重複のないデータをつくるUNIQUE関数
エクセルを扱っていると重複するデータで手を焼く事があります。大量のデータの中から目視で重複しないデータを探すのも気の遠くなる作業です。それを解決するUNIQUE関数って素晴らしいです。
重複の無いデータの作り方は色々ある
重複のないデータを作ろうとすると、エクセルでは様々な機能で色々と作成方法はあると思います。データタブの重複の削除や関数を駆使してみたりピボットテーブルやパワークエリからも作れます。もちろん「気合」があれば目視でもできますが……
こんな何千行あるかわからないデータを目視してては日が暮れてしまいます。
UNIQUE関数は使い方も簡単
環境によっては使えない場合もありますがUNIQUE関数が重複のないデータを作る時は
- 簡単で
- 素早くて
- 便利
です。使い方はシンプルでデータ範囲を指定するだけ。
4,610行の目視は苦行ですね。UNIQUE関数を使えばご覧通りです。初めて使った時には感動を覚えました。しかもコレは他の関数と組み合わせる事で威力を発揮します。
UNIQUE関数は列でも使える
重複と言うと「行の重複」をイメージしますが、UNIQUE関数は「列の重複」に対しても使えます。範囲選択の後に「TRUE」を選択又は入力するだけです。
すると結果は、ご覧通りで列にも有効な事がわかります。
使い方も簡単で、とても便利だと思いますので、使える環境の方は是非、一度使ってみて下さい。
それでは、次回も「エクセル＆ビジネス雑記」で会いましょう。
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エクセルの非表示は「見えない・わからない」
エクセルは表計算ソフトであるが見た目を整える事も仕事の一つ、見せたくないデータは見せたくない！
見えない「非表示」
右クリックで気軽に「非表示」
エクセルで集計したデータも、例えば上司に提出する際には見栄えを整える事もある。画像の１０月２日（D列）を見せたくない時には
- D列を選択して
- 右クリック
- 非表示
これで簡単に見えなくする事が出来ます。
見えない落とし穴
「非表示」は見えなくなります……。そう見えないのです。これが有効なのは「敢えて見せない」場合のみです。
使う事が重要です。特に部署等で共有している場合は話が変わってきます。見えない事によって「事故」が起こる可能性があります。例えば計算式の設定ミスとか……
見える「グループ化」
簡単に折りたためる「グループ化」
同じ「見えなくする」でも「グループ化」はパッと見でわかります。
- 非表示したい列を選択(ここではD列)
- データタブをクリック
- グループ化をクリック
すると画像の様に「+」マークが現れD列が見えなくなります。
この「+」をクリックするとD列が表示され「+」が「-」に変わります。
更に「-」をクリックすると、再度D列が見えなくなります。
このように、グループ化をするとクリックだけで、指定の行や列を表示したり隠したりする事が出来て、加えて見た目にもわかりやすくなります。
優しさの問題で「グループ化」を推奨
グループ化も非表示も「見せたくない行や列を隠す」と言う意味では一緒です。なので正解・不正解はありません。ケースバイケースで使い分ければ良いと思います。ただ、私としては
- パッと見てわからない「非表示」
- パッと見てわかる「グループ化」
であるならば「優しさ」と言う面で「グループ化」を推奨します。わかりやす方が良いですよね！しかも簡単に折りたためて表示・非表示の切り替えも楽々です！一人で完結する仕事であれば、どちらでも良いと思いますが、不特定多数の社員で仕事を共有した時のデータは、誰が見てもわかりやすい方が「優しい」ですね。過去に私も引き継いだエクセルでも非表示に気付かずに苦労した思いもあります。エクセルでの劇的な効率化にはなりませんが、細かな「気遣い」も会社では必要ですね。
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エクセルで出来る事、出来ない事
エクセルにだって出来る事と出来ない事があります。万能だけど何でも出来るわけではりません。もちろん使い方を間違えれば言うまでもない結果となります。
文章良し！図形良し！表計算良し！
エクセルは万能です。文章も作る事が出来るし、図形で何かを表現もできる、もとろん表計算もばっちりです。ただ、エクセルは表計算ソフトなので得意分野を活かす方が良いと個人的には思います。文章はワードで作るとかが一例です。
得意不得意はあるので使い分けた方が便利です。
エクセルで出来る事
エクセルは広くビジネスで使われる表計算ソフトです。似た表計算ソフトも沢山ありますが、知名度ではダントツだと思います。広く使われると言う事は、使われる理由もあります。機能が豊富でうまく使えればとても便利です。一例として
- 関数
- ピボットテーブル
- パワークエリ
- VBA
業務能率化にどれも役立つ機能です。VLOOKUP関数について書いた過去の記事です。興味ある方は参考までに覗いてみて下さい。
エクセルで出来ない事
エクセルで出来ない事も沢山ありますが、先日遭遇した状況について綴ります。エクセルの機能の問題では無いのですが……。
Aさん「この商品とこの商品と……の受注額と原価を教えて？」
わたし「商品コードの一覧を貰えれば、そこにデータを入れます。」
Aさん「送っといたから宜しく」
で送られてきたデータがこちら、ちなみに商品コードは「ABで始まり5桁の数字で終わる」構成です。
下の三つが明らかに間違ってます。で私の手元のデータはコレ
前出のVLOOKUP関数を駆使した所で集計はできません。せっかくの便利な機能が使えません。おそらくAさんは紙で出力したデータを見て手入力をしたので入力ミスが起こったのだと思います。エクセルにはコピー＆ペーストと言う、これまた便利な機能がありますが……エクセルで出来ない事、と言うよりは、エクセルを便利に使う為の最低限の知識も必要と言う事です。使い方を間違えれば、エクセルに限らず出来ない事だらけだと思います。逆に知識があればあっただけ便利に使えるのもエクセルの良い点だと思います。参考までにコチラの記事も興味があれば……。
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エクセルで費用対効果と言う考え方
ビジネスの世界では良く「費用対効果」と言う言葉を耳にします。普段の生活とは無縁なビジネス用語かな……
良く聞く「費用対効果」とは？
ビジネスの世界では投資の判断に「費用対効果」を用いる事があります。大袈裟な話では無く、例えば「最新の設備を使えば、電気料が○○％」削減できるので実質的には設備の購入費用は○○年でペイできます。なんて売り文句の営業の電話が良くあります。
上記は簡単な例ですが20ヵ月使えば元は取れ、21ヵ月目からは最新設備の購入前よりもプラスになります。最新設備の購入額が「費用」に対して21ヵ月目からプラスになると言う電気代の削減が「効果」です。
エクセルで費用対効果とは？
私が考える「エクセルでの費用対効果」は
- エクセルの学習に費やした時間が「費用」
- それに対する業務での削減時間が「効果」
だと思ってます。これは資格試験等でも良く用いられる考え方です。難関資格等は膨大な学習時間を要する一方、思った様な所得を得る事が出来ない資格には「費用対効果が合わない」とか逆に、短時間で取得できるのに思いのほか所得が増える場合「費用対効果」が抜群とかです、実際は費用対効果が抜群な資格はあまり無い様な気がしますが……。
エクセルでは「関数」と言う便利な機能がある
では、エクセルでの具体例は？と言うとエクセルは表計算ソフトなので四則演算(足す、引く、掛ける、割る)はもちろんできます。また「関数」と言う便利な機能もあります。ここでは「足す」と、合計を求める「SUM関数」を比較したいと思います。
「足す」の場合は合計を求めるセルに「＝」を入力した後に合計するべき全てのセルをプラス(＋)で画像の様に繋ぎます。画像は10行しかありませんが実務では何千行・何万行とある事もあります。全て足していたら日が暮れますね……。
「SUM関数」の場合は合計を求めるセルに「＝SUM」と入力して合計する範囲をしているだけでOKです。上と比べるとメチャ楽ですね。
関数の恩恵を数値で確認すると
上記の違いを仮定の数値で数値化してみます。
わかりやすく1,500行を月20日間で集計する条件だと
(わかりやすくするためコピー機能は使わない前提)
「足す」の場合
1セル1秒で1,500秒かかります、毎日……
一方「SUM関数」の場合
長くて15秒でしょう
エクセルで比較してみましょう
極端な例ですが月に8時間以上の差が開きます。つまり丸一日分の労働時間を削減できます。この結果に対して「SUM関数」を学ぶのに8時間以上かかると1ヵ月ではペイ出来ない事となりますが、「SUM関数」は、どんなに頑張っても1時間あれば使える様になると思います。ショートカットキーだとShift+Alt+=を同時に押すだけですから……
費用は一律でも効果は個人差がある
上記の様な関数を学習対象にしても、職種や置かれた環境によって効果は人それぞれです。もっと高度に効率化するためにプログラミングの学習をスクールに通って、資格を取得して……、でも良いのですが、事務員が仕事を効率化するには目標が高すぎて「費用対効果」が合わない事もあります。目標高くプログラミングを極めるのもありですが、私の個人的な考えとしては「実務で良く使い、簡単に効率化できる機能」を学ぶのが「費用対効果」が良いと思います。具体的には
- 基礎的な関数
- ピボットテーブルの基礎
- パワークエリの基礎
全て基礎レベルで大丈夫だと思います。基礎さえ押さえていれば現代では「ググる」と言う強い味方がいます。大抵の事は上記の基礎知識と「ググる」を掛け合わせて解決できるでしょう。その中で興味があればピボットテーブルやパワークエリの応用を学べば良いと思います。特にパワークエリはメチャ簡単でメチャ便利な機能が多数あるのでおススメです。何気ない毎日の仕事や学習に「費用対効果」の考え方を取り入れてみると少し違う景色が見えるかもしれません。
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エクセルの新機能と価格について
AIの登場で技術の進歩のスピードが格段に速くなりました。エクセルも新機能や新関数が次々と出てきて個人的にはワクワクしかありません。
エクセルも新機能で便利に！
エクセルの機能で言うと、今まで非常に複雑で、相当詳しい人でないとできなかった処理が簡単に出来る様になりました。わかりやすい例で言うと「VLOOKUP関数」と言う検索にとても便利な関数があります。
とても便利で私も良く使っていましたが「右方向しか検索できない」と言う欠点がありました。この欠点を補うために「INDEX関数+MATCH関数」があります。
これは非常に便利ですが、関数の中に関数を入れる、いわゆる「ネスト」で私の経験上では「ネスト」を使えてる人はごく少数です。
そこで新関数の「XLOOKUP関数」ですが、VLOOKUP関数と使い方は似ていてVLOOKUP関数の弱点もカバーしています。また「INDEX+MATCH」の様な「ネスト」も必要ありません。少し前に出来なかった事が簡単に出来るようになりました。とても喜ばしい事です。
サブスクの登場で変わる価格
機能の進化と共に価格設定も変わって来ました。エクセルに限って言うと、買い切り版ではもちろん単体の販売もありますが、今は「Microsoft365」の契約がメインだと思います。2024/4/27時点では個人利用の「Pesrsonal」だと、月/1,490円になります。企業版の似たやつでは、月/1,874円です。金額の感じ方は人それぞれだと思いますが、私はプライベートでは「Microsoft365」の年払いで毎年セールのタイミングに比較的安価で更新しています。価格の比較をエクセルにまとめると、ざっくり下記の感じです。数字は若干丸めてあります。またパソコンの税法上の耐用年数4年を基準にしてみました。
1ヵ月が1,500円でも4年間で72,000円になります。72,000円あると、それなりのスペックのパソコンが買える気がしますが……。全く同じものの比較では無いですが、差額よりも72,000円が個人的には気になります。年払いなら少しはお得になりますが……。
「高い」か「安い」かは使う人による
この金額を「高い」と感じるか「安い」と感じるかは、一概には言えません、私も数年前までは「買い切り版」を使っていました。だって72,000円だから……。サブスクに切り替えたのは、エクセルの進化が凄いのと新関数とかが、とっても便利だと思ったからです。一方、私の働く会社の環境はいち早くサブスクに移行していました、なのでプライベートで勉強した新関数とかを会社で試すみたいなラッキーな状況も暫くありました。当時の私は「高い」と感じていたのでしょう。切り替えた時の過去の記事を参考までに。
ちなみにSNSとかでは、新機能や新関数をゴリゴリ使いこなしている方が沢山います、その方にとっては「妥当」若しくは「安い」なのでしょう。
実際、現場で新機能を使っているかと言うと……
実際に働いていて「新関数」が使われているエクセルを見るかと言うと「ノー」です。町工場勤務と言う環境もあるかと思いますが、見た事ありません。エクセルに関してだけ言うと「新関数」に限らず基本的な機能も、多くの人が使えてません😭ただ、Outlookでメールを使ったり、Teamsで会議を行ったりしているので、Microsoft365を全く使ってない訳ではありません。それでも、「従業員数x月額単価」の請求書を毎月見ると「高いな～」と思います。従業員の皆さんがバリバリ「新関数」とか使って効率上げまくりの仕事を行っていれば、そうは思わないですが……。
会社では「高いな～」と思っていますがプライベートではエクセル学習できてSNSへの投稿にも役立つので「妥当」と思って払っています。「安い」とは思っていません。
家電量販店では「オフィス付き」でパソコンが売られていて実際の価格は分かりにくくなっています。ただ、個人的にはプライベートで使うパソコンで、あまりエクセルとかワードを使わないのであれば「オフィス付き」で十分だと思ってます。WEB版で無料で使える事も出来るので、極端な話「無くてもOK」だと思ってます。ただ、私の場合、会社でもプライベートでもゴールデンウイークでもエクセルを使いまくるヘビーユーザーなので「サブスク」を使ってますが、「必要に応じて」切り替えるのが良いと思います。
私も「新関数」とか使えていない部分もあるので、この連休に使ってみようと思います。
それでは、次回も「ビジネス雑記」で会いましょう。
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寒さ対策：ホットコーヒーで仕事中の寒さに挑む！
今週のお題「最近飲んでいるもの」
仕事中の寒さにはホットコーヒーで挑む！
事務職の寒さ対策
朝は指が動かない
すっかり冷え込んできましたね。吐く息も白く冬の足音が聞こえて来ますね。寒い中でもサラリーマンは毎日毎日、朝から夜まで仕事です。夏場は気にならないのですが、ある程度寒くなると、私の場合は手の動きが悪くなります。普段の生活では気にならない程度ですが「事務職」と言う職種だと、朝からパソコンを立ち上げて、キーボードを打ちまくる事が多いので、指先の繊細な動きが要求されます。なので寒さで指の動きが悪くなるのは仕事の効率を落とすことになります。
寒さに対する防寒対策を考える
仕事の効率を落とすことは、無駄な残業を産みかねないので極力避けたいです。そこで、私なりに防寒対策を考えてみます。
- 会社のエアコンを経費の事を考えずに朝から全開で動かす
- 始業前に運動をして体を温めた状態で仕事に臨む
- 重ね着をしまくる
- 手袋をして通勤する
- ホットコーヒーで手を温める
それでは検証してみましょう。
会社や他人を巻き込む型
寒さの感じ方は人それぞれです。私は「寒い」と思っても「暑い」と感じる人がいるかもしれません、色んな人が集まるオフィスで働いているので
- 会社のエアコンを経費の事を考えずに朝から全開で動かす
は他人も巻き込むし、電気代が上がり会社からも怒られるかもしれません。もっとも、更に寒くなれば過剰な暖房でも誰も文句は言わないと思いますが……寒いですから……
自分自身で何とかする型
2.始業前に運動をして体を温めた状態で仕事に臨む
これは体にも良いし一石二鳥なのですが、朝の忙しいタイミングに運動は少し厳しです。
3.重ね着をしまくる
これは有効です。即実践できるし誰にも迷惑はかかりません「寒ければ着て、暑ければ脱ぐ」単純明快な方法ですが、指先は別問題となります。そこで
4.手袋をして通勤する
ですが、車通勤だと手袋で運転は少し危険な気がします。
ホットコーヒーに温めてもらう型
そこで、ホットコーヒーに温めてもらうも有効だと思います。自動販売機のホットコーヒーは、いつでも熱々な状態で、冷え切った指先にはありがたい存在です。
ホットコーヒーの注意点
仕事中に飲む時の注意点
寒い冬に非常にありがたい存在のホットコーヒーですが、事務職がパソコンを使いながら飲む時には注意が必要です。誰しも一度は経験があるかもしれませんが「こぼす」です。デジタル機器であるパソコン及び周辺機器は水に弱いです。機器にはこぼさないように注意が必要です。
缶コーヒーはスグに冷める
買った時は熱々の缶コーヒーも、少し時間が経つと冷めてしまいます。保温の性能はありません……。ある時、突然思い立って「電子レンジで缶コーヒーを温めれば」なんて事をやってみました。結論はやらない方が良いですね。色々危ないです。爆発までは行きませんでしたが、吹きこぼれたり、缶が熱くて触れなかったり……。なので温かいうちに飲み切るのがベスト。それでも仕事の都合で残った場合は、耐熱のコップに移して温めるべきだと思いました。
これで、心も体も「指先も」温まりますね。今週のお題「最近飲んでいるもの」はホットコーヒーです。仕事の効率を落とさない為のツールとしても使っています。
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積読を解消するための読書術
今週のお題「最近読んでるもの」
最新のビジネスの情報を手に入れようと、書店に並ぶビジネス書を買おうとしたが、頭をよぎるのは、繁盛店のラーメン屋の如く、本棚で私に読んでもらうのを順番待ちしている、少し前のビジネス本たち……彼らを読めば心置きなく買えるのだが……
積読(つんどく)を片付ける方法
本屋は私のホームグラウンド
子供の頃は、あれほど大嫌いだった勉強ですが、大人になった今は何故かとても勉強をしています。国語とか数学ではありません、ビジネス的な勉強です。学生時代にやり残した事がある訳でもありませんが、本屋に通いソレっぽいビジネス書を読むことでサラリーマンとしてレベルアップしたような気になります。最近はエクセルの本がお気に入りで本屋と同じレベルの品揃えが我が家の本棚にあります。
本屋に通うと何故か本が増える
本屋に通うと不思議と本が増えます。ただ買ってるだけですが……。自己投資とか思うと意外と予算とか考えないで複数のビジネス書を「まとめ買い」しています。そして溜まってゆく……。買った当初は読む気力で溢れていますが……。
本が溜まるメカニズム(私Ver)
ずばりYouTubeですね。以前も書きましたがダラダラYouTubeを見てしまいます。
なのでYouTubeを見る時間を減らして本を読む時間に充てています。ダラダラYouTubeを見ていると１時間なんてあっという間ですが、本を１時間読むとドット疲れます。これでは本は溜まりますね。
短時間でも毎日読書の時間を取る
当たり前の話ですが、毎日読書をすれば「積読」は減ります。ただ、最初は読書で疲れてしまい、やる気をなくすので「少ない時間でも良いから毎日読書を続ける」を目標に読書を体に染み付かせようと思います。
そうすれば１時間の読書も、あっという間、と言う感覚になるかもしれません。今の所１ヵ月位は継続しています。無理せずに継続しようと思います。
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