Cdigo: TUTORIAL PARA MANEJO DE CAJA MENOR
DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA
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1. OBJETIVO Orientar al personal administrativo encargado de la caja menor del Departamento para que administre los recursos asignados de manera adecuada. 2. ALCANCE Inicia en el momento en que se solicita presupuesto para la vigencia y concluye con la legalizacin de la caja menor al finalizar la vigencia o en caso de cambio de Director Departamento. 3. DOCUMENTOS Y NORMAS RELACIONADAS Resolucin 1722 de 2010 Rectora . Disposiciones para el manejo de cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia. Resolucin 93 de 2011 Rectora. Resolucin anual que determina el monto y el nmero de cajas menores para la Universidad Nacional de Colombia. Resolucin 407 de 2004 Rectora. Parmetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto. Estatuto tributario. Art. 617 (Requisitos de facturacin) Instructivo para facturacin de Cajas Menores y Avances
4. CONSIDERACIONES GENERALES La asignacin de Caja Menor se solicita una sola vez por cada vigencia. La Decanatura de la Facultad asigna los recursos de acuerdo con lo establecido en la Resolucin emitida por la Rectora. Todas las adquisiciones que se realizan a travs de la Caja Menor deben tener su respectivo soporte, bien sea una factura o un recibo de caja menor (cuando se trata de gastos de comunicaciones y transportes). 5. PROCEDIMIENTO # ACTIVIDAD
1 Solicitar presupuesto para caja menor Revisar y dar tramite Evaluar preliminarmente la solicitud
DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTROS
Oficio
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De acuerdo con los gastos de caja menor de la vigencia anterior, solicitar y proponer una Director Departamento distribucin presupuestal y enviar a la Unidad de Departamento Administrativa Revisar la distribucin presupuestal y tramitar Jefe de Unidad ante el Preconsejo de Facultad con Administrativa observaciones si es necesario. Revisar la propuesta presentada y de Preconsejo de acuerdo con las observaciones realizadas Facultad por el Jefe de Unidad, evaluarla. La solicitud es aceptada?
Oficio revisado Oficio con observaciones
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTROS
Revisar asignacin y ajustar montos
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Evaluar la solicitud y asignar presupuesto Hacer entrega de los recursos de Caja Menor Identificar necesidad de compra
Evaluar y autorizar la compra
SI: Pasar a la actividad 5 NO: Enviar oficio solicitando ajustes y pasar a la siguiente actividad. Revisar y realizar ajustes a la solicitud de distribucin presupuestal teniendo en cuenta las observaciones efectuadas, ajustando el Director Departamento monto a los recursos y rubros disponibles y enviar a la Unidad Administrativa. Pasar a actividad 2. Revisar solicitud, asignar presupuesto de Consejo de Facultad caja menor y elaborar resolucin de Decano distribucin. Entregar al Director Departamento de Jefe Unidad Departamento los recursos de Caja Menor Administrativa para ser ejecutados Presentar la necesidad de adquisicin de materiales o servicios a la Asistente Departamento de Departamento, siempre y Docente o cuando se trate de gastos contingentes y que Administrativo se encuentren autorizados dentro de los rubros de caja menor. Segn la urgencia y los rubros autorizados para ejecutar por caja menor, la Asistente Departamento de Departamento revisa la disponibilidad de recursos en caja menor, evala con el Director Departamento de Departamento la viabilidad de la compra y la Asistente autoriza. Departamento Es viable la adquisicin? SI: Pasar a siguiente actividad. NO: Pasar a TUTORIAL PARA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS. Fin del procedimiento Realizar la compra con los proveedores autorizados previamente por el Departamento, por la Facultad o entregar el dinero al interesado para que realice la compra cumpliendo los trminos establecidos por la Universidad. Al final de cada mes o cuando estn por agotarse los recursos, elaborar relacin y resumen de gastos y enviar a la Unidad Administrativa anexando los soportes respectivos y solicitar el respectivo reembolso de los dineros gastados hasta completar los dineros asignados en la Resolucin inicial. Verificar que la solicitud de reembolso se ajuste a los valores y rubros asignados al Departamento y que la documentacin soporte se encuentra acorde con los requisitos de formalizacin de la adquisicin, para asignar recursos.
Oficio
Resolucin de decanatura Soportes de entrega
Autorizacin del gasto
Realizar la compra
Asistente Departamento
Control de gastos Registro libros contables (2)
10 Solicitar reembolso
Asistente Departamento
Oficio y soportes
11
Revisar y asignar reembolso
Jefe de Unidad Administrativa
Autorizacin de reembolso
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Se autoriza el reembolso? SI: Pasar a actividad 12 NO: Enviar a Decanatura. Pasar a actividad 3 Elaborar y firmar resolucin de autorizacin de reembolso.
RESPONSABLE REGISTROS
12 Elaborar Resolucin
13 Legalizar caja menor
14
Revisar y validar informacin
Es ultimo reembolso de vigencia o hay Decanatura Resolucin cambio de Director Departamento? SI: Pasar a actividad siguiente NO: Volver a actividad 6 Por cambio de responsable o por finalizacin de la vigencia, elaborar la relacin y el Asistente resumen de gastos de la vigencia, incluyendo Departamento Oficio y soportes todos los soportes respectivos y enviar a la Director Departamento Unidad administrativa para legalizar la caja menor Revisar documentos soportes para legalizar la caja menor, verifica y validar informacin de tal manera que concuerde con la Legalizacin de autorizado inicialmente. caja menor. Encargado de Unidad Comunicacin La documentacin esta correcta? Administrativa de ajustes. SI: Legalizar la caja menor en el sistema. Fin Acta Arqueos del procedimiento. NO: Solicitar ajustes a documentacin, pasar a actividad 12.
6. FLUJOGRAMA (ANEXO)
GUIA
