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Propuesta Sistema de Compras Fundación Damas

El documento presenta una propuesta de sistema de compras para la Fundación Damas H. Cuerpo Consular de Guayaquil. Se establecen los objetivos del departamento de compras y los roles de la coordinadora general, las administradoras de los centros médicos y el comité de compras. Se describen los procedimientos para las compras de farmacias y otras compras, que incluyen la solicitud y aprobación de pedidos, obtención de cotizaciones, comparación de precios y emisión de órdenes de compra.

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El documento presenta una propuesta de sistema de compras para la Fundación Damas H. Cuerpo Consular de Guayaquil. Se establecen los objetivos del departamento de compras y los roles de la coordinadora general, las administradoras de los centros médicos y el comité de compras. Se describen los procedimientos para las compras de farmacias y otras compras, que incluyen la solicitud y aprobación de pedidos, obtención de cotizaciones, comparación de precios y emisión de órdenes de compra.

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PROPUESTA SISTEMA DE COMPRAS

FUNDACION DAMAS [Link] CONSULAR DE GUAYAQUIL


OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y/O SUS ENCARGADOS: 1.- COMPRAR A BUEN PRECIO 2.-RECIBIR LAS MEDICINAS, LOS INSUMOS, MATERIALES, EQUIPOS, ETC , EN EL TIEMPO REQUERIDO 3.-MEJORAR LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS TRATANDO EN LO POSIBLE DE NO AUMENTAR COSTOS, FOMENTAR LA COMPETENCIA ENTRE LOS SUPLIDORES (PROVEEDORES) MARCO CONCEPTUAL: COORDINADORA GENERAL: ES LA RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO DE TODO EL PROCESO DE COMPRAS DE LA FUNDACION. ADMINISTRADORAS DE LOS CENTROS MEDICOS: SE ENCARGA DE COORDINAR EL PROCESO DE COMPRA, DESDE LA REQUISICION O SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRAS, HASTA LA CANCELACION DE LAS ORDENES DE COMPRA AL PROVEEDOR O SUPLIDOR. ES LA RESPONSABLE DE PEDIR LAS COTIZACIONES A LOS PROVEEDORES Y/O A QUIEN HAYA SOLICITADO LA NECESIDAD (EN CASO DE TENERLA), PRESENTAR LOS ESTUDIOS DEL PRECIO AL COMIT O DIRECTORIO Y DE DARLE SEGUIMIENTO HASTA EL CIERRE DEFINITIVO DE LAS ORDENES DE COMPRA. COMIT DE COMPRAS : HARA SUS VECES EL DIRECTORIO DE CADA CENTRO MEDICO Y ESTARA CONFORMADO POR: a) PRESIDENTA DEL CENTRO MEDICO b) TESORERA DEL CENTRO MEDICO c) COORDINADORA GENERAL d) ADMINISTRADORA DEL CENTRO MEDICO e) PRESIDENTA GENERAL DE LA FUNDACION SERA EL ORGANISMO ENCARGADO DE SELECCIONAR LA MEJOR OPCION OFRECIDA POR EL PROVEEDOR, TOMANDO EN CONSIDERACION LAS SIGUIENTES PREMISAS: 1.- PRECIO 2.- PLAZO DE ENTREGA 3.- CALIDAD 4.- BUEN SERVICIO 5.- CUALQUIER OTRO CRITERIO FAVORABLE. PROCEDIMIENTOS: COMPRAS DE FARMACIAS : 1.- CADA MEDICO LLENARA SUS REQUERIMIENTOS EN EL FORMATO ESTABLECIDO SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRAS 2.- ADMINISTRADORA Y ENCARGADA DE FARMACIA LLENARAN LA CANTIDAD PROPUESTA EN EL FORMATO ESTABLECIDO SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRAS, (ANALIZARAN STOCK, ROTACION,ETC.) Y COLOCARA LA ULTIMA FECHA DE COMPRA DE ESOS ITEMS. 3.- TODOS LOS LUNES EL COMIT DE COMPRAS Y/O DIRECTORIO APROBARA LAS CANTIDADES SOLICITADAS EN EL FORMATO ESTABLECIO SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRAS. 4.- LA ADMINISTRADORA Y/O ASISTENTE ADMINSITRATIVO REALIZARA EL COMPARATIVO DE PRECIOS EN EL SISTEMA PARA VERIFICAR QUE PRECIOS Y CONDICIONES DE COMPRA NO HAYAN VARIADO. SI TODO ESTA CONFORME, SE PROCEDE A EMITIR LA ORDEN DE COMPRA CORRESPONDIENTE Y ESTA SE ENTREGA AL VISITADOR A MEDICO ASIGNADO.

5.- ENCARGADA DE FARMACIA RECIBE EL PRODUCTO JUNTO CON LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA. VERIFICA QUE ORDEN Y FACTURA SEAN IGUALES EN CANTIDADES Y PRECIOS. INGRESA EL INVENTARIO AL SISTEMA Y ENTREGA LOS DOCUMENTOS A CONTABILIDAD. 6.- CONTABILIDAD RECIBE DOCUMENTOS VERIFICA DATOS EN EL SISTEMA Y PROCESA CONFORME A LOS PLAZOS ESTABLECIDOS. OTRAS COMPRAS: 1.- COORDINADORA GENERAL, ADMINISTRADORA, MEDICOS, DIRECTORIO, ENCARGADOS DEPARTAMENTALES HARAN SU SOLICITUD POR ESCRITO. 2.- COORDINADORA GENERAL ANALIZARA CON LA ADMINISTRADORA DE CADA CENTRO MEDICO LA NECESIDAD. 3.- ADMINISTRADORA SOLICITARA LAS 3 COTIZACIONES CONFORME A LA POLITICA ESTABLECIDA. 4.- ADMINISTRADORA HARA EL ESTUDIO COMPARATIVO DE PRECIOS EN EL FORMATO ESTABLECIDO EN EL ANEXO A Y ADJUNTARA TODAS LAS COTIZACIONES PARA PRESENTARLAS ANTE EL DIRECTORIO 5.- EL COMIT DE COMPRAS Y/O DIRECTORIO ES EL UNICO ORGANISMO AUTORIZADO PARA APROBAR LAS ORDENES DE COMPRA.

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