Gestin de proyectos
BIBLIOGRAFA BSICA Chase, R.B.; Aquilano, N.J.; Jacobs, F.R. (2000): Administracin de Produccin y Operaciones (Santa Fe de Bogot: McGrawHill). Domnguez, J.A.; lvarez, M.J.; Domnguez, M.A.; Garca, S.; Ruiz, A. (1995b): Direccin de Operaciones: Aspectos Tcticos y Operativos en la Produccin y los Servicios (Madrid: McGrawHill). Heizer, J.; Render, B. (2001b): Direccin de la Produccin. Decisiones Tcticas (Madrid: Prentice Hall). Krajewski, L.J.; Ritzman, L.P. (2000): Administracin de Operaciones (Naucalpan de Jurez: Pearson Educacin). Larraeta, J.C.; Onieva, L.; Lozano, S. (1988): Mtodos Modernos de Gestin de la Produccin (Madrid: Alianza Editorial).
Objetivos
Identificar los factores de xito de la administracin de proyectos Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administracin de proyectos Representar grficamente una red de actividades Identificar la secuencia de actividades crticas de un proyecto Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un coste mnimo
NDICE
Introduccin. Factores crticos en la Administracin de Proyectos. Mtodos de planificacin en red. Pert con certeza: construccin. Variantes del Pert con certeza. Otros mtodos de clasificacin de actividades.
Definiciones preliminares
PROYECTO:
Es un esfuerzo temporal Llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo
Principio y fin definidos nico
Ejemplos de proyectos
Adquisicin de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificacin de nuevas localizaciones Ejecucin de auditorias Campaas publicitarias Administracin de una campaa de ayuda en desastres Certificacin de calidad Alianza estratgica
Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costes
FASE III Implementacin FASE IV Organizacin Cierre Comunicacin Desarrollo Negociar desactivacin Liderazgo del Proyecto Reduccin progresiva Motivacin equipos proyecto Tomar decisiones Resolver problemas Evaluacin Final Monitoreo Lecciones aprendidas Accin Correctiva
Concepcin
FASE II FASE I Desarrollo
Concepcin Plan de Recursos
Personal objetivos Establecer Materiales Investigar Equipos Fondos Cierre Implementacin
Estudiar alternativas Establecer criterios Plan General Estimar programa Alcance
Tiempos Presupuesto Desarrollar Costes
Preliminar
Riesgos
Aprobacin
Especificaciones Tiempo
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Factores crticos en la Administracin de Proyectos
Sistema de Administracin
Gerente de Proyecto
Equipo de Proyecto
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
Responsabilidades integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas reas de la organizacin para alcanzar los objetivos del proyecto definir la metodologa de trabajo proveer recursos asegurar contrataciones adecuadas evaluar progresos establecer medidas correctivas
Gerente de Proyecto
Equipo de Proyecto
Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto Representan generalmente reas funcionales u organizaciones Desempean roles especficos Su nmero suele variar durante el avance del proyecto Al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones
Equipo de Proyecto
Sistema de Administracin de Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo
Sistema de Administracin
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Coordinacin de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
Sistema de Administracin de Proyectos
ORGANIZACION MIXTA
Sistema de Administracin
Estructura de Matriz
Gerente Funcional Gerente Funcional
Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Gerente de Project Managers
Project Manager
Coordinacin Proyecto B
Project Manager
Project Manager
Personal afectado a Proyectos
Coordinacin del Proyecto A
Sistema de Administracin de Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director Ejecutivo
Sistema de Administracin
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinacin de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
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Mtodos de Planificacin de Red
Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre s que pueden representarse por un diagrama de red formado por nodos y arcos que representan las relaciones
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Creada en la dcada 50 Proyecto del misil Polaris de la Marina de EEUU Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
CPM (Critical Path Method)
Creada en la dcada del 50. Desarrollada por Remington Rand y Du Pont La programacin de operaciones de mantenimiento
PERT: ventajas
1. Disminuye la posibilidad de omitir tareas o
procesos que aparecern en el desarrollo tareas
2. Muestra la relacin existente entre distintas 3. Ayuda
a la comunicacin de ideas, contribuyendo a las instrucciones verbales objetivo.
4. Proporciona un clculo de tiempo muy 5. Da a conocer las tareas crticas para la
fecha de terminacin del proyecto.
PERT: ventajas
6. Prever necesidades de recursos, identificando
tipo, fechas y cantidades.
7. Identifica tareas con holgura. 8. Integra todos los elementos del proyecto y
facilita su seguimiento.
9. Facilita seales de alerta.
PERT: Etapas.
1. Definir los objetivos de forma operativa 2. Descomponer el proyecto en actividades y
definirlas
3. Definir la secuencia de actividades. Decidir que
actividad terminar para empezar otra. Determinar las interrelaciones entre las actividades. tiempo puede ser normativo, tcnico, jurdico, etc. holguras.
4. Calcular el tiempo necesario de cada actividad. El 5. Dibujar el diagrama: fechas tempranas, tardas, 6. Analizar el diagrama.
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El mtodo PERT en certeza: construccin.
La red es la representacin grfica de la secuencia de acontecimientos y de actividades, desde el acontecimiento inicial al acontecimiento final. Actividad: Parte del proyecto que consume tiempo y que por su naturaleza puede identificarse. Se transcribe o codifica en forma de letra (A,B,C,..) Actividad ficticia: No consume tiempo
El mtodo PERT en certeza: construccin.
Suceso, momento, nodo: Determinado por el inicio o conclusin de cada actividad. Habitualmente tiene tres valores: -el nmero - t1 o fecha temprana de inicio - t2 o fecha tarda del inicio. Holgura: es la diferencia entre la fecha de inicio temprana y la tarda. Camino crtico: Corresponde a la secuencia de actividades y sucesos (acontecimiento) que consumen ms tiempo. Se representa por una lnea doble o ms marcada.
El mtodo PERT en certeza: construccin.
Red de actividades en arcos
Actividades = arcos Nodos = eventos
S 3 U 4
S y T debern completarse antes de que se inicie U
El mtodo PERT en certeza: construccin.
Hay un solo nodo de inicio del proyecto y uno de final 2 actividades no pueden compartir los mismos nodos de origen y destino Los nodos se numeran de izquierda a derecha y de arriba abajo. No puede numerarse un nodo si le llegan actividades de nodos an no numerados
Ejemplo de PERT.
D, 15 I, 30 B, 30 A, 20 E, 10 f0
f1 F, 15 C, 20 G, 50 H, 5 J, 10
Los tiempos early y last.
Cada actividad tiene una duracin prevista de x unidades de
tiempo. Esta duracin se seala sobre cada una de las flechas del grafoPERT que la representa. El tiempo early de un nudo es la duracin del camino ms largo que conduce, desde el nudo inicial a dicho nudo. Se denomina tiempo last de un nudo al momento ms tardo en el que es admisible llegar a la situacin descrita por ese nudo de modo que no se retrase la ejecucin del proyecto sobre el mnimo imprescindible.
A Nmero del nudo B Tiempo early Tiempo last
Ejemplo de PERT.
3 20 70
G, 60 A, 20 f0
5
D, 40
1 0 0
70
70 7
B, 30
30
2 30
f1 E, 15
4 45 70
I, 40
155
155
F, 50 H, 35
C, 25
6 120 120
Holguras de las actividades.
Las actividades que no son crticas tienen cierto margen, u holgura, para su ejecucin. El tamao concreto de la holgura depender del momento en el que se alcanza el nudo de origen y de cuando se llegue al de destino.
Nudo i Ei Li
dij
Nudo j Ej Lj
La holgura: HT = Lj Ei dij
Ejemplo de PERT.
3 20 70
G, 60 A, 20 f0
5
D, 40
1 0 0
70
70 7
B, 30
30
2 30
f1 E, 15
4 45 70
I, 40
155
155
F, 50 H, 35
C, 25
6 120 120
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Distribucin de probabilidades
En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribucin de probabilidad beta
media
Clculo
La media se calcula ponderando
a + 4m + b 6
La varianza para cada actividad
ba ( ) 6
El Camino Crtico y las holguras
Las actividades crticas se caracterizan por: si sufren algn retraso se retrasa todo el proyecto El resto de actividades tienen margen para su realizacin: holgura. Tipos de holgura: TOTAL Lj-Ei-dij HTHLHI LIBRE
INDEPENDIENTE
Ej-Ei-dij=HT-Oj Ej-Li-dij=HL-Oi slo puede gastarse si no la gasto en la en las actividades propia actividad precedentes o en la la pierdo propia actividad
Anlisis de probabilidades
Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto
Te = tiempos en la ruta crtica
Varianza en la ruta
ba ( (Varianzas ) en la ruta crtica) 6
2
Probabilidad de terminacin en una fecha determinada
z = T Te
Tabla distribucin Normal
EJEMPLO PERT ESTOCSTICO
La empresa Montiel, S. A., est estudiando actualmente el prximo lanzamiento de un nuevo producto. Para ello desea planificar y programar el conjunto de actividades que el proyecto mencionado requiere. Las actividades que se consideran necesarias para llevar a feliz trmino dicho proyecto y las relaciones de dependencia y secuenciacin entre ellas, son las que se muestran en la tabla 5.1.
Nmero 1 II III IV V Actividad Actividad precedente del 1 1 II, III IV Actividad siguiente II, III IV IV V, VI VII
VI VII
Estudio mercado Puesta a punto del producto Estudio de la red de distribucin Estudio financiero Ejecucin de la campaa de publicidad y promocin Produccin Lanzamiento definitivo
IV V, VI
VII -
Dado que el producto es totalmente nuevo y no existen antecedentes, los expertos han estimado los tiempos de duracin de las actividades anteriores, exponindolos en la tabla 5.2. En base a toda la informacin anterior, se desea determinar. 1. El grato PERT representativo del proyecto. 2. El tiempo mnimo de realizacin de dicho proyecto. 3. El camino crtico y las holguras de las actividades. 4. La probabilidad de acabar el proyecto en un nmero de semanas menor o igual que 15. dem, menor o igual que 20. 5. El nmero de das que han de transcurrir para tener una probabilidad de acabar del 95 por 100, as como del 75 por 100.
Actividad 1 II III IV V VI VII Tiempo optimista 3 2 1 0,5 1 3 0,5 Tiempo probable 5 3 2 1,5 2 5 1 ms Tiempo pesimista 7 4 3 5,5 3 13 1,5
Teniendo en cuenta las relaciones de dependencia y secuenciacin entre las actividades necesarias para llevar a cabo el lanzamiento, el grafo PERT representativo de este proyecto es el que se muestra en la figura 5.1.
II I III F1 V F2
IV
VI
VII
Figura 5.1
2. Tiempo mnimo de realizacin del proyecto Dado que desconocemos el valor exacto del tiempo de duracin de cada actividad, y contamos con tres estimaciones sobre el mismo, supondremos que tales duraciones temporales se ajustan a la distribucin BETA, con lo cual podemos calcular la esperanza matemtica del tiempo de duracin de cada actividad y su desviacin tpica mediante las siguientes expresiones:
E (t i ) =
t 0 + 4t m + t p 6
t p t0 6
(t i ) =
siendo:
E(ti): Esperanza matemtica del tiempo de duracin de la actividad i. (ti): Desviacin tpica. t0: Tiempo optimista. tm: Tiempo ms probable. tp: Tiempo pesimista. En la tabla 5.3 mostramos los resultados obtenidos en la determinacin de las E(ti) y las (ti).
Actividad 1 II III IV V VI VII
t0 3 2 1 0,5 1 3 0,5
(Estimaciones temporales) tm tp 5 7 3 4 2 3 1,5 5,5 2 3 5 13 1 1,5 TABLA 5.3
E(ti) 5 3 2 2 2 6 1
(ti) 2/3 1/3 1/3 5/6 1/3 5/3 1/6
Podemos considerar que los E(ti) son los tiempos de duracin de las respectivas actividades y as, calcular los tiempos Early y Last de los nudos del grafo. Estos tiempos se calculan mediante las siguientes expresiones: TE(j) = mx (TE(i) + dij) TL(i) = mn (TL(j) - dij)
En base a los datos proporcionados por esta tabla, podemos afirmar que la ejecucin del proyecto tendr una duracin de 17 semanas. En la figura 5.3 representamos el grafo PERT
II I III F1 V F2
IV
VI
VII
Actividad del camino crtico Figura 5.3
4. Probabilidad de acabar el proyecto en un tiempo menor o igual que 15 y 20 semanas respectivamente. La duracin del camino crtico T viene dada por la suma de las duraciones de las actividades que lo componen, y, si los tiempos de duracin de estas actividades son variables aleatorias, T tambin lo es. En virtud del Teorema Central del Lmite se puede admitir que, para determinadas condiciones, T es una variable aleatoria que sigue una distribucin normal con media E(T) y desviacin tpica (T), siendo E(T) = E(tc1) + E(tc2) + + E(tck) 2(T) =2(tc1)+ 2(tc2) + + 2(tck) donde: E(T): Esperanza matemtica de la variable T. 2 (T): Variancia de la variable T. E(tci): Esperanza matemtica de la actividad crtica i, (i = 1, 2, ..., k; el camino crtico est formado por k actividades). 2(tci): Variancia de la actividad crtica L En nuestro caso, tendremos: E(T) = E(t1) + E(t2) + E(tF1) + E(t4) + E(t6} + E(t7) =5+3+0+2+6+1=17 2(T) =2(tc1)+ 2(tc2) + 2(tF1) +2(t4) +2(tc6) +2(t7)= =(2/3)2+(1/3)2+(0)+(5/6)2+(1/6)2= 73/18 por lo tanto: (T) =2,01 Luego T sigue una distribucin normal N(17, 2,01). Teniendo esto en cuenta, podemos calcular la probabilidad de acabar en menos de 15 y en menos de 20 semanas. Para ello ser necesario tipificar la variable T:
z =
T E (T ) (T )
o bien,
T = (T ) Z + E (T )
donde Z es la variable tipificada. En nuestro caso hemos de calcular: P[T 15] P[T 20] En el primer caso:
15 17 P[T 15] = P[| ( T ) Z + E ( T ) | 15] = P Z = 2 , 01 = P[Z 0,995] =0,1611
Es decir hay un 16,11 por 100 de probabilidades de acabar en 15 semanas o menos. En el segundo caso:
20 17 P[T 20] = P[| ( T ) Z + E ( T ) | 20] = P Z = 2 , 01 = P[Z 1,49] == 0,9318
Es decir hay un 93,18 por 100 de probabilidades de acabar el proyecto en 20 semanas o menos.
Consideraciones sobre costes
Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Coste Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible Coste Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costes, el coste de intensificacin para acortar una semana
Coste de intensificacin por semana = (CI CN )/(TN TN )
Relaciones entre costes y tiempo
8000 Coste Intensivo
Coste directo (euros)
7000 6000 5000 4000 3000 2000 0 5 Tiempo Intensivo 6
Suposicin de coste lineal
Coste de reducir el tiempo dos semanas
Coste Normal
9 Tiempo Normal
10
Programa de coste mnimo
Se determina el camino crtico Se identifican las actividades que tengan el coste de intensificacin ms bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo ms, u otra ruta se convierta en crtica o el aumento de costes directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos
NDICE
Introduccin. Factores crticos en la Administracin de Proyectos. Mtodos de planificacin en red. Pert con certeza: construccin. Variantes del Pert con certeza. Otros mtodos de clasificacin de actividades.
Otros mtodos de clasificacin de actividades.
rboles de decisin: encadenamiento de acciones necesarias para realizar una tarea. Diagrama de flujo (flow chart): sobre todo en la dispensacin de servicios en el interior de un establecimiento. Diagrama de Gantt: Permite indicar el tiempo previsto y el tiempo actual de cada una de las tareas. Sirve de calendario de operaciones para la ejecucin.
Grficos GANTT
Actividades A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo
Grficos GANTT
Actividades A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo
Traslado de Hospital Microsoft Project
Actividad A B C D E F G H I J K Descripcin Seleccionar personal administrativo y mdico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribucin fsica para la construccin definitiva Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes Predecesor
A B B A C D A E,G,H, F,I,J
Traslado Hospital Microsoft Project
Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y mdico Seleccionar lugar y realizar estudio Seleccionar el equipo Preparar planos y distribucin Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar Comprar equipo y supervisar entrega Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin
octubre noviembre diciembre enero Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 12 da
9 da 10 da 10 da 24 da 10 da 35 da 40 da 15 da 4 da 6 da
10 Instalar el equipo 11 Capacitar al personal de enfermera y ayudantes
Conclusiones
Solamente mediante la administracin de Proyectos se puede garantizar la coordinacin de diferentes actividades la disponibilidad oportuna de los recursos lograr los resultados del Proyecto en los tiempos programados a los costes presupuestados y la satisfaccin de los clientes del Proyecto
