INSITUTO CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA
TEMA: CREACIN MANUAL DE MANEJO DE ARCHIVO
INTEGRANTES.
INS BARBA NATALIA GARCA DIANA LOAYZA
INDICE
PRESENTACIN PROBLEMTICA ......................................................................................................... 3 OBJETIVOS E IMPORTANCIA ................................................................................ 3 1 MANEJO DE ARCHIVO............................................................................................... 4 CONCEPTOS GENERALES........................................................................................ 4 DOCUMENTO. DOCUMENTO ARCHIVSTICO, TIPOS DOCUMENTALES .......... 5 CICLO DE VIDA DOCMUENTOS...6 2 PROCESOS TCNICOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVO..7 ADMINISTRACIN DE ARCHIVO....7 ALCANCE ....7 NIVELES DE ARCHIVO.8 3 PRINCIPIOS BSICOS PARA SU ORGANIZACIN8 ORGANIZACIN DE DOCMUENTOS..9 DESCRIPCIN DOCUMENTAL.10 4 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.11 5 PERSONAL DE ARCHIVO: DELEGACIN DE OBLIGACIONES....13 ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES..13 NORMAS TICAS DEL ARCHIVERO...14 . CONCLUSIONES.15 RECOMENDACIONES...15
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PRESENTACIN
La informacin documental que se maneja dentro de las distintas instituciones en las que laboramos es amplia y variada. Esto debido a su constante dinmica interna y externa la informacin necesita ser llevada con organizacin y de una manera homognea debido a que los documentos y correspondencia son el reflejo propio de sus funciones y sirven como fuente de evidencia de las actividades.
A pesar de los esfuerzos por manejar un sistema de archivo existen diferentes problemticas como las siguientes: Falta de organizacin en el manejo de la documentacin Cada cual archiva como quiere Funcionamiento tcnico limitado. Falta de polticas y procedimientos Colcalo donde no estorbe Dificultad en el control, programacin y servicio. Donde queda el documento?, Ubicacin del archivo en locales deshabitados. La bodega es el archivo Personal con poco conocimiento archivstico.
PROBLEMTICA
El manejo de archivo general en nuestra labor diaria recae en que este es llevado sin segmentacin segn los tipos de documentos ya que no existe una asignacin de responsables, adems de que al ingresar un nuevo compaero este aplica sus tcnicas y el archivo nuevamente pierde su direccin original, por lo que hemos visto la necesidad de establecer en este manual , definiciones para el control del mismo as como el establecimiento de personas que se encarguen de cada actividad, que tienen relacin directa con el manejo de archivo
OBJETIVOS GENERAL
Crear un manual de manejo de archivo mediante la investigacin y la experiencia diaria para que as se pueda resolver el problema de la organizacin de documentacin y correspondencia. MANUAL DE ARCHIVO Pgina 3
ESPECFICOS
Analizar los problemas que se dan en el manejo del archivo a diario. Instituir normas para el manejo de archivo. Establecer responsables para cada procedimiento con respecto a los documentos. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
El incremento del volumen documental de una institucin hace necesaria la normalizacin de la gestin de la documentacin, as como la aplicacin de criterios de calidad y eficacia en la organizacin y acceso a la documentacin que genera cada entidad. Adems toda la documentacin producida forma parte de un patrimonio documental y de su memoria histrica.
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1.- ARCHIVO: CONCEPTOS GENERALES
El archivo se genera desde el momento en el que la entidad empieza a crecer y se genera una gran cantidad de documentos que no precisamente el oficinista lo produce, es aqu donde aparece la necesidad de cumplir con determinada funcin, pero cuando los documentos comienzan a incrementar aparece la interrogante de como archivalos y sobre todo sobre que procedimientos que nos permitan encontrarlos cuando sea necesario. 1.1 ARCHIVO: Existen varias definiciones que hacen del archivo un sitio hmedo, suciedad o polvo. Pero Lugar o espacio fsico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metlicos, gaveteros) Institucin que conserva y maneja la documentacin (Archivo Nacional) El papel como documento en s. el concepto de Archivo que tratamos en la archivstica se define como:
El archivo es un conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos por una persona fsica o jurdica, o entidad pblica o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad 1.2 DOCUMENTO: es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o MANUAL DE ARCHIVO Pgina 4
personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, pelculas
cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro. 1.3 DOCUMENTO ARCHIVSTICO: Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones peridicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIN, por lo que no es documentacin original y permanecen all a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarn slo mientras nos sean tiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo. En consecuencia, un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institucin desarrolla.
1.4 TIPOS DOCUMENTALES Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en: 1.4.1 DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.
1.4.2
DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc. 1.4.3 SERIE DOCUMENTAL Pgina 5
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Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, rdenes de compra, etc. 1.4.4 SECCIN DOCUMENTAL
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgnicas o dependencias de la Municipalidad Provincial. Ejemplos: Alcalda, Gerencia Municipal, Secretara General, Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de Planificacin, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorera, etc. 1.4.5 FONDO DOCUMENTAL
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial, etc.
1.5 CICLO DE VIDA DE DOCUMENTOS
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2.- PROCESOS TCNICOS EN LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Empezaremos por revisar el organigrama de la institucin, lo cual nos permitir conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta direccin, rganos de lnea, rganos de asesoramiento, rganos de apoyo, etc.; as como gerencias, sub-gerencias, departamentos, entre otras
Debemos informarnos acerca de la historia de la institucin (fecha de creacin, antigedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.) Revisaremos los documentos de gestin institucional Respetando el origen y la forma cmo han sido dispuestos originalmente los documentos. Finalmente, por Ley, es funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta su eliminacin o conservacin permanente, de acuerdo a su ciclo vital. Para ello existe un conjunto de procesos tcnicos archivsticos normados y reglamentados que detallaremos a continuacin: 2.1 ADMINISTRACIN DE ARCHIVO En cada institucin constituya un Sistema Colectivo de Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso, el mismo que est integrado por los Archivos de Gestin, los Archivos Perifricosy por el Archivo Central. Precisamente, este ltimo ser el que conduzca las labores archivsticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.
2.2 ALCANCE
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Determinar
los
principios
de
unidad,
racionalidad
eficiencia
de
la
administracin de archivos. Brindar servicios de informacin al Estado, a la ciudadana y a la investigacin.
2.3 NIVELES DE ARCHIVO Si bien en su mayora son similares en cada una de las entidades varan debido a la diferencia de actividades que realizan. Pero entre ellos podemos encontrar lo siguiente:
2.3.1 ARCHIVOS DE GESTIN U OFICINA, que conservan la documentacin quegeneran hasta el final de su tramitacin y durante el periodo de vigencia administrativa, que en lneas generales se estima de 3 a 5 aos.
2.3.2 ARCHIVO GENERAL, unidad especializada en las funciones de gestin, conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
2.3.3 ARCHIVO PERIFRICO: constituido opcionalmente como producto de la complejidad de funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas de una institucin que as lo requiera. 2.3.4 ARCHIVO HISTRICO, est encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con ms de treinta aos de originados. Sus principales fines son la investigacin y la difusin cultural.
3.- ARCHIVOS DE GESTIN O DE OFICINA. PRINCIPIOS BSICOS PARA SU ORGANIZACIN
Mantener un archivo de gestin correctamente organizado es fundamental, y eso se lo hace mediante la formacin de expediente y series documentales de acuerdo a los criterios archivsticos que estamos estableciendo.
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Cada entidad ha de tener un responsable, al menos, de su archivo de gestin.
El primer paso a seguir en la organizacin del Archivo de oficina es el de separar los documentos de apoyo informativo de la documentacin propiamente archivstica, siguiendo el esquema siguiente:
3.1 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS Consiste en un proceso tcnico archivstico en el que se desarrollan un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada departamento/ rea de una institucin. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales. 3.1.1 CLASIFICAR DOCUMENTOS: consiste en separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgnica y/o las funciones institucionales. 3.1.2 ORDENAR DOCUMENTOS: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico, numrico, alfanumrico, cronolgico, etc.
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Para nuestro manual se establecer el mtodo numrico que es el que consideramos ms efectivo y con menor posibilidad de error, ya que siguen una secuencia. 3.1.3 SIGNAR DOCUMENTOS:Es asignarles smbolos de codificacin para su rpida identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o nmeros o la combinacin de ambos.
3.2 DESCRIPCIN DOCUMENTAL Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin. 3.3 SELECCIN DOCUMENTAL Proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cules otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle: 3.3.1TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: A travs de este proceso archivstico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.
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3.3.2ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo General en el mbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comit Evaluador de Documentos, que se constituye en la mxima autoridad archivstica en cada institucin. IMPORTANTE.- Para proponer una eliminacin de documentos se requiere: Acta del ComitEvaluador de Documentos Inventarios de eliminacin Muestras de las series documentales a eliminarse.
3.3.3 PRSTAMO DOCUMENTOS DE GESTIN Cada vez que la oficina productora u otra requieran informacin, y sea indispensableretirar documentos del expediente para su reproduccin, se debe diligenciar el formatoFICHAS DE AFUERA.El prstamo de documentos de consulta o fotocopia, requerido por otras entidades opersonas particulares, debe hacerse solo con el visto bueno del coordinador de larespectiva dependencia. .
4.- CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener
la integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs de la implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe tomar en cuenta el principio que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar.
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Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de nuestros documentos. Estos son: el factor climatolgico, contaminacin ambiental, contaminacin biolgica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc. Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a: 4.1 EL LOCAL DE ARCHIVOS El local deber estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y tambin lugares excesivamente hmedos. Preferentemente se debe decidir por locales construidos con material noble, evitndose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.) El local de archivo debe tener bsicamente tres ambientes: rea de trabajo tcnico y administrativo, depsitos y rea de atencin al usuario (oficina). Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones elctricas y sanitarias debern conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivstico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal. 4.2 EL CONTROL DE LOS FACTORES EXTERNOS Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentacin, as como ventilar por medios naturales o mecnicos, sobre la base de la utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de mquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.) Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local slo en casos de extrema infestacin biolgica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los documentos. Slo se expondrn los documentos durante el tiempo necesario y evitar la oscuridad completa en los depsitos. 4.3EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivas evitar el uso excesivo de elementos metlicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades (cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible,
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se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos. Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) debern separarse de la documentacin en buen estado y restringir su servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauracin emprica. 4.4 MEDIDAS DE SEGURIDAD Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las medidas convenientes para evitar el robo de documentos. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general del agua al final de cada jornada laboral y revisarlos peridicamente. No mantener en el Archivo materiales inflamables(gasolina, petrleo, cera,
etc.). Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
5.- PERSONAL DE ARCHIVO: DELEGACIN DE OBLIGACIONES El personal de que labore en los depsitos de archivo debe ser altamente calificado, capaz deadministrar y desempearse en las reas archivsticas. Se debe establecer la cantidad de funcionarios que se requieren para las labores propiasde esta dependencia, teniendo en cuenta variables como servicios, estado deorganizacin y volumen de la masa documental.El personal vinculado debe tener vocacin hacia el trabajo archivstico, poseer conductaintachable y seguir los ms rigurosos principios de tica 5.1 ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
No. 1. DESCRIPCIN DE LAS TAREAS Elaboracin documentos oficiales nuevos. RESPONSABLE Las/los Asistentes de
cada rea (secretarias) 2. Codificar los documentos oficiales generados por las Las/los Asistentes de
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diferentes reas o unidades de negocio de la rea generadora institucin 3. Revisar los documentos oficiales nuevos Remitente la persona que firma el documento 4. Numerar y registrar los documentos oficiales Las/los Asistentes de
generados, cumpliendo con lo dispuesto en el inciso cada rea 5.7
5.2NORMAS TICAS DEL ARCHIVERO
El archivero tiene ante s la enorme responsabilidad de administrar y custodiar los documentos que son un valioso tesoro que la ciudadana le ha confiado. Debe tener siempre presente que la informacin pertenece a la ciudadana y debe estar siempre al servicio de ella en las mejores condiciones posibles. Los documentos deben ser manejados con sumo cuidado porque de lo contrario se deterioraran y finalmente acabaran perdindose irremediablemente. Por eso, cuando ocurre un robo de piezas documentales, o un desglose de legajos, o cuando se exponen los documentos ante la humedad, la insolacin, o cuando se les expone ante los destructores biticos (bacterias, hongos, insectos y roedores) se consuma una prdida irreparable. Todos los actos realizados por los archiveros estn sujetos a reglamentos y normas legales, por lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar, desaparecer o, sin escrpulos, vender documentos bajo su custodia. El archivero debe procurar constantemente la formacin de una conciencia archivstica en el pblico, a fin de que ste interprete cabalmente la funcin de los archivos y el papel de los propios archiveros. Por ltimo, los archiveros por su propia condicin de responsables estn prohibidos de mantener intereses de conflicto, obtener ventajas indebidas, realizar actividades de proselitismo poltico, hacer mal uso de informacin privilegiada y de presionar y/o acosar.
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CONCLUSIN Al elaborar este manual hemos concluido que es de vital importancia manejar una direccin definida y estratgica en la organizacin de los documentos de una entidad, ya que como se puede observar en el desarrollo del manual son tcnicas bsicas que hacen que el control de documentos y correspondencia no sea una tarea difcil ya que para su correcta administracin se necesita establecer pautas homogneas que sean usadas por los integrantes que manejan archivo. RECOMENDACIONES Todas las entidades deben establecer su propio manual de archivo ya que cada una de ellas poseen diferentes tipos de documentos, que aparecen segn las actividades que realizan, de esta manera se puede modelar los procedimientos segn las necesidades. Para realizar un manual de archivo se debe analizar el cronograma de la institucin y el historial de archivo para conocer que falencias tena en manual anterior o si este a su vez solo necesita reforzar algunas polticas.
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