aquellos aspectos que se considere tienen una mayor importancia estratgica para cada empresa. Se busca soluciones que perduren, que tenga un mnimo impacto en la organizacin y al menor costo posible. Una de las decisiones ms importantes y complejas en las empresas es la eleccin de la aplicacin informtica, que le servir de apoyo en todas sus acciones y estrategias. Los gerentes siempre quieren solucionar una problemtica particular de su empresa, pero que tiene un punto en comn para todos los sectores y tamaos de negocio, y consiste en ser capaces de responder a la llamada de un cliente que solicita un producto o servicio para tenerlo en su almacn en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operacin en ese momento. Estas demandas a priori, tan elementales, involucran a toda la empresa ya que obligan a: Consultar el inventario de los productos que, de haber existencias, podrn estar disponibles, reservados, en inspeccin, considerando los plazos de entrega de los proveedores para ver si podran completar la

-5entrega, si no hay suficiente material disponible y tener en cuenta el material ya pedido en fabricacin y pendiente de entrar a almacn. Considerar la importancia del pedido y del cliente para adelantarlo o posponerlo a otros ya existentes, controlando el riesgo de la operacin. Plantear la conveniencia y los plazos de fabricacin para aadirlos a los de entrega de los proveedores si sus materiales sirven de base para obtener el producto final. Verificar qu otros productos se han servido anteriormente para incluir sus caractersticas en la bsqueda y considerar productos sustitutivos para completar pedido. Tener en cuenta los costos de los productos en su compra y en su transformacin, planteando las distintas alternativas de compra por volumen o de fabricacin por lotes econmicos.

Para dar solucin a esta pregunta aparentemente sencilla, se involucra a todas las reas de la empresa y no todas las aplicaciones dan una respuesta adecuada a esta necesidad de tener en lnea la informacin, que es de mucha importancia en la toma de decisiones. En la actualidad la tecnologa y la maquinaria industrial estn al alcance de todas las empresas, lo que realmente genera una ventaja es contar con un buen manejo de informacin para tomar decisiones acertadas. Lo ideal es saber elegir adecuadamente el software y el hardware que mejor solucione, cada problemtica particular entre todas las disponibles en el mercado y al mejor costo. Todas las empresas no estn en disposicin financiera y/o organizativa para tener una aplicacin completa o avanzada tecnolgicamente. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) constituyen el rea ms importante del software dedicado a soportar las operaciones de las empresas. Hace aos este tipo de sistemas se ocupaba principalmente de la automatizacin de los procesos de fabricacin pero en la actualidad abarca todos los procesos y recursos que forman una empresa.

1.1.1.1 Evolucin de los ERPs El origen de los sistemas ERP data de la dcada de los 70, cuando se comenz a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones; uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en Mxico. Se pueden destacar las siguientes caractersticas de los sistemas MRP:

-6Los clculos que requiere un sistema MRP para planificar rdenes de compra y produccin, son muy simples, pero han de reproducirse para una gran cantidad de datos. Estos sistemas estn concebidos para su uso mediante un soporte informtico, adoptando la utilizacin de bases de datos compartidas. Los aspectos clave de un sistema MRP estn relacionados con las limitaciones y posibilidades de este tipo de soporte. Se han desarrollados mediante diferentes formas de estructura modular. Este carcter modular se refiere tanto a la realizacin de procesos, como al software que respalda el funcionamiento de estos sistemas.

A principios de la dcada de los 80 aparecen los sistemas de planificacin de recursos de fabricacin MRP II (Manufacturing Resources Planning), con el cual se pretende contrastar la disponibilidad de recursos necesarios para la ejecucin de las rdenes de produccin planificadas. Es por esto, por lo que en ocasiones se les denomina MRP con capacidad finita. En el MRP II se introduce un mdulo de centros de trabajo para poder contrastar el plan de produccin con la capacidad existente, donde se define la disponibilidad de recursos del sistema. Para determinar el consumo esperado de recursos por las rdenes de produccin planificadas se introduce en el sistema informacin sobre las rutas, donde se establece qu centros de trabajo y qu intensidad de uso requiere cada artculo de fabricacin. Mediante la planificacin de las necesidades de capacidad, se realiza el contraste entre la capacidad disponible por cada centro de trabajo y la carga resultante del conjunto de rdenes de produccin planificadas para un de perodo determinado. Durante los aos 80 hubo intentos de integracin de la gestin de la empresa (iniciativas como la denominada BRP, Business Resources Planning), sin embargo, este proceso puede considerarse caracterstico de la dcada de los 90, en la que termina por imponerse la denominacin ERP. En gran parte, estos sistemas integrados de gestin empresarial pueden ser considerados como la extensin de los sistemas MRP, a partir de su uso en compras, produccin, ingeniera y almacenes, a otras reas de la empresa.

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Recursos humanos
Ingeniera de manufactura

Planificacin y programa avanzado

Gestin de mantenimiento

Pronstico

Control de las actividades de produccin Compras Gestin de inventarios

Sistema de ejecucin de manufactura

Gestin de calidad

rdenes de entrada

Programa maestro

Soporte total JIT

Costeo avanzado

Planificacin de recursos de capacidad

Contabilidad general

Logstica y distribucin

Soporte ejecutivo de decisiones Abastecimiento de la cadena

Soporte total de ventas

Fig. 1.1 Evolucin de los ERPs.

1.1.1.2 El futuro del ERP La evolucin a corto plazo de los sistemas ERP va dirigida a ampliar su funcionalidad para dar soporte a la empresa en el momento de desarrollar sus estrategias en Internet. Integrar en sus procesos de negocio a clientes, socios y proveedores, optimizar la cadena de suministro (SCM), gestionar las relaciones con los clientes (CRM) y facilitar la colaboracin y el comercio electrnico entre empresas o entre empresas y consumidores. Estos nuevos desarrollos seguirn un enfoque modular integrado y basado en el soporte de nuevos estndares, o las iniciativas en Internet de los principales actores de la industria del software.

8 1.1.2 Definicin ERP, en ingls (Enterprise Resource Planning). Planificacin de Recursos de la empresa. Es una aplicacin integrada de gestin, modular que cumple las necesidades de las distintas reas de negocio de una empresa cualquiera, aportando conectividad con aplicaciones complementarias, una metodologa de control de los proyectos de implantacin del producto con control de todos los recursos necesarios y una garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas. Las tres caractersticas que diferencian estas aplicaciones son especialmente: - Funcionalidad, muy amplia para mejorar las diversas prcticas del negocio. - Globalidad, lo que permite trabajar en mltiples idiomas, monedas y compaas. - Flexibilidad, permite adaptarse muy fcilmente y sin necesidades de programacin, a las necesidades de la empresa. Los ERP integran al interior de la empresa, las diferentes reas comprendidas desde: fabricacin, direccin general y marketing/ventas. Todas las actividades comprendidas en estas reas son gestionadas y manejadas por la aplicacin ERP que se encuentre implantada. Estn diseados para modelar y automatizar muchos de los procesos bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores. Algunas aplicaciones estndar ERP pueden no cubrir todas las necesidades de algunos sectores. La solucin es utilizar herramientas de enlace a otras aplicaciones de conocidas prestaciones que acaban siendo mdulos complementarios del estndar. Estos enlaces tienen que estar desarrollados de tal modo que, al cambiar de versin el ERP, la empresa pueda seguir trabajando sin problemas. El software de planificacin de recursos empresariales (ERP) promete beneficios que van desde el incremento de la eficiencia hasta transformaciones de calidad, productividad y rentabilidad. Sin embargo, un cmulo de imprevistas secuelas puede echarlo todo a perder. El software intenta integrar todos los departamentos y funciones de una empresa a travs de un sistema informtico sirviendo a las necesidades particulares de todos aquellos departamentos.

-9-

Ventas
Proceso W

Produccin
Proceso X

Finanzas
Proceso Y

Contabilidad
Proceso Z

Datos

Fig. 1.2 Sistema No integrado

Si desarrollamos programas de software que slo sirvan a cada rea de la empresa, entonces cada rea tendr su propio sistema optimizado para los procesos de su departamento. Los ERPs combinan todos los procesos en un programa de software integrado que utiliza una sola base de datos de modo que varios departamentos, pueden compartir fcilmente la informacin y comunicarse el uno con el otro.

CLIENTES
Aplicaciones de ventas y entregas Aplicaciones de Servicios

G O B I E R N O

Aplicaciones de regulacin

Aplicaciones de Contabilidad

Base de datos
Aplicaciones de RRHH

E M P R E S A

Aplicaciones Financieras

Aplicaciones de Fabricacin

Aplicaciones de Logstica

PROVEEDORES
Fig. 1.3 Arquitectura de un ERP

Aquel acercamiento integrado puede tener un reembolso enorme si las empresas instalan el software correctamente. Por ejemplo cuando se toma el pedido de un cliente. Es muy comn que cuando un cliente coloca un pedido, ste comienza un viaje sobre todo a base de papel de la bandeja de salida a la bandeja de

10 entrada en todas partes de la empresa. En muchos se genera mucha demora en el manejo de la informacin. En algunos casos prdida de informacin relevante para el desarrollo de la tarea. Mientras tanto, nadie en la empresa realmente conoce lo que sucede con el estado de del pedido, porque no hay ningn camino de seguimiento, por ejemplo, entrar en el sistema del almacn para ver si el artculo ha sido embarcado. Estas situaciones dan como resultado a clientes insatisfechos. Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada vez ms competitivas. Para ser competitiva es necesario que una compaa tenga optimizado e integrado sus flujos internos de informacin y sus relaciones comerciales externas, y as conseguir objetivos bsicos como son la reduccin de costes. Las tecnologas de la informacin han permitido, en gran medida, la consecucin de dichos objetivos. En esta rea, podemos resear la aportacin de los ERP y las ventajas del comercio electrnico o intercambio electrnico de informacin con asociados comerciales y clientes finales a travs de proyectos EDI, proyectos basados en aplicaciones Web y de mensajera. Como referencia podemos citar1: La facturacin de los principales ERPs en el 2003 fue: SAP 7,600 millones de dlares ORACLE 3,400 millones de dlares JD Edwards 1,900 millones de dlares PEOPLE Soft 1,100 millones de dlares BaaN 890 millones de dlares

El mercado de ERPs ha sido de $25.4 Billones en el 2005, con una proyeccin de $29 Billones en 2006. Durante los prximos cinco aos el mercado crecer en un promedio del 10%. Ranking de ventas ERPs 2004-2005 (Incluye estimaciones 2006)
2005 Empresas Ranking 1 2 3 4 5 SAP Oracle Sage Group Microsoft SSA Global Ventas 2004 40% 10% 5% 3% 3% Ventas 2005 42% 20% 6% 4% 3% Pronstico % Ventas Crecimiento 2006 2004-2005 43% 23% 9% 4% 3% 12% 110% 16% 15% 7% Pronstico de crecimiento 20052006 17% 29% 10% 18% 3% Fuente AMR 2006

Tabla 1.1

Datos obtenidos de Gartner Group

- 11 1.1.3 Caractersticas Una solucin ERP es una aplicacin integrada de gestin, modular que cubre las necesidades de las distintas reas de negocio de una empresa cualquiera, aportando conectividad con aplicaciones complementarias, una metodologa de control de los proyectos de implantacin del producto con control de todos los recursos necesarios y una garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas. Estas aplicaciones muchas veces aparecen como un desarrollo a medida, pero la empresa de software decide invertir para conseguir que el producto resultante sea ms amplio y pueda adaptarse a otros sectores o necesidades. As, el producto inicial va creciendo e incorporando posibilidades a los primeros usuarios y a los que se van incorporando como nuevos clientes. Esto se consigue con la instalacin de sucesivas versiones del producto, lo cual presenta beneficios a ambas partes: los desarrolladores de software porque cada versin y su instalacin puede automatizarse lo que implica menos trabajo y ms ingresos; y los clientes, porque disponen de mejoras que se pagan entre varios clientes, con lo que el costo individual es menor. Las dos caractersticas que diferencian estas aplicaciones son especialmente: Funcionalidad: muy amplia para mejorar diversas prcticas del negocio globalizado, lo que permite trabajar en mltiples idiomas, monedas y compaas. Flexibilidad: lo cual permite adaptarse muy fcilmente y sin necesidad de programacin, a las necesidades de la empresa.

Otras caractersticas a mencionar: - Base de datos centralizada. - Componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. - En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez. Datos deben ser consistentes, completos y comunes. - Las empresas deben modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. - Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos. - Tpicamente hay un software para cada unidad funcional. - Tendencia actual es ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

12 1.1.4 Ventajas y factores crticos Ventajas - Disponer de una solucin integrada para muchas de las funciones de la compaa. - Garanta de una actualizacin continua y ms inmediata de la aplicacin a las necesidades del negocio. - Reduccin de los costos de procesamiento (ventas, compras, manufacturas, depsitos, etc.). Rediseo de procesos para la optimizacin de los recursos humanos y organizacionales. - Manejo de aplicaciones e integracin de tecnologa. - Facilidad de diseo y anlisis. - Mejores prcticas

Factores crticos Compromiso de la direccin. Lder comprometido con el proyecto. Usuarios involucrados y que se adueen del nuevo sistema. Definir objetivos del Proyecto. Solucin inmediata de problemas. Recursos dedicados de tiempo completo al proyecto. Capacitacin oportuna y apropiada. Asesora externa experta y especializada. Concienciacin de los cambios de responsabilidades y perfiles de los puestos. Alineacin con otras iniciativas de negocio.

1.1.5

Pasos para seleccionar un ERP Es de suma importancia la seleccin debido al impacto que tiene un ERP en los procesos de una organizacin y en la inversin econmica, se espera saber el retorno de la inversin y de tiempo de uso Los pasos para seleccionar un ERP son: - Documentar la necesidad. (Anlisis). - Establecer el equipo del proyecto. - Fijar los criterios de seleccin. - Bsqueda en el mercado. - Establecer contacto. - Evaluar candidatos. - Demostracin del sistema. - Seleccin final (Negociacin).

- 13 Documentar la necesidad En este paso se tiene que definir las reas y funciones de la empresa que se abarcarn en el ERP, considerando la planificacin estratgica de la organizacin y su visin a largo plazo. Se deben seleccionar los procesos a ser cubiertos, para desarrollar la base de requerimientos del sistema. Es necesario que se realice con la direccin general y de las reas involucradas. Es ideal que se realice un documento con el alcance total deseado del sistema, si no se cuenta con la disponibilidad necesaria, servir para un futuro. Se requiere pagar por un sistema apropiado para la empresa, ni grande ni obsoleto en poco tiempo. Este documento contiene: lista de procesos involucrados, listado de reas impactadas, presupuesto mximo posible. Los diferentes modelos que describen los requerimientos de acuerdo con los procesos funcionales son descritos en esta fase. Vase anexo A - Requerimientos Establecer el equipo del proyecto. Se debe decidir a los responsables del proyecto, con la direccin comprometida para que el proyecto sea un xito. Se debe definir las funciones y responsabilidades. El equipo del proyecto esta formado por: la direccin, un gerente de proyecto, un equipo del proyecto, un grupo de usuarios. El tamao de estos grupos ser en proporcin al tamao de la organizacin. En este punto se tiene: lista de personas involucradas en el proceso de seleccin, listado de sus funciones, responsabilidades, tiempos, un cronograma de trabajo Fijar los criterios de seleccin En esta etapa se debe desarrollar un listado de los puntos necesarios para la evaluacin del sistema ERP. Estos deben ser homogneos para realizar una mejor comparacin y eleccin, considerando las necesidades de la empresa, debido a que estos criterios deben ser decisivos para la correcta eleccin del sistema ERP a utilizarse. Es recomendable dar una ponderacin del listado de criterios para ser ms objetivos en la eleccin. Estos criterios se pueden agrupar en: aspectos funcionales del producto, aspectos tcnicos, caractersticas del proveedor (confiabilidad), caractersticas del servicio (implementacin, soporte), aspectos econmicos (costo de licencias, servicio de mantenimiento, y de implementacin) y los aspectos estratgicos de la empresa. Vase anexo B Cuadro de criterios

14 Bsqueda en el mercado Se debe realizar una bsqueda de los ERPs disponibles en el mercado. Por ejemplo, a travs de la Web y de revistas especializadas en tecnologas. Establecer contacto Se contacta con los proveedores requiriendo toda la informacin necesaria para la tomar una buena decisin. Esta etapa se realiza con la ayuda de los criterios antes fijados. Es recomendable solicitar demostraciones del producto, visitas proveedor-usuarios, etc. Evaluar candidatos Teniendo la mayor cantidad de informacin del proveedor y de su producto, se estudian las ofertas en funcin de los criterios de la organizacin para definir una primera seleccin con aquellos que cumplen los requisitos. Generalmente se resume la informacin en un cuadro de doble entrada detallando en qu medida las ofertas recibidas se ajustan a los criterios de seleccin adoptados y se ordena los proveedores de acuerdo con el puntaje obtenido. Seleccionar el sistema Se realiza una seleccin final de las empresas que superaron la primera seleccin y se elige una o varias empresas para proveer el software, consultora, capacitacin, etc. Con el proveedor elegido se firma un contrato donde se establecen los derechos y obligaciones de cada una de las partes. Se especifican los alcances de la consultora, condiciones generales, forma de pago, monto, garanta, plazo para la puesta en marcha, plan de conversin, coexistencia de sistemas, la documentacin de las entregas a realizar, entre otros.

1.1.6

Implementacin de un ERP Una vez que el producto de software es seleccionado y las tareas relacionadas se han terminado a satisfaccin, la fase de implementacin podr comenzar. Una de las tareas crticas es la configuracin del sistema, sta requiere un mayor detalle de los modelos de procesos que se establecieron en el proceso de seleccin. La metodologa de implementacin es fundamental dentro del proceso, ya que de sta depender gran parte del xito y ptima utilizacin del nuevo sistema. La metodologa permitir la evaluacin y documentacin de los diferentes modelos del negocio, permitiendo determinar reas crticas y el apoyo que brindara una herramienta de tecnologa, en este caso un ERP, para potenciar la generacin de valor en los diferentes procesos.

- 15 Los proveedores de software o las empresas de consultora autorizadas para llevar a cabo procesos de implementacin, cuentan con la metodologa propia de cada software, no obstante su cliente podra optar por una propia, adaptable al estado de desarrollo en el anlisis de sus procesos internos. La puesta en marcha de este tipo de herramientas, no se limita a apagar un sistema y encender uno nuevo, sino que por el contrario es una oportunidad sin igual, para que la empresa revise y evale sus procesos, y los ponga a tono con la generacin de valor, no obstante que ello implique una importante inversin en recursos humanos y tcnicos. La implantacin de un sistema ERP, es un proyecto complejo debido a su profundo impacto en los proceso de la empresa. La implantacin de un ERP significa: - Un cambio en la cultura de la empresa. - Un cambio en los procesos de negocio. - Un cambio en la disciplina de trabajo. - Un cambio en la organizacin. 1.1.7 Estrategias de implementacin Se debe pensar en que estrategias deben implementarse para lograr una adecuada implantacin de los sistemas ERP. Es necesario conocer detalladamente las necesidades reales de la empresa, los recursos tanto tecnolgicos como de presupuesto con los que cuenta y dejar bien claro que es lo que podr realizar el sistema y que no, adems de saber las necesidades de tiempo de implementacin y funcionamiento que se tienen. Se pueden encontrar dos tipos de estrategias para llevar a cabo la implementacin de un sistema ERP: Estrategia tradicional: La empresa lidera y ejecuta el proyecto. Se realiza una revisin de los procesos de negocio actual y futuro. El modelo de negocio que se desarrolla es nico, basado en el tipo de industria y sugiere las mejores prcticas. Refleja la estrategia de la gerencia de alto nivel y se desarrolla considerando todos los recursos que existen en la cadena de valor de la empresa. - Al liderar el proyecto la empresa se involucra totalmente en el mismo, esto trae ventajas y permite lograr un nivel adecuado de autonoma futura para modificar el sistema que responda a los cambios del mercado. - La empresa debe asignar los mejores recursos que tiene el proyecto para lograr los objetivos. - La empresa supervisa el proyecto. - El modelo ejecuta las mejores prcticas que se han obtenido de las empresas lderes del sector. Permite seleccionar algunas variables que -

16 tienden a reflejar la estrategia de la gerencia de alto nivel y no permite tanta personalizacin a la realidad de la empresa. La empresa comparte el riesgo de implantacin con el socio tecnolgico seleccionado. Esto permite minimizar las situaciones imprevistas durante el proyecto, lo cual ocasiona menos desvos en los esfuerzos, tiempos y presupuestos. No se obtiene el grado de autonoma adecuado, lo cual establece una dependencia con el proveedor. Esto incrementa el costo de mantenimiento del sistema.

Estrategia acelerada: La empresa supervisa el proyecto. El modelo ejecuta las mejores prcticas que se han obtenido de las empresas lderes del sector. Permite seleccionar algunas variables que tienden a reflejar la estrategia de la gerencia de alto nivel y no permite tanta personalizacin a la realidad de la empresa. La empresa comparte el riesgo de implantacin con el socio tecnolgico seleccionado. Esto permite minimizar las situaciones imprevistas durante el proyecto, lo cual ocasiona menos desvos en los esfuerzos, tiempos y presupuestos. No se obtiene el grado de autonoma adecuado, lo cual establece una dependencia con el proveedor. Esto incrementa el costo de mantenimiento del sistema.

- 17 -

1.2. Pymes en el Per

1.2.1. Antecedentes Es un concepto muy difundido en Latinoamrica que lamentablemente encierra conceptos muy divergentes en tanto cules son los factores que dan definicin a una PYME en cada pas. Constantemente escuchamos acerca de las pymes, incluso ms frecuente de lo que desearamos: termina siendo un clich y una gran bolsa donde poco nos atrevemos a mirar para comprender cmo son las empresas que representan el motor econmico de Latinoamrica. Segn el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), en los 14 pases ms grandes de la regin existen al menos 8.4 millones de empresas formales. De ellas, un 93% son microempresas (hasta 5 o 10 empleados); 6,8% son pequeas2 y medianas (entre 5/10 y 100/200 empleados) y slo un 0,2% son grandes empresas (ms de 100/200 empleados). Tomando a la microempresa, adems de la pequea y mediana, representa entre el 60% y el 80% del empleo en la mayora de los pases de la regin. Durante los aos noventa las microempresas y las pyme pasaron a ser las principales fuentes de creacin de empleo, creando 6 de cada 10 y 3 de cada 10 nuevos puestos de trabajo respectivamente, adems de explicar entre el 30% y el 60% del valor bruto de la produccin (VBP) en la mayora de los pases latinoamericanos. Es tentador abordar el tema de definir a la pyme desde un punto de vista meramente cuantitativo, por ejemplo en relacin con los recursos humanos que emplea la empresa. De hecho muchos pases as lo hacen, pero la comparacin a efectuar es ms compleja y dificulta enormemente cualquier estudio en la regin. Por otro lado, al intentar tomar estos factores que logran una generalizacin ms sencilla de estudiar, nos encontramos con que los organismos u organizaciones internacionales son en parte los referentes a tales efectos. Sin embargo, aqu tambin encontramos diferencias en los criterios aplicados, aunque bueno es decirlo, podemos acercarnos ms claramente a una comparacin entre pases. Por ejemplo, el Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN) define a una pyme como aquella que tiene menos de 100 empleados y factura anualmente hasta US$ 3:M. Al otro lado del ocano, la Comisin Europea, en resolucin del 6 de mayo de 2003 y basndose en la Carta de la Pequea Empresa, entiende que la
2

Mauro D. Ros, Uruguayo, Analista de Sistemas y Analista en Marketing, cuenta con estudios en Ciencias de la Educacin, Proyectos, Marco Lgico y otros. Es considerado un especialista en proyectos de organismo de cooperacin internacional. Docente y conferencista, particularmente sobre e-Business. Conocedor e investigador de la realidad PYME en Latinoamrica.

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pequea empresa es la que emplea a menos de 50 personas y su volumen de negocio es menor o igual a 10 millones de euros. Finalmente la mediana empresa es la que emplea a menos de 250 personas y su volumen de negocio es de 50 millones de euros. Publicaciones como Amrica Economa, en su primer ranking de pequeas y medianas empresas (octubre de 2005), toma como elemento simplificador precisamente el esteriotipo conocido, es decir la cantidad de empleados en las empresas. No obstante, podemos advertir que presenta una encrucijada en pases como Argentina y Panam, donde la legislacin vigente refiere a otros factores para definir las pyme. Bsicamente la pyme en los pases de Latinoamrica toma su definicin del personal empleado, las ventas, los activos y otros elementos de menor trascendencia. Como es el caso de Argentina, donde el criterio base es el de ventas anuales. Sin embargo, la definicin difiere (bajo el mismo criterio), dependiendo de si la empresa es manufacturera, comercial o de servicios. Bolivia maneja tres criterios: ventas, activos y empleo (los dos primeros contabilizados en base a salarios mnimos). Sin embargo, el uso oficial suele centrarse solamente sobre el empleo. Colombia maneja los parmetros de personal empleado y activos totales segn la ley MiPyME (ley 590, 2000). En Venezuela no exista una definicin oficial para las empresas de carcter comerciales o de servicios; el gobierno solo tomaba aquellas manufactureras. A partir de la promulgacin del Decreto Ley para La Promocin y Desarrollo de la Pequea y Mediana Industria - PYMI (2001), se introduce una nueva definicin que establece como parmetros para la PYMI el nmero de empleados y el nivel de ventas. Adicionalmente, y como elemento novedoso define al "emprendedor" como una persona interesada y capaz de identificar, evaluar y desarrollar una idea hasta transformarla en un concepto de negocio operativo o en un producto. La pyme ha pasado, a lo largo de las ltimas dcadas, de ser un recurso de empleo, una salida a las crisis, a ser una moda discursiva y recientemente un actor clave de desarrollo regional. Hablar y pensar en pyme son cosas distintas. Poco a poco los pases de la regin estn emprendiendo acciones para revitalizar y abrirle nuevas puertas a estas empresas.

1.2.2. Definicin La empresa en nuestro pas, es una unidad econmica constituida por una persona natural o jurdica, bajo cualquier forma de organizacin o gestin empresarial, contemplada en la ley de empresa individual de responsabilidad limitada o en la Ley General de Sociedades, que tienen como objeto desarrollar

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actividades de extraccin, transformacin, produccin, comercializacin de bienes o prestacin de servicios. Pyme significa: pequea y mediana empresa. En el caso de la realidad peruana tambin se considera a la microempresa en est definicin, ya que existe una importante presencia de microempresarios. Se tiene dificultad al momento de delimitar la lnea de separacin entre la micro y la pequea empresa, as como la mediana empresa. De acuerdo a la ley N 28015: Microempresa: de 1 a 10 trabajadores y poseen el rango de ventas brutas anuales mximo de 150 UIT. (Equivalente a US$ 145,500) Pequea empresa: de 11 a 49 trabajadores, facturan ms de 150 UIT anuales Mediana: sobrepasan los 250 UIT. (UIT = S. / 3 400 = US$ 1047.76)3 Sin embargo, el nmero de trabajadores no necesariamente constituye el elemento suficiente para distinguir y/o definir a las empresas, ya que existen actividades que utilizan equipos de alta tecnologa que no requieren de mucho personal, pero facturan anualmente sumas importantes. Ejemplo: Las empresas desarrolladoras de software. En el Per se utiliza indistintamente el elemento de las ventas anuales, valor de los activos y el nmero de trabajadores. Cualquier definicin, como se ha indicado, resulta arbitraria por no ser suficiente y exacta; no obstante, se estima que es necesaria para el ordenamiento del caso. Para los efectos del servicio de garanta en el Fondo de Garanta del Per (Fogapi) se utilizan las definiciones siguientes: microempresa es aquella que tiene activos hasta por 20 mil dlares y ventas anuales hasta por 40 mil dlares y pequea empresa es aquella que tiene activos anuales hasta por 300 mil dlares y ventas anuales hasta por 750 mil dlares.

1.2.3. Realidad de las pymes Las pequeas y medianas empresas en el Per forman parte de la economa nacional. El Per existen cerca de 3.1 millones de Pymes, cuyo personal representa el 75% de la PEA, y dan cuenta del 42% del PBI. Se puede decir que las pymes son la base de la economa peruana. Por otro lado, es necesario resaltar el enorme potencial de stas para conformar un tejido empresarial competitivo, adaptable y eficiente.

La UIT para el 2006 es S. / 3400. El Tipo de Cambio (TC) tomado al 8 de Setiembre es S. / 3.245. Segn el MEF

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Si observamos realidades de otros pases se sabe que las pymes poseen la capacidad de convertirse en el motor de desarrollo empresarial descentralizado y flexible: - Descentralizado; porque representan a la mayor cantidad de unidades econmicas en cada una de las regiones del pas, por lo cual su consolidacin puede contribuir con la generacin de riqueza interna; y - Flexible debido a la versatilidad que poseen para adaptarse fcilmente a las necesidades cambiantes de los mercados, en comparacin con las grandes compaas que, como resultado de las inversiones a gran escala, ven reducidas sus posibilidades de respuesta ante cambios en el entorno productivo. 1.2.4. Necesidades tecnolgicas En este mundo de globalizacin y constante competitividad es necesario que las empresas cuenten con tecnologa que les permita una integracin de su negocio as como la incorporacin de las mejores prcticas de la industria. Las medianas empresas necesitan soluciones tecnolgicas confiables, robustas y eficaces, debido a que el mercado peruano exige cada vez mayor competitividad y modernidad. En la actualidad muchas de las pymes peruanas cuentan con productos locales desarrollados por programadores propios o contratados, que usan tecnologa antigua basada, por ejemplo, en sistemas DOS, archivos DBF, Fox Pro u otros. Para el resto de procesos los usuarios usan Excel, que genera un gran problema de integridad y calidad de datos. As mismo, se suele pensar que slo las grandes empresas pueden contar con un sistema ERP, como los que proveen SAP y ORACLE, sin embargo, en la actualidad estas compaas desarrolladoras de software se han dado cuenta de la importancia del mercado de las pymes (que son el motor de las economas mundiales), por lo que han desarrollado versiones de sistemas ERP para pymes. En el Per, SAP lanz la solucin SAP Business One, diseada especficamente para optimizar los procesos de negocio de las pequeas y medianas empresas. Por la falta de conocimiento, muchos empresarios no se atreven a dar ese gran paso del uso de las tecnologas de informacin como una fuente estratgica para lograr ventajas competitivas, por ejemplo, mejorar el tiempo de respuesta a los clientes, decisiones oportunas, alertas sobre posibles roturas de stock, transacciones correctas, etc. Las historias que siguen a continuacin, describen cmo dos pymes latinas introdujeron un ERP, integraron procesos, adhirieron a las mejores prcticas de negocios y se subieron al barco que las acerca a las corporaciones.4
4

Amrica Economa Pgina 52, 53 y 54: especial tecnologa 2005-01-21

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CHEMYUNION QUMICA, de Brasil, comenz en 1992 a producir materia prima como aceites amaznicos para la industria cosmtica y farmacutica de Brasil. Creciendo un 10% al ao, hoy tiene 90 empleados y clientes como Avon, O Boticrio, Johnson & Johnson y Natura y contratos en Argentina, Estados Unidos, India y Mxico. Pero la expansin gener un cuello de botella en sus esenciales actividades de investigacin y desarrollo. La gestin de Chemyunion estaba basada en aplicaciones desarrolladas in house y software de varios proveedores. "Tenamos un sistema arcaico que no acompa nuestra evolucin", dice Marta Custdio, su gerente de tecnologas de informacin. Chemyunion, que factura US$ 15 millones al ao, tom una primera decisin osada: no contratar una consultora y emplear el tiempo en dar con el software adecuado para hablar el mismo lenguaje que las grandes empresas. SAP no era una opcin al comienzo del proceso, pues Custdio conoca de sobra el mantra del mercado sobre la alemana: es cara y slo para las corporaciones. Pero todo cambi cuando SAP present el Starter Pack, una versin para pymes del tradicional ERP R/3. Entonces el costo de adquisicin se hizo accesible -US$ 500.000, incluidos nuevos equipos- y en julio de 2002 los socios de Chemyunion decidieron implementar el Starter Pack. El paquete usa templates, tablas y rutinas de negocios preformateadas para que las pymes no pierdan mucho tiempo en implantarlo. Chemyunion emple seis meses en comprar nuevos computadores, entrenar a programadores y tcnicos que lo ejecutaran y adecuar las rutinas de negocios. Y slo tres meses en implementarlo. "El resultado content a todos", dice Custdio. DISPAR LTDA., de Chile; Marcelo Bobadilla pensaba que su empresa nunca podra ir ms all de la tecnologa que le brindaba su vieja PC y sus aplicaciones Office de Microsoft. Su pequeo negocio, llamado Dispar Ltda., dedicado a la fabricacin de rollos de papel para que la industria textil pueda plotear sus modelos de ropa a escala, no le ofreca un tamao que justificara ms cables y licencias. No obstante, empez a crecer. Y a crecer. Y rpidamente las tareas que siempre realizaron con una planilla Excel y correo electrnico lo superaron. Busc la solucin que tena al alcance de la mano y compr un barato paquete de software empresarial de cinco mdulos llamado PymexSys y lo combin con una tambin barata base de datos que corra sobre Microsoft. "Fue un fracaso", dice Bobadilla. "Haba mucha complicacin y rigideces". Dispar sigui creciendo, capt nuevos clientes -incluso algunos internacionalesy sus sistemas acumularon ms datos que dejaron al sistema obsoleto. En eso se le apareci un ngel en la forma de la compaa de software Oracle, la mayor fabricante de bases de datos del mundo, cuyas soluciones estn en los

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complejos sistemas de las ms grandes empresas, pero muy lejos de aquellas como la de Bobadilla. No obstante, una campaa de Oracle para vender a pequeas empresas lleg a su oficina. Por unos accesibles US$ 10.000, el chileno cambi la base de datos a la de Oracle y al sistema operativo Linux, el estandarte del software gratuito. "Suena a propaganda, pero me saqu de encima la necesidad de pagar licencias por cal actualizacin", dice el papelero. El cambio dio nuevos bros a gestin de Dispar, la que vea como -ante la contraccin de la industria textil su mercado potencial se achicaba. Junto con buscar nuevos clientes en Argentina, Per, Bolivia y Ecuador, invirtieron en dos empresas: la quebrada Papelera Ro Claro, una distribuidora de papel que le permitira llegar a nuevos clientes, y Ocenica Ltda., una firma de localizacin de vehculos a travs de seales de radio. Usando su nueva base tecnolgica, Bobadilla quiere reestructurarlas e integrarlas. "Ahora Dispar es un pequeo holding diversificado y con ventas internacionales", dice.

Captulo II Relacin de empresas desarrolladoras de software

2.1) Metodologa Para el presente estudio se estableci el desarrollo de entrevistas y cuestionarios a las empresas desarrolladoras. 2.1.1) Entrevistas Como consecuencia de la centralizacin en el pas, las empresas desarrolladoras se encuentran mayormente en la capital. Se realizaron coordinaciones para entrevistas con el propsito de conocer el mercado de ERPs en el Per. Las entrevistas se llevaron a cabo en la ciudad de Lima en el mes de Marzo del 2006. Establecindose el primer contacto con las empresas, en las cuales se pudo obtener informacin general del mercado. Conforme se avanz con la investigacin, surgieron preguntas especficas del mercado de ERP. Fue necesario un segundo contacto con las empresas desarrolladoras, con el fin de completar el cuadro comparativo. Esta informacin se pudo obtener en base a comunicaciones telefnicas, e-mails y visitas a la ciudad de Lima: Febrero - Marzo 2007 2.1.2) Cuestionarios Se aplicaron dos cuestionarios a cada una de las empresas desarrolladoras. En la primera entrevista, el cuestionario estuvo dedicado a conocer sobre el mercado de ERP en el Per y tener conocimiento sobre su empresa a nivel general. El segundo cuestionario estuvo enfocado al producto (ERP), con el fin de conocerlo y describir sus principales caractersticas. Ver anexo C - Cuestionarios

24 2.2) Empresas desarrolladoras Las empresas desarrolladoras peruanas, se han dado cuenta de la necesidad de ofrecer soluciones integrales a nuestras pymes.

2.2.1) Relacin de empresas Royal Systems S.A.C. Web Site: www.royalsystems.net Av. Juan de Arona N 748, Of. 202 San Isidro Telf. Persona de contacto: Ing. Anbal Huarato e-mail: [email protected] Desarrollo de sistemas integrados y asesora en computacin.

EASY Win S.A.C.

Av. La Merced 551-Stgo de Surco Telf. (511)273-1114 271-1439 271-6351 Persona de contacto: Ing. Carlos Kohayagawa (Gerente comercial) e-mail: [email protected]

TSnet Global

Web Site: www.tsnetglobal.com Las Camelias 780 Piso 2 - San Isidro | Lima 27 Telf. Persona de contacto: Srta. Liliana Ortiz e-mail: [email protected] Consultora y Gestin de Servicios en tecnologas de la informacin. (ERP, SCM, CRM)

OFISIS S.A.

Web Site: http://www.ofisis.com.pe/ Antequera 777 Piso 5, San Isidro | Lima 27 Telf. (511)422-8388 440-9410 Persona de contacto: Evelin Ruiz e-mail: [email protected] Consultora, desarrollo e implementacin Sistemas de informacin. (ERP, EI, CRM) de

- 25 -

amsystems

Web Site: http://www.amsystems.cc/ Av. San Borja Sur 237- San Borja Telf. (511) 226-2049 475-0622 Persona de contacto: Ing. Ever Ruiz e-mail: [email protected] [email protected] Consultora y desarrollo de sistemas informticos.

SoftBrilliance

Web Site: http://www.sbperu.net Calle Siqueiros N 160 - Surquillo | Lima 34 Telf. 511- 272 0513 Persona de contacto: Ing. Carlos Villacriz e-mail: [email protected] Consultora informtica: en el diseo, programacin, implementacin e integracin de sistemas.

STARSOFT PER

Web Site: http://www.starsoft.com.pe/ Calle Tiahuanaco 146 - San Miguel | Lima Telf. 511-562 3647 Persona de contacto: Ing. Daniel Payano Rosales e-mail: [email protected] Desarrollo de software aplicativo e implantacin de soluciones tecnolgicas integrales.

OUTSOURCING NET

Web Site: www.outsourcing.com.pe Calle Mrtir Olaya 129 Oficina 903 Miraflores Telf. 511-242 0765 Persona de contacto: Ing. Cesar Daza y Pedro Geldes e-mail: [email protected] [email protected]

Grupo SYPSA S.A.C.

Web Site: http://www.sypsa.com/ Choquehuanca N 535 Lima 27 Telf. 511-422 6529 Persona de contacto: Ing. Wilfredo Espejo e-mail: [email protected] Soluciones y servicios en tecnologas de informacin, software y hardware.

26 SOFTWARE BUSINESS S.A.C. Web Site: www.softwarebusiness.com.pe Los Jazmines N 223 Lince | Lima Telf. 511-4407006 511-4407216 Persona de contacto: Ing. Juvenal Luna G. Gerente General Soluciones integrales en informtica.

- 27 2.2.2) Caractersticas generales Las empresas visitadas cuentan con las siguientes caractersticas: Caractersticas generales de las empresas desarrolladoras
EMPRESA 1 Royal Systems S.A.C. N Trabajadores 80
Antigedad

Productos y Servicios ERP: Sprint, Desarrollo de sistemas a medida, Inteligencia de negocios, Implantacin de tablero de comando, Consultora en implementacin de modelos Balanced Scored Card, Modelos de ABC costing, Toma de inventarios y conciliacin de activos fijos, Auditoria de sistemas, Capacitacin en tecnologas de informacin.

Oficinas Lima (Per), Trujillo (Per), La paz (Bolivia), Miami (USA)

Alianzas Estratgicas Microsoft Oracle IBM Sybase

Exportan S

12

EASY Win S.A.C. TSnet Global 180

20

ERP: Easy win 5.8. Especializados en su Lima (Per) ERP. Y desarrollos a la medida integrados a su ERP. Implementacin Oracle E-Business Suite y mySAP, Inteligencia de Negocios y Tecnologa Oracle, ERP: Sistema Integrado XRay. Lima (Per). Estado de Mxico (Mxico) Oracle SAP Microsoft

---

10

OFISIS S.A.

60

14

Desarrollos a medida, Proyectos E- Lima (Per), business, Inteligencia de negocios, Medelln Balance ScoreCard, Sistema CRM (Colombia) (Administracin de la Relacin con el Cliente) ERP Solucin Total, SW de impuesto Lima (Per) predial y arbitrios, Servicios Consultora en ERP. Implementacin de redes, Sistema de planillas para empresas agrcolas SW a la medida, Consultora, Auditoria de Lima (Per) sistemas, Proyectos de e-business, Integracin de sistemas, Ventas en HW. ERP, Software a la medida Lima (Per)

Microsoft, ORACLE e IBM, HP, SAP ---

amsystems

15

SoftBrilliance

25

Amesol, Softbrilliance. inc (USA) ---

STARSOFT PER
OUTSOURCING NET

30

11

No

25

10

ERP, Software a la medida

Lima (Per)

---

Grupo SYPSA S.A.C

--

30

Soluciones administrativo-financieras/ Lima (Per) ERP, Business Intelligence, Servidores, Pc porttiles, Sist. De impresin, Software IBM - ORACLE. ERP Premium SW, desarrollo a medida. Lima (Per) Soporte tcnico (venta de HW, servicios de mantenimiento, HW y telecomunicaciones)

IBM, SAP, ORACLE.

10

SOFTWARE BUSINESS S.A.C.

--

12

---

Tabla 2.1

28 2.2.3) Principales productos PRODUCTO EMPRESA MDULOS (ERPs) Sistema Royal Systems Contabilidad - Conciliacin bancaria Cuentas por pagar - Flujo de caja - Logstica Integrado Spring S.A.C. - Ventas y Facturacin - Cuentas por cobrar - Planilla - RRHH - Control de asistencia Activos fijos - Trfico de bienes Presupuestos - Control Presupuestal Mantenimiento y equipos y servicios. Easy win 5.8 Win Logstica ( Importaciones - Compras locales - Inventario), Financiera (Cuentas por cobrar - Cuentas por Pagar - Caja y bancos), Contable (Contabilidad - Presupuesto Activos fijos), Produccin (Planeamiento de produccin - Control de produccin Costos de produccin), Comercial (Cotizaciones - Pedido de cliente Facturacin), RRHH ( Planillas) Finanzas y Contabilidad- Inventarios y El Sistema TSnet Global Integrado de Compras- Importaciones - Ventas y Gestin XRay Distribucin - Cuentas por cobrar y por pagar - Produccin. Desarrollos a la medida integrados a XRay ofiSMARTOFISIS S.A. Finanzas (Contabilidad - Presupuestos Tesorera - Cuentas por pagar y cobrar. Caja estndar Bancos), Activos fijos (Control contable Control fsico), Produccin (I&D Planeamiento - Produccin - Control de calidad), Logstica (Inventarios - Compras Importaciones), Ventas (PedidosFacturacin - Distribucin - Punto de venta), RRHH (Administracin de personal - Planilla o nmina control de tiempos/Asistencia). ofiSMART OFISIS S.A. Finanzas (Contabilidad - Tesorera Cuentas por pagar y cobrar. Caja Bancos), MySize Activos fijos (Control contable - Control fsico), Logstica (Inventarios - Compras), Ventas (Facturacin), RRHH (Planilla o nmina).
Fuente: Datos obtenidos durante las entrevistas y complementada con material publicitario. Tabla 2.2

EASY S.A.C.

- 29 PRODUCTO EMPRESA (ERPs) ERP Solucin Total amsystems MDULOS Activos fijos - Almacn e inventario - Caja - Bancos Compras - Contabilidad - Costos Exportacin - Importacin Planillas - Produccin Contabilidad, Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Ventas, Produccin, Inventario, Compras, RRHH, Mantenimiento. Gestin de calidad ISO 9000 (complemento). Planillas - Activos fijos - Costos de produccin - Caja y bancos Cuentas por pagar - Cuentas por cobrar - Facturacin - Almacenes Importaciones - Compras locales Contabilidad.

Sistema Integrado SBA (Smart Business Application) StarSoft Enterprise

SoftBrilliance

StarSoft

Software integrado 3DO

OUTSOURCING NET Seguridad - Mantenimiento Cuentas por cobrar - Outsourcing de cobranzas - Cuentas por pagar Inventarios - Contratos y pedidos Facturacin - Caja y bancos Contabilidad - Integracin contable - RRHH - Activos fijos Grupo SYPSA S.A.C. Facturacin Inventarios Contabilidad General - Cuentas por Cobrar - Cuentas por Pagar Tesorera - Consultas, Estadsticas y Reportes - Activos Fijos Produccin Logstica Conciliacin Bancaria Presupuestos - Recursos Humanos. Contabilidad - Caja Bancos Almacenes - Ventas y cuentas por cobrar - Compras y cuentas por pagar - Activos fijos - Personal y Planilla.

Speed/400

ERP Premiun SW

SOFTWARE BUSINESS S.A.C.

Fuente: Datos obtenidos durante las entrevistas y complementada con material publicitario. Tabla 2.2 (Continuacin)

30 2.2.4) Cuadro comparativo Se elabor un cuadro comparativo de los ERPs peruanos, con el fin de mostrar sus principales caractersticas: Columna Sector: Nos indica hacia qu sector va dirigido: servicios, comercial y produccin. Columna Servicios incluidos: Nos detalla los servicios que ofrecen al adquirir su ERP. Columna N Implementaciones: Nos muestra el nmero de implementaciones de ms de 3 mdulos. Columna Clientes: Nos muestra a los clientes de sus ERPs, los cuales pueden ser consultados para tomar una mejor decisin.

Columna Sistema Operativo: Un sistema operativo es un conjunto de programas que permite la comunicacin del usuario con una computadora y gestiona sus recursos de una forma eficaz. Ejemplos de SO: AS/400, Linux, Solaris, Windows 2000, Windows 2003, Windows 95/98, Windows NT y Windows XP. - Est columna nos indica en que sistema operativo trabaja el ERP. Columna Lenguaje de programacin: es un lenguaje que puede ser utilizado para controlar el comportamiento de una computadora. Consiste en un conjunto de reglas sintcticas y semnticas que definen su estructura y el significado de sus elementos, respectivamente. Ejemplos: ASP, ASP.Net, C/C++/ C#, Cobol, Delphi, Ensamblador, Fox Pro, Java, Java Script, Pascal, Perl, PHP, Power Builder, Visual Basic, Visual Basic.Net. - Est columna nos indica en que lenguaje de programacin fue desarrollado. Columna Base de datos: Es una coleccin de archivos interrelacionados que tienen por objeto facilitar el acceso, seguridad y gestin de la informacin. Una base de datos se entiende tambin como una coleccin de datos persistentes que es utilizada por aplicaciones de una organizacin dada. - Su finalidad es la de servir a una o ms aplicaciones, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten independientes de los programas que los usan. Los mismos datos deben ser aprovechados para tantas aplicaciones como sea posible. Ejemplos: Access, Clipper, DB2, dBase, MYSQL, Oracle, SQL Server, Sybase. Columna Costo por mdulo: Se estableci el costo promedio de un mdulo: Contabilidad, considerando 7 usuarios. En algunos casos se encontr cierta resistencia por parte de las empresas desarrolladoras a ofrecer est informacin. Columna Tiempo promedio de implementaciones: se est considerando una implementacin en paralelo de los mdulos. Debe considerarse que dependen de otros factores como: el compromiso de la direccin de la empresa a implementar, la complejidad del negocio, la disponibilidad geogrfica y el nmero de sucursales.

- 31 -

CUADRO COMPARATIVO
ERP Sector Aos en el mercado 12 Servicios incluidos N implementaciones Clientes

Sistema Spring

Integrado Servicios y Produccin

Implementacin, Capacitacin, Per: 250 Extranjero: 30 Mantenimiento

Caja NorPer Razzeto

Easy win 5.8

Servicios y Produccin

14

Implementacin, Capacitacin, Mantenimiento

Rama Fibra El Tiempo

El Sistema Integrado de Gestin XRay ofiSMART

Servicios y Produccin

10

Soporte, garanta, implementacin, retenciones

100

Cineplanet McDonalds Per ACE Home Center Cermica Lima - CELIMA

Servicios y Produccin

14

ofiSMART MySize Servicios

10

ERP Solucin Total Industrial, comercial

Sistema Integrado SBA (Smart Business Application) StarSoft Enterprise

Servicios, Industrial y Comerciali zacin Servicios

Instalacin del sistema en la empresa, Soporte para la definicin de tablas generales, Revisin de la informacin inicial ingresada al sistema, Capacitacin a los usuarios, Puesta en marcha, Soporte para el primer cierre mensual. Garanta y Soporte tcnico. Instalacin del sistema en la empresa, Soporte para la definicin de tablas generales, Revisin de la informacin inicial ingresada al sistema, Capacitacin a los usuarios, Puesta en marcha, Soporte para el primer cierre mensual. Garanta y Soporte tcnico. Implementacin, consultora, Soporte tcnico (1ao), migracin de datos de sistemas antiguos. Implementacin, Capacitacin, Personalizacin, Integracin con sistemas existentes, Mantenimiento, Soporte. Capacitacin, implementacin en oficinas, garanta 1 ao (renovacin de contrato). Implementacin, Capacitacin, Personalizacin, Mantenimiento, Soporte. Software, Implementacin y Soporte Servicios de instalacin, Capacitacin, Manuales, Licencias, Garanta ilimitada.

250

--

--

--

10

Packaging Products del Per El Olivar Deloitte Per Rosatel Teleservicios en lnea Ilaria

100

Software integrado Servicios y 3DO Comercial Speed/400 Servicios e industrial Servicios

10

40

10

50

11

ERP Premiun SW

13

--

Minera Colquisiri Educap (Asoc. Nac. Docentes)

*** Estos datos son referenciales, dependen de un anlisis de la empresa. Fuente: Datos obtenidos durante las entrevistas.

Tabla 2.3 A

32

CUADRO COMPARATIVO (Continuacin)

Sistema Operativo
Windows, Internet Windows, linux

ERP
1 Sistema Integrado Spring

Lenguaje de programacin
Power Builder, Java

Base de datos

Costo por mdulo ***

Tiempo promedio de implementacin

2 meses

MS SQL Server, $6000 Oracle MS SQL Server, Oracle Oracle $1400

Easy win 5.8

VB, Vfox Pro .8

1mes

El Sistema Integrado de Gestin XRay ofiSMART

Windows, linux

Java, Oracle develope

1 mes

Window, Novell Netware, Unix, Linux. Windows

ofiSMART MySize

MS SQL Server, Oracle 9i, Sybase, IBM DB2 e Informix MS SQL Server

De pende el proyecto

1 mes

De pende el proyecto --

1 mes

ERP Solucin Total

Windows

Visual Basic.net C#.net

MS SQL Server

1 mes

Sistema Integrado SBA (Smart Business Application) StarSoft Enterprise

Windows Internet Windows

e Pw Builder, C++, .NET

Oracle, MS SQL Variable Server MS SQL Server $1000

--

Visual Basic

--

Software integrado 3DO

Windows

MS SQL Server Oracle Visual Basic MS SQL Server, ORACLE, DB2 UDB MS SQL Server

--

--

10

Speed/400

AS/400

--

1.5 mes

11

ERP Premium SW

Windows, Linux

Visual Basic

$2000

2 meses

*** Estos datos son referenciales, dependen de un anlisis de la empresa. Fuente: Datos obtenidos durante las entrevistas. Tabla 2.3 B

- 33 -

Captulo III Empresa modelo

3.1

Empresa

Supermercados El Centro 3.1.1. Criterios tomados para la eleccin de la empresa modelo

Se ha considerado esta empresa por los siguientes motivos: - Es una pyme: Cuenta con 200 trabajadores. - En una empresa que est buscando adquirir un ERP. - El fcil acceso a la informacin debido a su ubicacin geogrfica. 3.1.2. Descripcin de la empresa

Supermercados El Centro Es una cadena de supermercados que trabaja eficientemente brindando servicios comerciales de calidad e implementando estrictas normas de higiene y salubridad en el manejo, comercializacin y produccin de alimentos. Preocupndose por ofrecer un trato agradable a fin de mantener satisfechos a sus clientes que son su razn de ser. Inicio de Actividades : Julio de 1986 N de tiendas :1 rea de Ventas : 180m2 N de Cajas :1 N de Colaboradores :6 Junio 2007 N de tiendas rea de Ventas total N de Cajas total N de Colaboradores

:6 : 4000m2 : 43 : 300

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N Proveedores Activos N Ord. Compra ao :

: 280 41,000

Misin: Ser un eficiente Supermercado brindando servicios comerciales de Calidad e implementando estrictas normas de Higiene y Salubridad en el Manejo, Comercializacin y Produccin de alimentos. Preocupndonos por brindar un trato agradable a fin de mantener satisfechos a nuestros Clientes que son nuestra razn de ser. Visin: Nos encaminamos a expandir nuestros servicios comerciales a la regin Norte del Per, buscando desarrollar nuestro segmento y por supuesto manteniendo la preferencia de nuestros Clientes. Productos y Servicios Licores Confitera Comestibles Abarrotes Embutidos Limpieza Aseo personal Perfumera Bebes Paos y papeles Bazar Juguetera Carnes Frutas Verduras Preparados Pescados Mariscos Panadera Pastelera Pollo a la Braza Comida lista Agua en Bidn Hielo en Cubos Tinturacin Maquillaje Club de cocina Cafetera Juegos para nios

Esta cadena de supermercados cuenta con 6 locales: 5 en el Departamento de Lambayeque y un supermercado en la ciudad de Cajamarca La principal queda en el centro de la ciudad de Chiclayo: Av. Luis Gonzles 711

Datos estadsticos de la empresa:

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Ventas Anuales
14000 12000 Miles de US$ 10000 8000 6000 4000 2000 0 m US$ 1,999 4416 2,000 5159 2,001 5943 2,002 6997 Aos 2,003 8248 2004 2005

10079 11500

Tabla 3.1 Ventas Anuales

Proyeccin de ventas 2007

20000 15000 10000 5000 0
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Ao

Miles de US$

Tabla 3.2: Proyeccin de ventas 2007

3.1.3.

Principales procesos 3.1.3.1. Compras Los productos se caracterizan por ser productos de alta, media, baja rotacin y productos perecibles, en promedio se manejan 20 mil productos. Existen proveedores que estn en permanente supervisin de su stock en las tiendas principales y ellos dan la informacin de cunto solicitar.

- 36 -

1.- Proceso: COMPRAS

Dpto. Compras
INICIO

Proveedor
Recibir O/C

Almacn Central
Recibir productos

Sectorista de proveedor
Factura con V B A

Elaborar pedido mediante O/C

Programar pedido

O/C

Elaborar factura

No Comunicar Mercadera deficiencia al OK? proveedor Si Pasar por escner C

Cotejar con O/C

A Factura B Enviar pedido

OK? Si

No Coordinar
Almacn y compras

Producto No Ingresar stock al nuevo? sistema Si Crear cdigo Enviar doc. a Contabilidad

Registrar FACTURA

Programar pago

Efectuar cambio

Pagar

Fin

Fig. 3.1

Procedimiento Segn el requerimiento de las tiendas, no satisfechas por el Almacn Central. a. Se efecta el pedido de productos mediante una orden de compra O/C. b. La O/C va al proveedor y al Sectorista de proveedor. c. El proveedor de acuerdo a su disponibilidad realiza una programacin del pedido requerido. d. Se elabora la factura con copias a Sunat, Proveedor y Usuario. e. Se enva el pedido con su factura al almacn central. f. El Almacn central recibe los productos. g. Verifica la mercadera. h. Si la mercadera es conforme, pasa por el escner de productos. Contina en el apartado k. i. Si la mercadera no es conforme, se comunica la deficiencia al proveedor. j. El proveedor efecta el cambio. Contina en el apartado e. k. Si el producto es nuevo, se crea el nuevo cdigo. l. Una vez escaneado todos los productos. El sistema realiza un ingreso de stock de los productos escaneados. m. Se enva la factura al Sectorista de proveedor. n. Sectorista de proveedor da el visto bueno a la factura. o. Coteja la orden de compra con la factura.

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p. Si no coincide la O/C con la factura se realiza una consulta a Compras. Esto puede ocurrir por alguna promocin. Se vuelve a cotejar la factura. q. Si coincide la O/C con la factura. r. Se registra la factura y se programa pago. s. Termina el proceso con el pago de esta factura.

3.1.3.2. Distribucin a tiendas Esta se realiza diariamente para todos los supermercados ubicados en el Dpto. de Lambayeque. En el local principal de Lus Gonzles se realizan entre tres y cuatro envos diarios en das considerados normales. En el caso de Cajamarca se realizan 2 envos semanales: los das martes y viernes desde el almacn principal. En temporada alta se realizan 3 a 4 envos. La distribucin se da en unidades del supermercado hacia tiendas en Lambayeque. En el caso de Cajamarca, se subcontrata.

2.- Proceso: DISTRIBUCION A TIENDAS

Tienda
INICIO

Almacn
Recibir O/P Programar carga Registrar salida

Elaborar una orden de pedido O/P

Existencia suficiente?

Si A

No Notificar

Embalar mercadera

O/P B Enviar productos a tienda

Producto requerido?

Recibir productos

G/R

No Si B Almacenar a gndola

Devolver deficiencia a almacn

Nota de pedido

Recibir productos

Realizar cambios

Fin

Fig. 3.2

- 38 Procedimiento Segn el requerimiento de cada tienda. Cada una de ellas despus de una inspeccin de su stock de productos en gndolas. a. Elabora una orden de pedido O/P al Almacn. b. El Almacn recibe la orden de pedido. c. Verificacin de la existencia de la mercadera solicitada. d. Si la existencia es suficiente. Contina en el apartado f. e. Si la existencia no es suficiente, se notifica a la tienda. Contina en el apartado q. f. Se programa carga g. Registra la salida de mercadera. h. Embala la mercadera. i. Enva la mercadera a tiendas con una gua de remisin G/R. j. Tiendas recibe la G/R. k. Recibe los productos. l. Se verifica si los productos son requeridos. m. Si los productos son requeridos, la tienda recibe los productos. Contina en el apartado p. n. Si no son requeridos, se devuelve la deficiencia al almacn con una nota de pedido N/P. o. El almacn recibe, realiza el cambio necesario y enva a tiendas. Contina en el apartado f. p. Almacena a gndolas. q. Fin del proceso.

3.1.3.3.Ventas Los clientes que entran al supermercado generalmente lo recorren con un carrito, en el cual van guardando los productos que desean comprar. Los productos estn distribuidos por secciones: ultramarinos, alimentos frescos, alimentos congelados, bebidas, etc. Estas a su vez se organizan en pasillos clasificados por su naturaleza (galletas, cereales, frutas, carnes, etc.). El cliente realiza el pago en cajas que se encuentran situadas en las salidas del establecimiento. Estas cajas son denominadas Punto de venta (Point of Sales), las cuales trabajan con un aplicativo (Supermarket aplication) IBM 4694. Los muebles con estantes en donde se exponen los productos se denominan gndolas y su lateral, cabecera de gndola. Por su parte, los productos congelados y lcteos se exponen en arcones frigorficos. La parte del marketing que se ocupa de las tcnicas optimizacin de venta de productos en una superficie de autoservicio se denomina merchandising. La descarga de la informacin se da todas las noches. 11:15pm en la tienda principal: Lus Gonzles

- 39-

3.- Proceso: VENTAS

Cliente
INICIO

Cajera
Pasar productos por escner Tiene tarjeta de puntos? No Acumular puntos

Si

Necesitar productos

Tomar productos

Tiene RUC?

Si

Registrar RUC

Ir a caja

No Ticket Factura

Pagar

Cobrar y entregar productos

Recibir pago

Fin

Fig. 3.3

El proceso de ventas se inicia con: a. El cliente necesita productos. b. El cliente toma los productos de las gndolas. c. Va a caja d. La cajera pasa los productos por escner, el cual a travs de su cdigo de barra, va registrando el precio de cada producto. e. Consulta al cliente si cuenta con la tarjeta puntos. La tarjeta puntos permite a los clientes acumular un puntaje de acuerdo a sus compras, para canjear productos de menaje. f. Si el cliente cuenta con esta tarjeta. Da su nmero de DNI, la cajera lo ingresa al sistema para la acumulacin de sus puntos. g. Consulta si el cliente desea factura. h. Si el cliente necesita factura, se registra el RUC. Contina en el apartado j. i. Si el cliente no desea, emite ticket. Contina en el apartado k. j. Emite factura. k. Cobra y entrega productos. l. El cliente cancela. Este pago puede ser en efectivo, tarjetas de crdito, debito, vales. m. La cajera recibe pago. n. Fin del proceso.

- 40 3.1.3.4. Cierre diario de Punto de Venta La empresa cuenta con el sistema Punto de Venta IBM SurePOS 4694. En cada punto de venta o caja se realiza un cierre diario al finalizar el da. Con la ayuda de este sistema se obtiene un reporte total de todas las ventas, devoluciones, anulaciones, pagos con tarjeta del da. Esta informacin en comprobada con el efectivo y documentos de devoluciones, anulaciones y uso de tarjetas de crdito. Todo es llevado a Contabilidad para una nueva verificacin e ingreso a sus asientos contables. El efectivo pasa a bancos. Los crditos a cuentas por cobrar.

4.- Proceso: Cierre diario

Caja
INICIO

Supervisora de caja

Administracin
Baja la Informacin del sistema

Cerrar caja

Obtener reporte total

Cambiar a formato Excel y DBF Cuadrar dinero Comprobar reporte total con reporte de cajera Hacer nota de cargo

Enviar reporte consolidado a la Central

Realizar reporte Es conforme? Entregar reporte No S Envo de efectivo a bancos

FIN

Al finalizar la jornada diaria, en promedio 11 p.m. a. En cada una de las cajas se realiza un cierre. b. La cajera realiza un conteo del efectivo, crditos, etc. c. Realiza un reporte manual. d. Entrega el reporte a la supervisora de caja. e. La supervisora de caja ingresa la sistema. f. Obtiene un reporte total de cada una de las cajas. g. Realiza la verificacin entre su reporte y el reporte de la cajera h. Si es conforme. Pasa al apartado j) i. Si no es conforme. Registra faltantes y sobrantes, mediante una nota de cargo. j. La administracin de tienda baja la informacin del sistema. k. Cambia la informacin que se encuentra en archivos de texto en formato Excel y DBF. l. Enva el reporte consolidado a la Central (Lus Gonzles Chiclayo)

m. n. El efectivo es enviado a Bancos. Fin del proceso.

- 41-

3.1.3.5 Consolidacin de la informacin La empresa consolida toda la informacin en su tienda principal (Lus Gonzles- Chiclayo).

5.- Proceso: Consolidacin de la informacin

Administracin tienda principal
INICIO

Contabilidad

Recibir los consolidados de todas las tiendas

Realizar la verificacin

Preparar consolidado de todas las tiendas

Realizar asientos contables

FIN

La consolidacin de la informacin se da todos los das a las 9 a.m. a. La tienda principal (Lus Gonzles recibe los consolidados de todas las tiendas. b. El Gerente General realiza una verificacin entre el sistema Clper y el consolidado que presenta cada una de las tiendas. c. Se prepara el consolidado de todas las tiendas. d. Contabilidad realiza los asientos contables. e. Se finaliza el proceso.

- 42 3.1.4. DIFICULTADES PARA GESTIONAR INFORMACIN Actualmente se trabaja con un software desarrollado en Clipper. Con este software se puede obtener la siguiente informacin: - Movimiento del supermercado. - Ingreso, egreso, creacin de cdigos. - Consultas: rotacin de cada tienda a almacn, stock, facturas pendientes por proveedor, facturas canceladas por proveedor. - Reportes diarios de diferencias: almacn central y tiendas. El problema con este software es el tiempo de consultas, el cual es muy tedioso y toma demasiado tiempo. Por ejemplo, para saber la rotacin de un tem (un producto) demora 2 horas. La empresa cuenta con 20 000 productos, lo que hace muy difcil el control. A causa de esto, ocasiona quiebres de stock que afecta el nivel de servicio de la empresa. La empresa cuenta con 6 tiendas, una de ellas en Cajamarca. La administracin se todas es un proceso que slo lo realiza una persona, que lo hace indispensable. No se cuenta con informacin real. No emite reportes financieros. No lleva cuentas contables. En el proceso de compras es difcil el manejo de los proveedores. Se considera el registro de documentos como cuello de botella. En la recepcin de mercadera se complica debido a la falta de programacin. En el proceso de ventas no se tiene dificultades, es por ello que la empresa desea seguir contando con su sistema POS de IBM.

- 43 -

Captulo IV Presentacin de resultados

4.1)

Seleccin de hardware y software 4.1.1 Consideraciones generales Segn la direccin del Supermercado el Centro, desea adquirir los mdulos de: - Contabilidad - Tesorera Caja Bancos Cuentas por pagar (Proveedores) Cuentas por cobrar (Clientes) - Logstica Inventarios Compras Contabilidad: - Permite administrar cuentas auxiliares como: clientes, proveedores, trabajadores, centro de costo, bancos; y rdenes de trabajo, actividades, etc. - Permite realizar procesos automticos como: ajuste por diferencia de cambio, traslacin de moneda, asientos de gestin, distribucin de ingresos y gastos indirectos y la emisin de informes financieros (balance general, estado de ganancias y prdidas, patrimonio neto y flujo de efectivo); tambin informes tiles para el proceso de ajuste por inflacin. - Emite una gran variedad de reportes como: mayor general y analtico, diario, balance de comprobacin, balance de sumas y saldos, registro de compras y ventas, etc. - Permite analizar y comparar informacin de diferentes aos y periodos.

- 44 - Permite registrar informacin en mltiples planos contables para una misma empresa (los planos contables pueden ser: tributarios y7o financieros en diferentes monedas). - El usuario final define el formato de impresin de reportes como balance general, estado de prdidas y ganancias, flujo de efectivo, as como cualquier otro reporte que el usuario requiera preparar.

Tesorera: En ste mdulo se lleva la gestin de flujos monetarios a travs: Caja: - Permite definir y manejar mltiples cajas chicas, por rea o centro de costo, a la vez que se puede hacer la definicin de autorizaciones de salida. - Registra los ingresos y salidas de efectivo a cajas chicas. - Limita el retiro y requiere la autorizacin de desembolsos por tipo de operacin. - Permite realizar el seguimiento de documentos definitivos o por rendir cuenta, as como el control de documentos en cartera. - Realiza cuadres y cierre de caja. Bancos Registra operaciones bancarias. Organiza la emisin y programacin de entrega de cheques. Controla la situacin de cheques y movimientos bancarios. Controla los saldos bancarios y las conciliaciones bancarias automticas. - Permite registrar saldos reales en bancos. - Registra negocios bancarios como cartas fianzas, pagars, etc. - Realiza procesos de cierre mensual. -

Cuentas por pagar (proveedores) - Permite llevar el registro de las obligaciones con los proveedores. - Gestiona y controla los compromisos de pago a futuro. Controla los anticipos otorgados a los proveedores. - Organiza el registro de letras de cambio de los proveedores, manteniendo operaciones de canje, renovacin y seguimiento de letras. - Lleva el control efectivo de letras de cambio por proveedor, banco, agencia y estado (aceptada, en cartera, en descuento, en cobranza, protestada, etc.). - Control de rendiciones de gastos desde entregas a rendir. - Permite la programacin de las cuentas por pagar. - Registra pagos a proveedores (cancelaciones).

- 45 Emite el estado de cuentas por pagar y reportes de estado de cuenta, haciendo un anlisis por antigedad de las obligaciones y vencimientos de las mismas.

Cuentas por cobrar (clientes) - Permite llevar el registro de las obligaciones de los clientes. - Organiza el mantenimiento de letras de cambio a los clientes, llevando operaciones de canje, renovacin y seguimiento de letras. - Lleva el control de letras de cambio por cliente, banco, agencia y estado (aceptada, en cartera, en descuento, en cobranza, protestada, etc.). - Controla los anticipos de los clientes. - Organiza la programacin de cobranzas, a la vez que realiza la emisin y liquidacin de planilla de cobradores. - Permite realizar el control y seguimiento de planillas, cobranzas y protestos en bancos. - Permite realizar la cancelacin de documentos con notas de abono. - Emite reportes de estado de cuentas, haciendo un anlisis por antigedad de las deudas y vencimiento de las mismas.

Logstica Inventarios Registra y da mantenimiento de los artculos y sus movimientos por empresa, almacn, ubicacin y lote. - Mantenimiento del maestro de artculos (insumos, materias primas, productos, repuestos, etc.) con informacin detallada sobre cada uno de ellos. - Manejo de mltiples cdigos y unidades de medida para cada artculo: de almacenamiento, de compras y de ventas, con la posibilidad de asignarles cdigos de barra. - Control detallado y registro de todos los movimientos de inventario: ingreso, salidas, devoluciones, transferencias, ajustes, etc., (definidas y parametrizadas por los usuarios), las cuales pueden ser consultadas en los reportes de movimientos en el krdex. - Posibilidad de realizar movimientos de ajustes al costo, los cuales no actualizan el stock pero que si afectan el costo. - Manejo de artculos en trnsito (entre almacenes): pedidos de transferencia de un almacn a otro, con su respectivo seguimiento, identificando los posibles artculos faltantes. - Registro de movimientos de transformacin de artculos en sus diferentes variantes (de uno a uno, de uno a muchos o de muchos a uno). - Conteo fsico: Permite realizar mltiples inventarios (conteos) de manera paralela (manual y mecanizado cdigo de barras).

- 46 Compras Administra y organiza la informacin de los proveedores y registra las necesidades de los diferentes departamentos o unidades operativas de una empresa, tanto por productos como por servicios. - Proveedores: Registro y evaluacin de los proveedores, indicando adicionalmente los productos o servicios que provee. Para la evaluacin de desempeo de los proveedores, el sistema mantiene informacin histrica y actualizada de cada uno. - Requisiciones/ requerimientos de compra: requerimientos de artculos o servicios, pudiendo llevarlo de manera descentralizada por diferentes dependencias. - Cotizaciones de proveedores: se lleva un proceso de evaluacin de las mismas, presentando comparaciones entre ellas y ayudando a seleccionar la que mejor se adecua a las caractersticas buscadas, ya sea de artculos o servicios. - Ordenes de compra: permite emitir rdenes de compra centralizadas o distribuidas para su entrega en sucursales o almacenes descentralizados. - Reabastecimiento automtico de artculos: emisin de requerimientos de compra en base a polticas internas de reabastecimiento, para su respectiva autorizacin de emisin.

Eligiendo a la empresa desarrolladora OFISIS, a su sistema de informacin empresarial Ofi-SMART (ERP cliente/servidor). Se escogi a este ERP porque al consultar a sus clientes, se tuvieron muy buenos comentarios del sistema en funcionamiento como en la implementacin del mismo. Tambin por el reconocimiento de Microsoft como el mejor ERP latinoamericano. Y la demostracin del sistema fue de agrado a la gerencia. En el rea de venta se desea seguir con la aplicacin para supermercados desarrollado por IBM 4694. El cual funciona muy bien para la organizacin. El sistema Punto de Venta IBM Sure POS 4694, es un aplicativo que es muy usado por empresas de ventas minoristas que permite manejar la informacin de las ventas eficientemente, con la generacin de reportes en archivos de texto que migran fcilmente al Excel y al DBF y cuenta con gran facilidad de configuracin con otros sistemas.

- 47 4.1.2 Hardware requerido Servidor de Base de Datos (01): Procesadores (02) Intel (Xeon). Memoria RAM de 02-04 GB (mnimo). Disponibilidad de 80-160 GB en Disco recomendable 2 discos) Sistema de Backup (Hardware y Software)

(mnimo,

Para los usuarios del Sistema: Computadoras Personales Pentium IV (mnimo) Memoria RAM 256 (mnimo, pero recomendable 512) Disponibilidad de 10 GB libre en disco (mnimo) Monitor a Color SVGA (resolucin de 800 x 600) Conexin establecida con el servidor (Sistema Operativo y Base de Datos). Impresora Lser (papel A4). Herramienta de consulta (tipo query para que, adicionalmente a los reportes que tiene el Sistema, el usuario pueda generar sus propios reportes). Para el equipo desarrollador de Ofisis: Para uso del personal de de al empresa desarrolladora se requiere: 03 Computadoras Personales Pentium IV (mnimo) Memoria RAM 512 Mb (mnimo) Disponibilidad de 10 Gb libre en disco (mnimo) Monitor a Color SVGA (800 X 600) Acceso a Unidad de CD-ROM (para instalar el Sistema). Una impresora, del tipo con la que va a operar el Sistema. Acceso a los Servidores de Red, a nivel de usuario de Administracin. Instalaciones: LAN - Red elctrica adecuada (pozo a tierra, UPS, estabilizadores, etc.). - Red de data adecuada (cableado UTP Nivel 5, Switch a 100 Mbps, etc.). - Conectividad de las estaciones con el servidor a 100 Mbps.

- 48 4.1.3 Software requerido El software OFISMART otorga la licencia de uso a la empresa modelo a usar el Sistema con las siguientes condiciones: - En un (01) nico servidor de la Empresa (y en una instancia de ste). - Para una (01) empresa / razn social. Componentes de la licencia de Uso: - Licencia por los Programas Ejecutables. - Documento con la estructura de la Base de Datos. - Manual de Usuario (gua de referencia en lnea, del Sistema estndar, sin modificaciones). Base de datos relacional La empresa deber contar o adquirir una Base de Datos Relacional (recomendable en ingls): - Microsoft SQL Server 2000 / 2005 Sistema operativo de red Su empresa deber contar o adquirir un Sistema Operativo de Red (recomendable en ingls): MS Windows 2000 / 2003

Herramientas de consulta (opcional) En el mercado existe una gran variedad de herramientas de consulta, para que el mismo usuario final del Sistema pueda preparar sus propios reportes de gestin. Entre estas herramientas se tiene: - MS SQL Reporting Services, Crystal Reports, Quest Reporter, etc.

- 49 4.2) Implementacin Para llevar a cabo la implementacin, el equipo de consultores y programadores necesitaran: El equipo de trabajo necesario est a cargo de la empresa desarrolladora y de la empresa. Por parte de de al empresa desarrolladora: - Gerente de la empresa (coordinacin y supervisin parcial de ser necesario y segn se requiera). - 03 Analistas / Implementadotes. - Soporte remoto de un Administrador de Base de Datos Relacional (al Analista de OFISIS, durante el proyecto). - Soporte remoto de un Tcnico en Comunicaciones y Sistemas Operativos (al Analista de OFISIS, durante el proyecto). Por parte de nuestra empresa modelo: - Gerente designado como coordinador con la empresa desarrolladora. - Participacin de los usuarios designados como participantes en la implementacin de cada Mdulo del Sistema (mnimo un usuario por Mdulo, pero se recomienda ms personas). - Asistente del rea involucrada, para colaborar con el ingreso de la informacin faltante en el Sistema. - Participacin parcial de las personas responsables de otras reas involucradas. - Participacin permanente del personal del rea de Sistemas, designada como soporte para el Sistema. Actividades a realizar: - Comprar hardware y software. - Instalacin del servidor, DBMS, software. - Soporte para la definicin de tablas generales. - Ingreso de datos. - Capacitacin a los usuarios. - Pruebas. - Puesta en marcha del Sistema (salida en vivo). 4.3 Arquitectura

- 50 4.4 Beneficios esperados Mantener integrada la informacin de la cadena de supermercados. Reduccin del tiempo de las operaciones. Tener una facilidad en el proceso de compras de la organizacin y el manejo de los proveedores. Mejorar las estadsticas. Al ser un software peruano se ha desarrollado para la realidad peruana y latinoamericana; cumple con las leyes, normas y requerimientos. Controlar los inventarios, stock de los productos. Tener el control de la parte contable, que actualmente se realiza por terceros.

Conclusiones
Al desarrollar el presente trabajo puedo concluir en: Toda empresa, sea pequea o mediana necesita contar con desarrollos tecnolgicos que le permitan ser eficientes en su toma de decisiones; contar con un sistema de gestin de recursos empresariales (ERP) es muy importante porque permite tener un control total de todas las reas una empresa. Las pymes en el Per son muy inestables, a causa de nuestra economa y la preparacin acadmica. Es por ello que la adquisin de un ERP debe ser para empresas que estn con crecimiento sostenido. Afortunadamente nuestro pas cuenta con profesionales en el rea de sistemas que han desarrollado ERPs al alcance de las pymes, las cuales hasta son exportados. Las empresas deben entender que al decidir contar con estos sistemas deben adaptarse aun modelo de trabajo establecido por las mejores prcticas de organizaciones exitosas. Es muy importante que la gerencia se involucre en el proyecto. La inversin de un ERP puede ser recuperable en un corto plazo, debido a que se tomaran mejores decisiones, por el beneficio de las reas beneficiadas con la optimizacin de los procesos internos de planificacin, control y ejecucin. En el presente trabajo de muestra una metodologa de seleccin que ayuda a una correcta eleccin de un ERP. La implementacin de un sistema ERP es slo un comienzo dentro de un camino permanente de actualizacin tecnolgica.

Bibliografa
MANUAL PRCTICO PARA FORMAR PYMES S. Bernilla C. NUEVAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN PARA LAS PYME EN EL PER - Cari Duisberg Geselischaft.

Linkografa
http://www.americasistemas.com.pe www.sap.com http://www.ofisis.com.pe/ http://www.etc.org.mx/esp/sec_3/erp.htm

A-1

Anexo A: Requerimientos

Los procesos de negocios se refieren a la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso. Los procesos de negocios son flujos de trabajo concretos de material, informacin y conocimiento: conjuntos de actividades. Tambin tienen que ver con las maneras particulares de las organizaciones de coordinar el trabajo, la informacin y el conocimiento y con las formas que la administracin elige para coordinar el trabajo. Los procesos de negocios de una compaa se pueden convertir en una fuente de fortaleza competitiva si le permiten innovar o funcionar mejor que sus rivales.

Los requerimientos de un sistema de software determinan lo que har el sistema y definen las restricciones de su operacin e implementacin. Los requerimientos puedes dividirse en requerimientos funcionales y requerimientos no funcionales. Los requerimientos funcionales definen las funciones que el sistema ser capaz de realizar. Describen las transformaciones que el sistema realiza sobre las entradas para producir salidas. Los requerimientos no funcionales tienen que ver con caractersticas que de una u otra forma puedan limitar el sistema, como por ejemplo, el rendimiento (en tiempo y espacio), interfaces de usuario, fiabilidad (robustez del sistema, disponibilidad de equipo), mantenimiento, seguridad, portabilidad, estndares, etc.

A-2
Caractersticas de los requerimientos Las caractersticas de un requerimiento son sus propiedades principales. Un conjunto de requerimientos en estado de madurez, deben presentar una serie de caractersticas tanto individualmente como en grupo. A continuacin se presentan las ms importantes. Necesario: Un requerimiento es necesario si su omisin provoca una deficiencia en el sistema a construir, y adems su capacidad, caractersticas fsicas o factor de calidad no pueden ser reemplazados por otras capacidades del producto o del proceso. Conciso: Un requerimiento es conciso si es fcil de leer y entender. Su redaccin debe ser simple y clara para aquellos que vayan a consultarlo en un futuro. Completo: Un requerimiento est completo si no necesita ampliar detalles en su redaccin, es decir, si se proporciona la informacin suficiente para su comprensin. Consistente: Un requerimiento es consistente si no es contradictorio con otro requerimiento. No ambiguo: Un requerimiento no es ambiguo cuando tiene una sola interpretacin. El lenguaje usado en su definicin, no debe causar confusiones al lector. Verificable: Un requerimiento es verificable cuando puede ser cuantificado de manera que permita hacer uso de los siguientes mtodos de verificacin: inspeccin, anlisis, demostracin o pruebas. Dificultades para definir los requerimientos Los requerimientos no son obvios y vienen de muchas fuentes. Son difciles de expresar en palabras (el lenguaje es ambiguo). Existen muchos tipos de requerimientos y diferentes niveles de detalle. La cantidad de requerimientos en un proyecto puede ser difcil de manejar. Nunca son iguales. Algunos son ms difciles, ms riesgosos, ms importantes o ms estables que otros. Los requerimientos estn relacionados unos con otros, y a su vez se relacionan con otras partes del proceso. Cada requerimiento tiene propiedades nicas y abarcan reas funcionales especficas. Un requerimiento puede cambiar a lo largo del ciclo de desarrollo. Son difciles de cuantificar, ya que cada conjunto de requerimientos es particular para cada proyecto.

B- 1

Anexo B

1.0 Resumen de criterios Es un marco referencial para la seleccin de un ERP.

1 2 3 4 5 6

Criterios Aspectos Funcionales Aspectos Tcnicos Aspectos Econmicos Aspectos Estratgicos Caractersticas del Servicio Caractersticas del Proveedor

% A B C D E F 100%

B-2
2.0 Detalle de criterios 2.1 Aspectos funcionales
PONDERACIN VALOR PONDERACIN X Y X * Y

CRITERIO DE SELECCIN 1 Aspectos Funcionales Propsito principal

DESCRIPCIN

rea funcional en la que se especializa o enfoca el sistema. El sistema en general tendr una orientacin contable o logstica, determinar si la fortaleza del sistema est en los mdulos que la empresa necesita. reas o funciones de la empresa que son comprendidas y soportadas por el ERP. Grado de cobertura de los requerimientos. Se reflejarn en lo diferentes mdulos que se pueden implementar. Por ejemplo: Contable, financiera, control de gestin, comercial, logistica, produccin, RRHH, entre otros. Tener en cuenta cuales son imprescindibles.

reas soportadas

Adaptabilidad y flexibilidad Nivel de parametrizacin en general. En este punto se debera evaluar cuanto de la empresa viene comprendido en el estndar, cuanto se puede parametrizar y cuanto se debe desarrollar por fuera del estndar y si esto es posible. Facilidad de parametrizacin Facilidad de parametrizacin Evaluar si la necesidad de un cambio o el mantenimiento de la parametrizacin en general no es una tarea muy compleja. Posibilidad de desarrollar aplicaciones sobre el sistema que interacten con la funcionalidad estndar. Interfaces estndares que permitan comunicacin con otros sistemas o posibilidad de desarrollo de las mismas. Por ejemplo normas ISO-9000, e-bussiness, comunicacin con bancos, agregar algn punto que pueda ser importante por la actividad de la empresa. Permite trabajar en distintos idiomas. Slo para el caso de ERPs no desarrollados en el Per Manejo de mltiples monedas, manejo de mltiples cotizaciones, presentaciones de balance en varias monedas

Facilidad para hacer desarrollos propios Interaccin con otros sistemas Soporte especfico de algunos temas

Multilenguaje Localizaciones Multimoneda

Herramientas amigables de Permite el anlisis matricial de la informacin. reporting para el usuario Herramientas que le permitan al usuario editar sus propios reportes en base a libreras predefinidas. Multiempresa Flexibilidad de las estructuras de datos para adaptarlas a la estructura de la empresa. Soporta estructuras multisociedades es decir varias empresas en un mismo sistema. Posibilidad de diferenciar las operaciones y de hacer anlisis conjuntos. Esquematizar a la empresa por unidades de negocio.

TOTAL Ponderacin del grupo

100% A%

Z= P1 = Z * A%

B- 3

2.2 Aspectos tcnicos

VALOR PONDERACIN Y X * Y

CRITERIO DE SELECCIN 2 Aspectos Tcnicos

DESCRIPCIN

PONDERACIN X

Adaptabilidad a la estructura Es posible montar el ERP en el HW que instalada en el cliente posee el cliente. Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con una estructura de servidores para desarrollo, calidad y produccin. Posibilidad de tener distintos ambientes de trabajo. No necesita plataforma determinada , es posible que se ejecute en varias plataformas. Permite instalacin y trabajo del personal tcnico en forma remota, sin estar en el lugar fsico en donde est el servidor.? Trabaja con una estructura cliente servidor

Multiplataforma

Instalacin remota

Cliente/sevidor

Base de datos

Bases de datos sobre la que puede trabajar el ERP, es el ERP multi-motor de BD?

Herramientas y lenguaje de Lenguaje de programacin del propio ERP programacin que sirva para adaptar el sistema a las funcionalidades requeridas. Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de datos.

Back-up

Metodologa de backusp y de restore.

Auditora

Sistema de auditora que guarde y permita evaluar accesos al sistema, transacciones realizadas, actualizaciones, con fecha, hora y usuario. Posee herramientas que administran las distintas versiones de los desarrollos y la parametrizacin. El ERP posee: Documentacin, ayuda en linea en el idioma necesario, pgina de internet para mayor ayuda en linea. Documentos sobre estructura de la base de datos, diseos programas fuentes. Soporta conexiones externas del tipo: Internet, EDI, Accesos remotos. Permite derivar desde algunas aplicaciones mensajes por e-mail.

Gestor de configuraciones

Documentacin para usuarios Documentacin tcnica

Conectividad externa

Compatibilidad con correo electrnico

TOTAL Ponderacin del grupo

100% B%

Z= P2 = Z * B%

B-4

2.3 Aspectos econmicos

PONDERACIN PONDERACIN VALOR Y X X * Y

CRITERIO DE SELECCIN 3 Aspectos Econmicos Costos del ERP

DESCRIPCIN

En funcin del presupuesto que se tiene y de otros presupuestos recibidos evaluar el costo del sistema. En funcin de los requerimientos de HW y de lo que ya posee la empresa, evaluar el costo que implica adquirir el equipamiento necesario para el ERP. Como cobra el proveedor el ERP por ejemplo cantidad de usuarios o mdulo activos o posibilidad de armar paquetes corporativos. Existen polticas de financiacin. Tipo de contratos que manejan. Revisarlo con el departamento de legales.

Costo del HW

Mtodo de precio

Financiacin Contratos

Costos adicionales Costo de capacitacin

Adaptaciones, localizaciones. Tener en cuenta la posibilidad de seleccionar a otro proveedor para la implementacin. (Costo total) Costo estimado de consultora. (Costo total) Costo estimado de programadores y recursos. consultora,

Costo de implementacin

Costo de interfaces

Actualizaciones

Costo del Upgrade. Se deben abonar nuevas licencias. Costo del proyecto de migracin. Existe algn convenio entre el proveedor de ERP, el de consultora y el de HW de manera de adquirir algn paquete de los 3 productos juntos. De existir consultar por beneficios tcnicos y econmicos

Paquete

TOTAL Ponderacin del grupo

100% C%

Z= P3 = Z * C%

B- 5

2.4 Aspectos estratgicos

CRITERIO DE SELECCIN 4 Aspectos Estratgicos Plan estratgico de la empresa

DESCRIPCIN

PONDERACIN X

VALOR PONDERACIN X Y * Y

Proyectos de negocio que tenga la empresa que deban ser soportados por el SW con el fin de verificar que sten cubiertos.

Perspectivas de crecimiento Si la empresa planea crecer en operaciones con clientes se debe tener en cuenta el volumen soportado por el sistema. Nuevos proyectos en mira Incorporar actividad CMR, apertura de nuevas sucursales u oficinas. Verificar que la futura estructura sea soportada tanto a nivel de HW como de estructura funcional - lgica dentro del sistema. Futuros negocios, nuevos proyectos. Se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el ERP la cantidad de usuarios que se conectarn al sistema. Si la empresa planea reducir o ampliar su personal, considerar un nmero realista. Si la empresa tiene una forma de trabajar en grupo verificar que el ERP se ajuste a ella. Evaluar objetivos a corto y mediano plazo. Adquirir una herramienta en una versin que no se vuelva obsoleta en poco tiempo. El ERP soporta el trabajo descentralizado ?. Si la empresa planea cambiar sus oficinas, contemplar la posibilidad que las oficinas del proveedor no estn cerca y si da soporte remoto. 100% Ponderacin del grupo D% Z= P4 = Z * D%

Estimar necesidad de informacin futura Prever reestructuracin de personal

Evaluar el horizonte temporal

Mudanzas

TOTAL

B-6

2.5 Caractersticas del servicio

CRITERIO DE SELECCIN 5 Caractersticas del servicio Servicio de implementacin

DESCRIPCIN

PONDERACIN PONDERACIN VALOR Y X X * Y

Libertad para realizar la implementacin con el proveedor o con una consultora. Existencia de alguna ventaja de implementar directo con el proveedor del ERP.

Alcance de la implementacin en Instalacin, Adaptacin/parametrizacin, caso de hacerla con el proveedor Capacitacin tcnica, Capacitacin a usuarios, desarrollos a medida, mantenimiento. Metodologa de implementacin Existencia de una metodologa implementacin. Experiencias previas. de

Tipo de implementacin

Estrategia propuesta por el proveedor para la implementacin, mdulos recomendados y soportados. Tiempo estimado de implementacin estndar en base a los mdulos seleccionados. Usuarios requeridos por mdulo para soportar la implementacin. Transferencia del know-how a los usuarios. Problemas que estaran cubiertos por el proveedor y en que casos el proveedor no se har responsable. Alcance de la garanta en tiempo, en aspectos funcionales y tcnicos. Cada cunto tiempo se tiene una nueva versin al mercado. Se debe tener en cuenta si se debe migrar obligatoriamente a la nueva versin al salir al mercado. Caso contrario, consultar cuanto tiempo el proveedor soporta las versiones ms antiguas. Alcance de la licencia. Incluye el soporte de post venta. Alcance de soporte. Posee repositorio de problemas y soluciones para analistas del ERP. El repositorio es accesible por internet. Existe un helpdesk (ayuda en el escritorio) para problemas no reportados en el repositorio con un tiempo de respuesta aceptable y atencin 24 horas.

Tiempo estimado de implementacin

Grado de participacin en la implementacin

Garanta de correcta instalacin del producto

Actualizaciones

Licencia Soporte

TOTAL Ponderacin del grupo

100% E%

Z= P5 = Z * E%

B- 7

2.6 Caractersticas del proveedor

CRITERIO DE SELECCIN 6 Caractersticas del Proveedor Solidez del proveedor

DESCRIPCIN

PONDERACIN PONDERACIN VALOR Y X X * Y

Solidez del proveedor: evolucin histrica, clientes, ganancias, cantidad de empleados.

Perspectivas de evolucin

Perspectivas del proveedor en el mercado deben ser buenas ya que si al proveedor le va mal compraremos Ubicacin de las oficinas. Soporte en la misma ciudad donde se ubican las oficinas.

Ubicacin

Otras implementaciones

Otros clientes del mismo rubro que usen el ERP, pedir contactos para poder consultar en etapas posteriores. Cantidad de implementaciones. Experiencia del ERP en general y en la industria de la empresa en particular.

Experiencia

Confianza

Criterio no cuantificable que queda a criterio de los miembros del equipo.

TOTAL Ponderacin del grupo

100% F%

Z= P6 = Z * F%

El resultado de una evaluacin ser: la de P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6

C- 1

Anexo C Cuestionarios Los cuestionarios fueron desarrollados a las empresas desarrolladoras y a APESOFT (Asociacin Peruana de Software). Cuestionario 1: APESOFT 1. Por qu cree que es importante desarrollar un ERP orientado a las pymes peruanas? 2. Qu dificultades presenta en nuestro medio el desarrollo de estos sistemas? 3. Qu tecnologas utilizan los desarrolladores de sistemas ERP (HW, SO, DBMS)? 4. Qu tecnologas de informacin son mayormente usadas por las pymes peruanas? 5. Qu participacin del mercado peruano tienen los sistemas ERP desarrollados por empresas peruanas? 6. Cuenta con datos estadsticos? 7. Cunto representa (en US$) la exportacin de SW desarrollado en el Per y que porcentaje corresponde los ERPs?

Cuestionario 2: Empresas desarrolladoras de software 1. Por qu cree que es importante desarrollar un ERP orientado a las pymes peruanas? 2. Qu dificultades presenta en nuestro medio el desarrollo de estos sistemas? 3. Qu oportunidades tiene su empresa en el mercado peruano de sistemas ERP orientado a pymes? 4. Qu tecnologas de informacin son mayormente usadas por las pymes peruanas? 5. Tiene datos estadsticos? 6. Qu servicios ofrece su empresa, adems del software? 7. Con que mdulos cuenta su sistema ERP orientado a pymes? 8. Puede mencionar las principales caractersticas que presenta su ERP? 9. En promedio Cunto tiempo demanda la implementacin de su producto? (por modulo/ full)

C- 2 10. Cul considera que es su fortaleza frente a su competencia? 11. Que alternativas de precio tiene su producto, los considera competitivos? 12. Qu incluye su producto? - Licencia de uso - Programas fuente - Manuales tcnicos - Manuales de usuario - Capacitacin - Servicios de consultara - Actualizaciones peridicas - Soporte tcnico - Otro (especifique)

13. Cul es su participacin en el mercado peruano de sistemas ERPs? 14. Ha exportado, exporta o tiene planes de exportacin de su ERP? En caso lo haga Qu porcentaje representa de sus ventas? 15. En que plataforma trabaja? 16. Qu tecnologas de informacin usa (SO, DBMS, plataforma, arquitectura)? 17. Mencione algunos de sus clientes

Cuestionario 3: Empresas desarrolladoras de software Referente a su empresa: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Con cuantos trabajadores cuenta? Cul es la antigedad de su empresa? Qu productos y servicios ofrecen al mercado? Cuenta con oficinas en provincia?, en el extranjero? Cuenta con alianzas estratgicas? Exportan?

Referente a su ERP 1. Mencione todos los mdulos con los que cuenta su ERP. Detalles de ellos. 2. A que sector estn dirigidos: Servicios, Produccin o Comercial? 3. Cuntos aos en el mercado cuenta su ERP? 4. Qu servicios incluyen en la adquisicin de su ERP? 5. Cul es el nmero de implementaciones de su ERP? - Uno o dos mdulos - Tres a mas - Totales 6. Clientes (totales) 7. En que plataforma trabaja? 8. Lenguaje de programacin 9. Base de datos 10. Considerando al mdulo de contabilidad, Me puede dar su costo 11. Tiempo promedio en implementar este mdulo.