REUNIONES EFICACES
Las reuniones son el procedimiento de trabajo por excelencia del equipo, donde tiene lugar el intercambio de ideas, la comunicacin y la convivencia del equipo; por ello requiere una preparacin y cuidado especial. LA PREPARACION Para que la reunin se desarrolle con xito la clave est en prepararla adecuadamente teniendo en cuenta que: No haya exceso de reuniones (reunionitis) y as podamos valorar la importancia de la reunin y prepararla con tiempo suficiente. Que la reunin sea atrayente por s misma e incite a los asistentes no solo a asistir sino a participar activamente.
Hay tres elementos a tener en cuenta en la preparacin de la reunin: 1. El reto: Qu motivacin superior o desafo nos lleva a plantearnos esta reunin? (conexin con la misin del equipo). 2. La meta: Qu queremos lograr hoy? 3. El plan: Cmo vamos a desarrollar la reunin (temas, medios y tiempos) para alcanzar la meta propuesta? Es importante elaborar una convocatoria escrita de la reunin en la que se informe de: El reto, la meta y el plan con el orden del da, la hora y el lugar de la reunin Cual va a ser la funcin de cada participante y lo que deben traer preparado para la reunin. Las normas de desarrollo como la puntualidad, el apagado de mviles, as como el compromiso con la escucha a todos/as y la colaboracin en la consecucin de la meta.
Cuidar el entorno de la reunin es otro de los elementos que transmiten la importancia de la misma y ayudan a crear una atmsfera positiva; asegurar que las sillas sean cmodas, poner agua, caf, folios, disponer los asientos en crculo etc, Respecto al tiempo, si la reunin va a durar ms de 2 horas es conveniente hacer pausas cada 1,5 horas a fin de poder asegurar la atencin de todos/as los participantes/as. INICIO DE LA REUNION Los primeros momentos son muy importantes para crear un clima de cooperacin y romper las tensiones de los/as que no se conocen o puedan tener miedo a hablar en pblico; por ello hay que presentar a todos/as y recordar el RETO y la META que nos ha llevado a esta reunin. En el mbito poltico es muy til apelar al reto que supone el servicio que prestamos y vincular directamente los logros de la reunin con las mejoras a la poblacin que pueden derivarse. Conocido y aceptado el reto, ahora la reunin es verdaderamente motivadora para los/as participantes, por lo que ya podemos entrar en el repaso del orden del da y del mtodo a seguir.
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DESARROLLO DE LA REUNIN E= MxC2 La E (Eficacia) de la reunin depende del M (Mtodo) pero especialmente del C (comportamiento de las personas que participan). Un mtodo ha de permitir: que todos/as se expresen con concisin y sin controversias innecesarias. que se centre en el orden del da y en la bsqueda de soluciones. que haya un formato adecuado para lograr consensos (votaciones, consensos en subgrupos)
En el desarrollo eficaz de la reunin, el papel del/la moderador/a es fundamental, por ello vamos a resaltar con mayor detalle sus funciones:
Dinamizar: Incitar a los/as participantes a que se expresen, animar a los/as
silenciosos/as, acallar a los que monopolizan el uso de la palabra, afrontar los bloqueos del grupo. Reformular y clarificar: utilizar un vocabulario comn al grupo, ayudar a los/las participantes a comprenderse bien, actuar como un espejo, no como un transformador, conseguir la visualizacin y aprobacin del grupo. Dirigir y controlar: El tiempo asignado a cada fase u objetivo, el cumplimiento del mtodo, los comportamientos de los/as asistentes, la dinmica del grupo.
PREGUNTAS PARA LA REFLEXIN Antes de convocar una reunin:
Hay otras formas de comunicacin distintas a la reunin por las que podamos conseguir este objetivo? (e-mail, telfono, reunin informal) Es suficientemente motivadora la convocatoria y el reto que supone esta reunin? Cmo podemos prepararla para que adems de cumplir con los objetivos suponga un evento especial?
Durante el desarrollo de la reunin: Estn todos/as los/as asistentes participando y centrados/as en el tema? Est el/la moderador/a dinamizando bien al grupo? Est el/la moderadora clarificando y conduciendo hacia las conclusiones?
Anima el/la moderador/a a poner en prctica los acuerdos?
LA TOMA DE DECISIONES EN LA REUNION La forma en que el equipo tome sus decisiones resulta fundamental no solo para la eficacia de la misma sino sobre todo para el compromiso de las personas con stas.
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Hay distintos formatos en la toma de decisiones a elegir en funcin de la situacin y de las caractersticas del equipo: ASPECTOS POSITIVOS Mayor rapidez. Apta en situaciones de crisis Sentimiento de orgullo de grupo. Ambiente facilitador de ms decisiones ASPECTOS NEGATIVOS Insatisfaccin Rechazo/no implicacin Peligro de pensamiento de grupo (tendencia a la conformidad con la mayora o con la autoridad) Fomenta la participacin Discrimina a las minoras cuando no puede tomarse por consenso Incremento de la satisfaccin. Mayor lentitud. No aplicable Decisiones ms a todas las decisiones enriquecedoras
Autoritaria Unnime
Votacin
Consenso
En general los equipos ms maduros se caracterizan por tomar la mayor parte de sus decisiones por consenso, de esta forma desarrollan el hbito de buscar soluciones de forma conjunta. CIERRE DE LA REUNIN La reunin se cierra con la redaccin y lectura del informe final que debe contener:
Cules son los resultados alcanzados Qu acciones concretas implican Quien/es son los/as responsables de cada accin Cuando se van a realizar/finalizar Donde se van a realizar Qu necesitan para realizarse
Es conveniente que el informe sea ledo para asegurar la aceptacin de todos/as y se refuerce especialmente el compromiso de actuar en la direccin acordada.
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DECALOGO DE LA REUNION EFICAZ
1. Orden del da Difundirlo tres das antes y recordarlo al comienzo de la reunin. Participantes Definir los participantes de la reunin. Preparar Hoja de Asistencia Carcter y Objetivo Establecer el carcter de la reunin (decisoria, interlocutoria, informativa, reparticin de tareas, etc.) y sobre esta base definir el objetivo principal que se pretende lograr. Duracin Respetar el horario de comienzo a fin. Conduccin Designar o elegir al inicio de la reunin al moderador, un(a) secretario(a), un controlador(a) de la hora. Preparar papelgrafo, pizarra o computadora con equipo de proyeccin para registrar principalmente las conclusiones. Mtodo de trabajo Lluvia de ideas, metaplan, . Establecer el tiempo destinado a la presentacin y/o discusin de los temas Definir el tiempo asignado a cada intervencin Las intervenciones deben estar alineadas al tema en discusin o anlisis. Forma o Mtodo de decisin Autoritaria, unnime, votacin consenso Balance de la reunin Objetivos esperados, decisiones tomadas. Tareas Distribucin de tareas y calendario. quin va a hacer que? Acta de la reunin Difundir rpidamente; ideal: redactar y difundir al final de la reunin.
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