Zeitmanagement

Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje

2. Auflage

Haufe
2

Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek

Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbib
liografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über [Link]
abrufbar.

ISBN10: 3448072850
ISBN13: 9783448072853
BestellNr. 007380002

1. Auflage 2003 (ISBN 3448051934)

2. aktualisierte Auflage 2007

© 2007, Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Niederlassung Planegg b. München
Postanschrift: Postfach, 82142 Planegg
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EMail: online@[Link]
Internet: [Link]
Lektorat: Dr. Ilonka Kunow, Jürgen Fischer
Redaktionsassistenz: Christine Rüber

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen

Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken
oder ähnliche Einrichtungen vorbehalten.

Umschlaggestaltung: Simone Kienle, Stuttgart

Umschlagentwurf: Agentur Buttgereit & Heidenreich, 45721 Haltern am See
Cartoons: Werner Tiki Küstenmacher
Druck: freiburger graphische betriebe, 79121 Freiburg

Zur Herstellung der Bücher wird nur alterungsbeständiges Papier verwendet.

 3

TaschenGuides – alles, was Sie

wissen müssen
Für alle, die wenig Zeit haben und erfahren wollen, worauf
es ankommt. Für Einsteiger und für Profis, die ihre Kennt

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zen.

Kompetente Autoren erklären jedes Thema aktuell, leicht
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In der Gliederung finden Sie die wichtigsten Fragen und
Probleme aus der Praxis.

Das übersichtliche Layout ermöglicht es Ihnen, sich rasch
zu orientieren.

Anleitungen „Schritt für Schritt“, Checklisten und hilfrei

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freuen uns auf Ihre Anregungen.
4

Inhalt

6
Vorwort

7
Ihr Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement

8
Testen Sie Ihr Zeitverhalten
10
Ziele – wissen, wohin ich will
22
Das Wesentliche erkennen
26
Prioritäten setzen
33
Erfolgreich nein sagen
36
Die Balance im Leben finden

47
So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

48
Durch Planung Zeit gewinnen
51
Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln
55
Wie vorgehen bei der Tagesplanung?
61
Die Wochenplanung meistern
64
Arbeiten mit Checklisten
67
Zeitplanbücher und Handhelds
 5

So gestalten Sie Ihren Tag
79

Kampf den Zeitfressern
80
Meetings und Telefonate effektiver führen
87
Lernen Sie zu delegieren
94
Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
97
Die E
Mail
Flut bewältigen
101

So werden Sie Ihr Zeitmanager
107

Was für ein Zeitmanagementtyp sind Sie?
108
Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern
117

Stichwortverzeichnis
125
6

Vorwort
Haben Sie oft das Gefühl, der Zeit hinterher zu rennen? Oder
hetzen Sie von einem Termin zum anderen? Oder finden Sie
nie Zeit für das, was Sie schon immer einmal machen woll

ten? Dann ist es höchste Zeit für ein effektives Zeitmanage

ment.
In diesem TaschenGuide lernen Sie, wie Sie Ihren Tag und
Ihre Woche sinnvoll planen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Ziele
definieren, die richtigen Prioritäten setzen, mit Zeitfressern
besser umgehen sowie effektiver und effizienter arbeiten.
Neben bewährten Zeitmanagement
Techniken stellen wir
Ihnen eine Reihe von Hilfsmitteln vor, die Ihnen die Planung
erleichtern. Übungen und Checklisten runden den Band ab.
Gutes Zeitmanagement zu erlernen und zu perfektionieren
funktioniert nicht von heute auf morgen, es ist eine Lebens

aufgabe. Doch wenn Sie anfangen, die Grundregeln auch
umzusetzen, werden sich erste Erfolge schnell einstellen. Mit
etwas Disziplin werden Sie bald weniger Stress sowie die
Zeit und Freiheit haben, um das zu tun, was Ihnen wirklich
wichtig ist. Damit Sie jeden Tag genießen, auf große Verän

derungen hinarbeiten und Ihren Lebenszielen ein Stück
näher kommen können.
Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje
 7

Ihr Schlüssel zu effek

tivem Zeitmanagement

„Wenn ich nicht weiß,

in welchen Hafen ich segeln will,
dann ist kein Wind für mich der richtige.“
Seneca
8 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Testen Sie Ihr Zeitverhalten

Im Folgenden finden Sie acht kurze Fragen, die Ihnen helfen,
Ihr Zeitverhalten zu erkennen. Kreuzen Sie spontan an, wo
Sie heute stehen.

1 Ich habe klare Ziele, an denen ich mich ständig orientiere,

und weiß, was ich erreichen will.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

2 Für diese Ziele kenne ich Schlüsselaufgaben, die mich

weiterbringen, und setze eindeutige Prioritäten.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

3 Ich fühle mich ausgeglichen und kann negativen Stress

schnell sowie vollständig kompensieren – mein Leben ist
in Balance.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

4 Ich benutze eine sorgfältige Wochen
und Tagesplanung,

die ich ständig verbessere.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5
 Testen Sie Ihr Zeitverhalten
9

5 Ich verfüge über ein Zeitplansystem, das ich sinnvoll für

diese Planung nutze.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

6 Störungen und Unterbrechungen habe ich im Griff. Pa

pierkram und E
Mails bewältige ich souverän.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

7 Ich kenne meine Stärken und Schwächen und weiß, wo

mein größtes Optimierungspotenzial liegt.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

8 Ich habe die Einstellung „Ich kann es!” und einen Ak

tionsplan zur Verbesserung meines Zeitmanagements.

5
4
3
2
1 0 1 2 3 4 5

Wie Sie mit dem TaschenGuide arbeiten

Um den größten Nutzen aus diesem TaschenGuide zu ziehen,
greifen Sie sich als ersten Ansatz für Veränderungen die
Frage mit der niedrigsten Punktzahl heraus. Das ist das The

ma mit Ihrem höchsten Verbesserungspotenzial.
Die Fragen eins bis drei entsprechen den Überschriften in
diesem ersten Kapitel „Ihr Schlüssel zum effektiven Zeitma

10 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

nagement“. Díe Themen der Frage vier und fünf finden Sie
im Kapitel zwei „So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit“
behandelt, die der Frage sechs im dritten Kapitel „So ges

talten Sie Ihren Tag“. Die Fragen sieben und acht schließlich
sind Thema des letzten Kapitels „So werden Sie Ihr Zeitma

nager“.

Ziele – wissen, wohin ich will

In dieses Kapitel möchten wir Sie mit einer kleinen Ge

schichte einführen.

Warum Ziele so wichtig sind

Die kalifornische Küste lag nebelverhangen da an jenem
Morgen des 4. Juli 1952. 34 Kilometer westlich davon, auf
der Insel Catalina, watete eine 34
jährige Frau ins Wasser
und schickte sich an, in Richtung Kalifornien zu schwimmen,
entschlossen, diese Strecke als erste Frau zu bewältigen. Ihr
Name war Florence Chadwick. Sie war bereits die erste Frau
gewesen, die den Ärmelkanal in beiden Richtungen durch

schwommen hatte. Das Wasser war eiskalt, und der Nebel
war so dicht, dass sie kaum die Begleitboote ausmachen
konnte.
Millionen schauten über die nationalen Fernsehsender zu.
Mehrmals mussten Haie mit Gewehren vertrieben werden,
um die einsame Gestalt zu schützen. Die Müdigkeit war nie
ihr großes Problem bei diesen Schwimmleistungen gewesen
– es war die eisige Kälte, die ihr zu schaffen machte.
 Ziele – wissen, wohin ich will
11

Über fünfzehn Stunden später bat sie, steif vor Kälte, aus
dem Wasser geholt zu werden. Sie konnte nicht mehr. Ihre
Mutter und ihr Trainer, die im Boot neben ihr herfuhren,
sagten ihr, dass die Küste schon ganz nah sei. Sie drängten
sie nicht aufzugeben, aber als sie zur kalifornischen Küste
hinüberschaute, sah die Schwimmerin nichts als den dichten
Nebel und bat darum, herausgeholt zu werden. Stunden
später, als ihr Körper sich erwärmt hatte, kam der Schock
über ihren Misserfolg. Nur eine halbe Meile vor der kalifor

nischen Küste war sie aus dem Wasser gezogen worden!
Ein Reporter fragte sie: „Miss Chadwick, was hat Sie davon
abgehalten, diese letzte halbe Meile zu schwimmen?“ „Es
war der Nebel“, antwortete sie. „Wenn ich das Land hätte
sehen können, hätte ich es geschafft. Wenn man da draußen
am Schwimmen ist und sein Ziel nicht sehen kann …“

Ziele motivieren
Der Satz von Miss Chadwick wurde weltberühmt: „Es war
der Nebel – wenn ich das Land hätte sehen können, …“ Da
sie ihr Ziel aus den Augen verloren hatte, gab sie kurz vorher
auf. Dasselbe passiert tagtäglich vielen Menschen in allen
möglichen Lebens
und Berufsbereichen.
Erst klare Ziele helfen, herausragende Ergebnisse zu errei

chen. Nur wenn Sie wissen, wo genau sie hin wollen, können
Sie den genauen Weg dorthin festlegen und sofort die ersten
Schritte in die richtige Richtung gehen.
12 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Deshalb sind folgende Fragen so wichtig:

Was sind meine beruflichen Ziele?

Was sind meine geistigen Ziele? (Welche Fähigkeiten will
ich mir aneignen?)

Was sind meine familiären und gesellschaftlichen Ziele?

Was sind meine geistlichen Ziele? (Was will ich für meine
Seele tun? Was ist der Sinn meines Lebens und Tuns?)

Wo liegen meine finanziellen Ziele?

Wenn wir ein hochgestecktes Ziel erreicht haben, ist das nicht nur
Grund zur Freude und macht stolz, sondern spornt auch zu weiteren Leis

tungen an.

Was Ziellosigkeit bewirkt

Wenn wir keine Ziele haben, so können wir auch keine Pläne
für unser Vorgehen machen. Die großen Erfolgserlebnisse
bleiben aus, da wir ja selber nicht wissen, was wir überhaupt
erreichen wollen und als Erfolg definieren. Dies wiederum
führt zu Enttäuschungen und einem sinkenden Selbstwert

gefühl. Am Ende stehen schließlich Motivations
und Lust

losigkeit, die uns den Antrieb verlieren lassen, so dass wir
noch weiter davon entfernt sind, uns Ziele zu setzen usw. –
ein fataler Kreislauf.
Beispiel
Anton Krämer soll das Geschäft für Herrenbekleidung seines Vaters fort

führen, der sich aufs Altenteil zurückzieht. „Ich müsste den Laden mal auf
Vordermann bringen“, denkt er sich. „Hier ist alles so altmodisch.“ Doch
dazu müsste er viel Geld und Energie investieren. Ohnehin kein geborener
Unternehmer, steigt Herr Krämer nur halbherzig ein. Ständig unentschlos

 Ziele – wissen, wohin ich will
13

sen, ob er das Geschäft nun eigentlich weiterführen will, verändert er

nichts. So vergehen einige Jahre. Schließlich gibt Herr Krämer das Ge

schäft frustriert auf.

Der Kreislauf der Ziellosigkeit

Ohne Ziele geraten wir in eine Negativspirale, die sich immer weiter
nach unten dreht

Ziele machen erfolgreich

Doch es gibt einen Weg hinaus: Wenn wir beginnen, uns
zuerst kleine, einfache, aber erreichbare Ziele zu setzen, so
können wir auch den Weg zum Erfolg festlegen. Wenn wir
das Ziel schließlich erreichen, stärkt dieses Erfolgserlebnis
unser Selbstvertrauen. Wir fühlen uns gut und motiviert, wir
erhalten neue Energie. Wir bekommen Lust darauf, uns wei

14 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

tere Ziele zu setzen, die wir nun ein kleines bisschen höher
stecken können.
Wichtig ist, dass Sie sich die Ziele am Anfang nicht zu hoch
stecken. Sie sollen sich schon etwas anstrengen müssen, um
Ihr Ziel zu erreichen, aber es muss machbar sein (s. Seite 16).
Es ist übrigens belegt, dass klare, schriftlich festgelegte Ziele
Erfolg bringen:
Ziele und Karriere
Eine in den USA regelmäßig durchgeführte Langzeitstudie der Harvard
University zum Thema „Werdegang von Studienabgängern über einen sehr
langen Zeitraum” zeigt folgende Resultate:
83 % der Studienabgänger hatten keine Zielsetzung für ihre Karriere. Ihr
durchschnittlicher Dollar
Verdienst wurde als Vergleichsgrundlage heran

gezogen.
14 % hatten klare Zielsetzungen für ihre Karriere, hatten sie aber nicht
schriftlich festgelegt. Sie verdienten im Schnitt dreimal so viel wie die erste
Gruppe.
3 % hatten klare Zielsetzungen für ihre Karriere und hatten diese schrift

lich festgelegt – sie verdienten im Schnitt zehnmal so viel.

Vermutlich hätten Sie diese geringe Zahl nicht erwartet,

oder? Wenn Sie also jemanden auf der Straße anhalten und
ihn fragen: „Haben Sie ein schriftliches Lebens
oder Jahres

ziel?“, dann ist bei 97 % aller Befragten Fehlanzeige.

Die Harvard
Ziel
Studie macht übrigens noch einen weiteren Aspekt

deutlich: Schriftlichkeit zwingt zu gedanklicher Klarheit. Wer seine Gedan

ken nur im Kopf hat, und meint, dies sei ein Ziel, der irrt.

 Ziele – wissen, wohin ich will
15

Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt

Der Grund, weshalb viele Menschen um Ziele einen großen
Bogen machen liegt darin, dass sie in der Vergangenheit
enttäuscht wurden. Sie haben sich etwas vorgenommen,
dann jedoch haben sich die Dinge völlig anders entwickelt.
Eine Anekdote
Ein Zugreisender steht am Bahnsteig und wartet auf seinen verspäteten
Zug. Regen, Schnee und Hagel verschlechtern seine ohnehin schlechte
Stimmung noch weiter. Schließlich wendet er sich völlig empört an den
InfoPoint: „Wozu gibt es überhaupt einen Fahrplan, wenn sich eh niemand
daran hält?“ Der Servicemitarbeiter entgegnet daraufhin gelassen: „Woher
wüssten Sie, dass dieser Zug 20 Minuten Verspätung hat, wenn wir
keinen Fahrplan hätten?“

Diese kleine Anekdote zeigt: Nur wer ein Ziel hat, kann über
Abweichungen reden oder erkennen, dass er auf dem fal

schen Weg ist. Er kann sich von Situation zu Situation neu
entscheiden, wie er mit dieser Abweichung nun umgeht.
Bestimmte Umstände erfordern manchmal auch eine An

passung oder grundlegende Änderung des Ziels.

Unsere Definition für das Arbeiten mit Zielen heißt daher: Abweichun

gen managen.

Wie Sie Ziele formulieren

Ziele haben viele Kriterien. Zwei davon sind die wichtigsten,
aus denen sich alle anderen ableiten lassen:

Ziele sind messbar.

Ziele sind machbar.
16 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Messbarkeit
Messbar bedeutet, dass Sie mit Ihren Zielen die so genann

ten Polizeifragen – auch „W
Fragen“ genannt – beantwor

ten: Wer? Was? Wie viel? Wo? Wann? Warum?
Machbarkeit
Setzen Sie Ihre Ziele zwar hoch und herausfordernd, aber
nicht unerreichbar. „If you can dream it, you can do it.“ –
Dieser Satz stimmt so nicht. Jeder Mensch hat seine Gren

zen, und die äußeren Umstände erlauben nicht alles. Dies
gilt es optimistisch, aber realistisch zu berücksichtigen. Für
die meisten Menschen ist es z. B. völlig unrealistisch, in zwei
Wochen dauerhaft zehn Kilogramm abnehmen zu wollen.
Gleichzeitig unterschätzen viele jedoch, was im Laufe meh

rerer Monate oder Jahre alles möglich ist. Erwarten Sie ruhig
etwas von sich. Nur wenn Sie sich Großes vornehmen, kön

nen Sie auch Großes erreichen.

Formulieren Sie Ihre Ziele positiv motivierend

Um sich optimal auf die Erreichung Ihrer Ziele zu „program

mieren“, brauchen Sie eine positive und motivierende For

mulierung. Durch Verneinungen und negative Ausdrucks

weise hemmen Sie sich selbst. Formulieren Sie daher bei

spielsweise nicht: „Ich will nicht noch dicker werden, als ich
eh schon bin“, sondern: „Ich werde bis zum Jahresende mein
Gewicht von 85 kg halten und bis zum nächsten Sommer
auf 80 kg reduzieren.“
 Ziele – wissen, wohin ich will
17

„Wer vom Ziel nicht weiß, kann den Weg nicht haben. Wird im Kreise
dann all sein Leben traben.“ Christian Morgenstern

Aus Wünschen Ziele formulieren

Sind Formulierungen wie „Ich möchte mehr für meine Wei

terbildung tun“ oder „Ich will ein besserer Vater sein“ schon
ein Ziel? Erinnern Sie sich? Die Kriterien sind: Ist es messbar?
Ist es machbar? Damit wird klar: Die beiden Formulierungen
sind sicher machbar, aber nicht messbar.
Beispiel: Erfolg versprechende Zielformulierungen
Gute Zielformulierungen, die Ihnen helfen, gleich die ersten Schritte zu
gehen, wären beispielsweise:
„Ich werde morgen zur Volkshochschule gehen und mir ein aktuelles
Programm besorgen. Ich werde mindestens einen Sprachkurs in diesem
Jahr belegen und täglich mindestens 15 Minuten dafür üben.“
„Ich werde ab sofort jede Woche – komme was wolle – vierzehn Tage im
Voraus in meinem Kalender einen Termin für eine Stunde Tennis mit
meiner Tochter eintragen. Wir gehen zu Fuß zum Tennisplatz, damit wir
uns auf der Strecke ungestört eine halbe Stunde unterhalten können.“

Übung: Formulieren Sie aus Wünschen Ziele

Die folgenden Aussagen sind vage Wünsche. Machen Sie
daraus echte Ziele:

Ich möchte irgendwann mal einen Urlaub in Amerika ver

bringen.
_____________________________________________
18 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Ich möchte eine Führungsposition in der Firma haben und

mehr verdienen.
_____________________________________________

Ich möchte ein besserer Ehemann werden und mehr für

unsere Beziehung tun. Wir reden zu wenig.
_____________________________________________

Falls ich irgendwann mal Geld haben sollte, will ich einen
Mercedes M
Klasse fahren.
_____________________________________________

Ziele sind messbar und machbar, schriftlich fixiert und motivierend

formuliert.

Das Leben vom Ende her denken

Die folgende Übung hilft Ihnen herauszufinden, was Ihnen
das Wichtigste im Leben ist und ist eine wichtige Vorübung,
um langfristige Ziele zu setzen.
Nehmen Sie sich dafür mindestens 20 Minuten Zeit. Am
besten, Sie führen die Übung schriftlich durch. Schreiben Sie
Ihre Gedanken und Ergebnisse auf, damit sich Ihr Unterbe

wusstsein noch intensiver damit befasst und Sie später de

tailliert auf Ihre jetzigen Ideen zurückgreifen können.

Übung: Trauerrede
Stellen Sie sich vor, in fünf Jahren sind Sie Beobachter einer
Beerdigung. Es sind viele Leute erschienen, die alle sehr
ergriffen sind.
 Ziele – wissen, wohin ich will
19

Sie schweben über dem Geschehen, sehen interessiert in den

Sarg und dort drin – liegen Sie. Mehrere Personen halten
kurze und ergreifende Nachrufe: einer Ihrer Kollegen, Ihr
Chef, Ihr Ehepartner, Ihre Kinder, einer Ihrer Freunde und ein
Mitglied Ihrer Gemeinde oder einer sozial aktiven Gruppe, in
der Sie sich engagiert hatten. Alle Redner fassen jeweils in
wenigen Sätzen das Wichtigste zusammen, was Sie ihnen
bedeutet haben.
Notieren Sie: Was würden diese Leute sagen? Was wün

schen Sie sich, dass diese Leute von Ihnen sagen? Wie wür

den die Nachrufe lauten, wenn Sie bis dahin Ihr Leben exakt
so weiterlebten wie bisher?

Finden Sie Ihre Lebens
und Jahresziele

Nun geht es darum, daraus Ihr(e) Lebensziel(e) abzuleiten
und aktiv zu formulieren. Mit Hilfe der Ergebnisse aus der
obigen Übung sind Sie den Antworten auf die folgenden
Fragen schon sehr nahe. Fragen Sie sich nun:

Was will ich in meinem Leben erreichen?

Welche Träume und Wünsche habe ich?

Wer sind die wichtigsten Personen meines Lebens?

Überlegen Sie: Widmen Sie diesen Personen, Träumen und

langfristigen Zielen die Aufmerksamkeit, die sie verdienen?
Notieren Sie hier Ihr Lebensziel:
_______________________________________________
_______________________________________________
20 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Wichtig ist, dass Sie Ihr Lebensziel (oder Ihre Lebensziele)

auch im Alltag nicht aus dem Blick verlieren. Fragen Sie sich
daher immer wieder, ob Ihre momentanen Tätigkeiten dazu
beitragen, es zu erreichen.

Nächster Schritt: Ziele herunterbrechen

Ihr(e) Lebensziel(e) erreichen Sie nur, wenn Sie kontinuier

lich daran arbeiten. Schreiben Sie auf, was Sie dafür konkret
tun werden – in den nächsten Tagen, Monaten, in diesem
Jahr. Planen Sie dabei von oben nach unten.

Von den Lebenszielen zur Zeitplanung

Persönlichkeitsanalyse Lebensziel
führt zum …………………..

Was will ich mit meinem Lebenszielplan
Leben erreichen? .……….

Was will ich in den
Periodenzielplan
nächsten sieben Jahren
erreichen? ………………….

Was will ich im nächsten Jahreszielplan
Jahr erreichen? …………..

Was will ich im nächsten Monatszielplan
Monat erreichen? ……….

Was will ich morgen
erreichen? …………………… Tageszielplan

Quelle: [Link]
 Ziele – wissen, wohin ich will
21

Wenn wir große Aufgaben in mehrere Etappen mit Zwi

schenzielen zerteilen, haben wir die „Markierungsbojen in
der rauen See“, die uns zeigen, wie weit wir insgesamt ge

kommen sind und welche überblickbare Teilstrecke wir als
Nächstes in Angriff nehmen können. Dies bewahrt uns vor
dem Aufgeben.

Ziele – woran Sie denken sollten

1 Sie brauchen kurzfristige Ziele, um zu wissen, was Sie
heute tun. Sie brauchen langfristige Ziele, um Ihren kurz

und mittelfristigen Zielen Kontinuität sowie Bedeutung
und Ihrem Leben eine Richtung zu geben.
2 Behalten Sie Ihre Ziele nicht nur im Kopf. Schreiben Sie
sie auf, am besten in Ihr Zeitplanbuch. Arbeiten Sie daran,
eine ausgewogene Zeiteinteilung und Balance für alle Le

bensbereiche zu erreichen (mehr dazu ab Seite 36).
3 Konzentrieren Sie sich zu jeder Zeit auf Ihre Ziele. Fragen
Sie sich: „Hilft mir das, was ich gerade tue, um meine
Ziele zu erreichen?“ Wenn nicht, wechseln Sie zu einer
anderen Aktivität, die Sie wirklich weiterbringt.
4 Packen Sie jeden Tag zumindest ein wichtiges Ziel an.
Hören Sie nicht auf, bevor dieses Tagesziel erreicht ist. So
entwickeln Sie in kurzer Zeit die Gewohnheit, Ziele nicht
nur zu setzen, sondern auch zu erreichen.
5 Suchen Sie neue Wege zu Ihrem Ziel, wenn Sie aus der
Bahn geworfen wurden oder feststellen mussten, dass Sie
Fehler in Ihrem Plan hatten.
22 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Das Wesentliche erkennen

Dringendes ist selten wichtig und Wichtiges selten dringend.
Deshalb: Lernen Sie, Wichtiges von Dringendem zu unter

scheiden. Dabei hilft Ihnen das Pareto
Prinzip.

Die 80/20
Regel nach Pareto

Vilfredo Pareto lebte im 19. Jahrhundert und beschäftigte
sich mit Fragen von Reichtum und Einkommen, von
Grundstücken und deren Besitzer usw. Er stieß auf eine
Tatsache, die ihm höchst bedeutsam erschien. Er entdeckte
ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis zwischen
dem Anteil von Personen (als Prozentsatz der gesamten
relevanten Bevölkerung) und der Höhe des Einkommens oder
Reichtums dieser Gruppe. So etwa stellte er fest, dass in
verschiedenen Ländern 80 % des Vermögens bei 20 % der
Bevölkerung konzentriert waren. Bei Paretos Beobachtung
kommt es allerdings weniger auf die genaue Prozentvertei

lung an als auf die Tatsache, dass die Reichtumsverteilung in
der Bevölkerung berechenbar unausgewogen war.
Dieses Phänomen tritt auch in allen anderen Bereichen des
Lebens auf und wurde später in Bereiche wie Prozessopti

mierung und Zeitmanagement übertragen: Ein typisches
Verteilungsmuster zeigt etwa, dass 80 % der Wirkungen
durch 20 % der Ursachen bedingt sind, dass 80 % der Er

gebnisse auf 20 % der Anstrengungen zurückgehen usw.
Diese Regel lässt sich natürlich auch auf die Verteilung
unserer Zeit und die erzielten Ergebnisse übertragen.
 Das Wesentliche erkennen
23

Das Pareto
Prinzip zeigt: 80 % der Ergebnisse erzielen wir oft mit

nur 20 % unserer Zeit.

Weitere Beispiele für das Pareto
Prinzip

20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.
20 % der Produkte bringen 80 % des Gewinns.
20 % der Teppichfläche erleiden 80 % des Verschleißes.
20 % des Produktionsablaufs generieren 80 % der Fehler.
80 % der Wertschöpfung ergibt sich aus 20 % des Einsatzes, und die
verbleibenden 20 % des Wertes kommen von den restlichen 80 % des
Einsatzes.
24 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Konzentrieren Sie sich auf die wenigen entscheidenden Dinge. Um im

Leben voranzukommen, braucht man nicht alles zu tun und nicht alle
Aufgaben zu bewältigen. Filtern Sie die wichtigsten Sachen heraus.

Von der Effizienz zur Effektivität

Effizient sein bedeutet „Die Dinge richtig tun.“ Und zwar so,
dass wir in der geplanten Zeit zu einem möglichst guten
Ergebnis kommen. Das erreichen wir, indem wir notwendige
Tätigkeiten durch Optimierung der Arbeitsschritte so gut und
schnell wie möglich ausführen.
Effektivität bedeutet: „Die richtigen Dinge tun.“ Wenn wir
eine bestimmte Wirkung/ein Ergebnis erzielen wollen, dann
sollten wir das tun, was uns auch direkt dorthin bringt. Wir
arbeiten effektiv, indem wir uns zuerst um die wichtigsten
Dinge kümmern, anstatt sie in der Flut der anderen Aufga

ben untergehen zu lassen. Effektiv arbeiten bedeutet vor
allem, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die die größ

ten Erfolge bringen.

Effizient arbeiten: Tun Sie die Dinge richtig?

 Das Wesentliche erkennen
25

Beispiel: Effektiver und effizienter arbeiten

Wenn Sie viele E
Mails schreiben müssen, hilft es Ihnen, wenn Sie das
Zehnfinger
System beherrschen, um effizienter zu arbeiten. Auch Schnell

und Querlesetechniken sowie die Signaturfunktion Ihres E
Mail
Clients
sparen Zeit beim Abarbeiten der Nachrichten.
Das alles ist wichtig und gut, doch trotzdem sind Sie mit effizientem
Arbeiten alleine verloren, wenn Sie nach fünf Wochen Urlaub mehrere
hundert neue Nachrichten in Ihrem Posteingangskorb vorfinden. Hier hilft
nur noch effektives Abarbeiten: Sie suchen die wichtigsten Nachrichten
heraus und bearbeiten diese zuerst. Die restlichen Mails sortieren Sie
nach Absender und bearbeiten sie anschließend oder wenn sie relevant
werden. Alles, was Werbung ist, löschen Sie sofort; auch Newsletter
können Sie löschen oder Sie verschieben sie in einen Ordner, um sie
später zu lesen, etc. Diese Selektion fällt unter effektives Arbeiten.

Übung

Beschreiben Sie zwei Tätigkeiten, bei denen Sie vorwie

gend effizient arbeiten müssen.
1. ___________________________________________
2. ___________________________________________

Effektives Arbeiten: Wer das Richtige tut, spart Zeit.

26 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Beschreiben Sie zwei Tätigkeiten, bei denen Sie vorwie

gend effektiv arbeiten müssen.
1. ___________________________________________
2. ___________________________________________

Prioritäten richtig setzen

Prioritäten beinhaltet das lateinische Wort „prio“ (vor). Prio

ritätensetzung heißt, dass Sie sich täglich neu für das ent

scheiden, was Sie vor allem anderen erledigen wollen oder
müssen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Arbeiten mit dem Eisenhower
Prinzip

Das Eisenhower
Prinzip hilft Ihnen, Ihre Arbeiten systema

tisch nach Priorität anzugehen. Der erste Schritt dafür ist, zu
fragen: Sind die anliegenden Dinge wichtig oder dringend?
Laut Pareto sind 20 % unserer Aufgaben in aller Regel die
wichtigen Dinge. 80 % sind eher nebensächliche Dinge.
Dummerweise sind diese jedoch meistens dringend.
Wichtige Aktivitäten bringen Sie Ihren Zielen näher. Drin

gende Aktivitäten erfordern oder binden Ihre unmittelbare
Aufmerksamkeit, ohne dabei großen Einfluss auf Ihre Ziele
zu haben. Ihre Aktivitäten und Aufgaben mit der größten
Wichtigkeit, dem größten Einfluss auf Ihre Erfolge und das
Erreichen Ihrer Ziele dürfen niemals aufgeschoben werden,
um unwichtigeren Dingen den Vorrang zu geben.
 Prioritäten richtig setzen
27

Doch leider haben wir alle eine Tendenz in uns, zuerst die
Nebensächlichkeiten anzugehen. Die auf dem Schreibtisch
liegenden Drucksachen sind viel verlockender als das seit
Tagen verschobene entscheidende Projekt.
Finden Sie deshalb vor allem diejenigen Aufgaben heraus,
die den größten Einfluss auf Ihre Erfolge haben. Dabei helfen
Ihnen Prioritäten.

Um bessere Ergebnisse zu erreichen, müssen Sie mehr Zeit mit den

wichtigen Aufgaben verbringen.

Kleiner Test: Wichtig oder dringend?

Kreuzen Sie an (nur eine Antwort ist möglich):

1 Sie haben sich vorgenommen, an Ihren Jahreszielen zu

arbeiten. Diese liegen jedoch immer noch in der Schub

lade.
□ Wichtig oder □ dringend?
2 Soeben wurde die Zeitung angeliefert. Die Zeitung gleich
zu lesen, ist das
□ wichtig oder □ dringend?
3 Einmal im Jahr haben Sie sich vorgenommen zum Zahn

arzt zu gehen. Das Jahr ist vorüber und sie waren noch
nicht da.
□ Wichtig oder □ dringend?
Lösung: Frage 1: wichtig, Frage 2: dringend, Frage 3: wichtig.
28 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Aktivitäten nach Prioritäten einteilen

Das Eisenhower
Prinzip kombiniert nun beide Kriterien –
wichtig und dringend –, sodass vier Prioritätsklassen entste

hen. Für Ihre Planung müssen Sie alle anstehenden Aufga

ben analysieren und einordnen. So bekommen Sie eine
Rangfolge, was wann und wie abzuarbeiten ist.
Das Eisenhower
Prinzip

Das Eisenhower
Prinzip hilft, Prioritäten richtig zu setzen.

 Prioritäten richtig setzen
29

So sieht die Eisenhower
Rangfolge aus

A
Priorität: Das sind Dinge, die noch heute erledigt werden
müssen, weil sie dringend und wichtig sind (z. B. Krisen).

B
Priorität: Dinge, die wichtig sind, aber nicht unbedingt

heute erledigt werden müssen. Nehmen Sie sich regelmäßig
Zeit für die Bearbeitung Ihrer B
Aufgaben und setzen Sie
sich dafür Termine. Denn B
Aufgaben verursachen Ihren
Erfolg und bringen Sie Ihren Zielen näher.
Oft werden B
Aufgaben auf die lange Bank geschoben –
weil sie eben nicht dringend sind. Doch eine frühzeitige
Erledigung Ihrer B
Aufgaben lässt manches Problem gar
nicht erst entstehen.
30 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Beispiel: B
Aufgaben
Der Bericht für die Vorstandssitzung, der Ihnen die Beförderung einbringen
könnte und einen Monat Zeit hat, wird zur Krise, wenn Sie erst in den
letzten zwei Tagen alles hektisch zusammenschustern.
Eine B
Aufgabe für jemanden, der viele Schriftstücke verfasst, könnte
sein, das Zehnfinger
System zu erlernen. Auch wenn dies 30 Stunden Zeit
erfordert – durch das schnellere Tippen spart man in Zukunft viel Zeit, und
zwar umso mehr, je eher man mit dem Lernen des Systems beginnt.
Ähnliches gilt für Kundenumfragen, um Produkte zu verbessern und damit
den Absatz sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Eine B
Aufgabe im Privatbereich ist der regelmäßige Gesundheitscheckup
beim Arzt, der hilft, spezifische Risiken zu erkennen und ernsteren Erkran

kungen mit unter Umständen mehreren Wochen Arbeitsunfähigkeit als
Folge vorzubeugen.

C
Priorität: Dinge, die anscheinend dringend sind, aber

nicht wichtig. Hier gilt: Ruhig bleiben und wo möglich dele

gieren oder nein sagen. Damit gewinnen Sie Zeit für Ihre
wichtigen B
Aufgaben, die sonst untergehen.

D
Priorität: Das sind Dinge, die weder wichtig noch drin

gend sind – Sie können sie getrost dem Papierkorb anver

trauen oder, wenn es um Termine oder Aufgaben geht, absa

gen bzw. delegieren. Entscheiden Sie sich höchstens bewusst
 Prioritäten richtig setzen
31

und zeitlich begrenzt für die D
Aufgaben, die Ihnen Erho

lung und Entspannung an einem stressigen Tag bieten.

Beispiel: Prioritätenliste eines Produktmanagers

Priorität A: Projekt mit anstehendem Abgabetermin, Fehler in Produktions

straße vor Marktstart des Neuprodukts und Problem Auslieferung lösen.
Priorität B: neue Produkte planen, Verkaufszahlen prüfen und analysieren,
aktive Erholung, Networking, wichtige Großkundenanfrage beantworten.
Priorität C: Rechnungen prüfen sowie weiterleiten, weniger wichtige
Berichte lesen, einige Post; Umlauf, Entwerfen einer Anzeige für Prakti

kumsplatz, Produktionsdaten in Form von Diagrammen aufbereiten, Fotos
für die Projektpräsentation raussuchen und die Texte grafisch auflockern.
Priorität D: Werbepost, unaufgefordert eingesandte Angebote für nicht
benötige Produkte und Dienstleistungen, von Herrn Weber gewünschtes
Treffen zum Erfahrungsaustausch, Ketten
E
Mails mit Witzvideos angu

cken, verschiedene Landschaftsfoto
Bildschirmschoner durchprobieren.

Prioritäten setzen – so machen Sie es richtig

1 Teilen Sie jede Ihrer Aufgaben in die Prioritätenklassen A,
B, C und D ein. Durch diese Analyse trennen Sie die Spreu
vom Weizen.
2 Denken Sie daran: Wichtigkeit und Dringlichkeit sind
grundverschieden. Wichtiges bringt Sie Ihrem Ziel näher,
ohne aktuell dringend zu sein, Dringliches erfordert hin

gegen Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit.
3 Beachten Sie die Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor
Dringlichkeit. Nicht alles, was eilig ist, muss auch erledigt
werden. Nur so schaffen Sie es, sich nicht länger dem
Diktat der Dringlichkeit zu unterwerfen. Die Gefahr be

32 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

steht darin, sich in zu vielen dringlichen, aber relativ un

wichtigen Aktivitäten zu verzetteln.
4 Praktisch heißt das für Ihre Zeitplanung: Versuchen Sie
immer an der Nummer 1 Ihrer Aufgaben, Ihrer A
Aufgabe,
zu arbeiten – nicht an der Nummer 3 oder 4, ganz egal,
wie viel mehr Spaß diese Aufgaben vielleicht machen.
Wenn Sie mit Ihrer A
Aufgabe am Ende des Tages nicht
fertig geworden sind, machen Sie am nächsten Tag wei

ter. Machen Sie vorher nichts anderes.
5 Arbeiten Sie jeden Tag an einer langfristigen B
Aufgabe.
Sie müssen neben Ihrem Tagesgeschäft auch an die
„strategisch“ wichtigen Aufgaben und Ziele denken. Nur
so verursachen Sie bereits heute Ihre Erfolge von morgen!
Lebensrollen und das Kieselprinzip, das wir im Rahmen
von Balance (Seite 36) und Wochenplanung (Seite 61)
genauer erläutern werden, helfen Ihnen dabei.
Machen Sie sich klar, dass Sie nie genug Zeit haben werden,
um all das zu tun, was Sie alles tun könnten und was andere
gerne von Ihnen wollen. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Zeit
nutzen, um das zu tun, was Ihnen am wichtigsten ist und Sie
Ihren Zielen näher bringt. Die Zeit dafür können Sie nur
dadurch gewinnen, dass Sie nein zu den unwichtigeren
Dingen sagen und sie unterlassen.

Test: Setzen Sie die richtigen Prioritäten?

Zum Abschluss können Sie nun noch analysieren, wie Sie
Ihre Prioritäten setzen. Achten Sie darauf: Nur Ihre wirklich
wichtigsten Anliegen sollen A
und B
Priorität erhalten!
 Erfolg reich nein sagen
33

1 Wie viel Prozent Ihrer Zeit verbringen Sie in welchem der

vier Kreise (A, B, C, D, siehe Grafik Seite 28)?
A: _________ %
B: _________ %
C: _________ %
D: _________ %

2 In welchem Quadranten würden Sie Ihre Tätigkeiten des

nächsten Tages einordnen?
1. ________________________ = ____
Priorität
2. ________________________ = ____
Priorität
3. ________________________ = ____
Priorität
4. ________________________ = ____
Priorität

3 Schreiben Sie nun noch auf, was Sie reduzieren wollen

und welchen wichtigen Tätigkeiten oder Personen Sie
dafür mehr Zeit einräumen wollen.
Ich reduziere: __________________________________
_____________________________________________
Dafür: _______________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________

Erfolgreich nein sagen

Leider gibt es viele Situationen, in denen uns andere Leute
ohne triftigen Grund Zeit rauben. Vielleicht will Ihr Kollege
nur mal ein Schwätzchen halten, weil er gerade Zeit hat.
Oder Sie sollen für andere etwas erledigen, was eigentlich
34 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

nicht Ihre Aufgabe ist. Dagegen müssen Sie ankämpfen –

zumindest, wenn Ihnen das belanglose Gespräch oder die
Hilfe im Moment nur wertvolle Zeit raubt.
Natürlich sollen wir Zeit haben, wenn jemand etwas Wichti

ges von uns will oder uns braucht. Doch Hilfsbereitschaft
findet ihre Grenze, wenn ein anderer Sie nur für seine Ziele
einspannt. Oder wenn Sie vor lauter Hilfsbereitschaft nicht
mehr zu Ihren eigenen Dingen kommen. Wenn Sie nur noch
ja und nicht mehr nein sagen, werden Sie keine Zeit mehr
finden, um die Ihnen aufgetragenen Dinge oder Ihre eigenen
Ziele zu verwirklichen.
Das Wörtchen „nein“ ist somit das zeitsparendste Wort, das
es gibt. Seien Sie mutig! Sagen Sie bewusst nein, wenn
jemand etwas von Ihnen will, das Sie im Moment blockiert.
Wenn es die Sache wert ist, machen Sie einen Termin aus.

Mit einem Nein zur rechten Zeit schützen Sie sich vor Überlastung
 Erfolg reich nein sagen
35

Aber üben Sie vorher Ihr Nein so zu sagen, dass es nieman

den verletzt. Dies geschieht am einfachsten, indem Sie Ihrem
Gegenüber signalisieren, dass Sie Interesse an seinen Zielen
haben, aber ihm gleichzeitig erklären, dass Ihre jetzige Auf

gabenstellung Ihr Engagement nicht (mehr) oder im Moment
nicht zulässt.

Übungsaufgabe
1 Klären Sie für sich: Worin könnten die allgemeinen Grün

de liegen, warum Sie nicht nein sagen können oder wol

len? Was sind Ihre persönlichen Gründe oder Ihre Ängste,
die Sie daran hindern nein zu sagen?
2 Umsetzung: Wie können Sie nein sagen, so dass es von
Ihren Vorgesetzten, Kollegen oder Mitarbeitern akzeptiert
wird? Dazu können Sie mit Freunden oder Kollegen in ei

nem kleinen Rollenspiel einmal üben nein zu sagen.
Wählen Sie dazu eine beispielhafte Situation aus Ihrem
(Berufs
)Alltag, in der Sie künftig tatsächlich nein sagen
wollen. Überlegen Sie sich vorher gute Gründe für Ihre
Absage.

Eine Faustregel im Zeitmanagement lautet: Nein sagen, wenn möglich,

ja sagen, wenn nötig.

36 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Die Balance im Leben finden

Um Spitzenleistungen zu erbringen brauchen Sie ein Leben
in Balance. In diesem Unterkapitel geben wir Anregungen,
wie man trotz zunehmenden Drucks und Turbulenzen ausge

glichen leben kann.
Übrigens, auch Prof. Dr. Lothar J. Seiwert, Europas führender
Experte für Zeitmanagement und Lifeleadership®, sieht Ba

lance als den wesentlichen Faktor an, auf dem effektives
Zeitmanagement aufbaut.

Wo bin ich Druck ausgesetzt?

Die Frage: „Wer oder was macht mir Druck?“ ist nur persön

lich zu lösen. Überlegen Sie doch einmal, was Sie belastet:

Konflikte mit Kollegen

Konflikte mit Vorgesetzen

Arbeitssituation (zu viel, zu wenig Belastung etc.)

finanzielle Situation

Zeitproblem, zu viele Aufgaben

Krankheit

Konflikte in Beziehungen, etc.

Tragen Sie in der Liste auf der nächsten Seite ein, in welchen
Lebensbereichen Sie Druck oder Defizite verspüren.
Wenn Sie sich die Ergebnisse so anschauen: Können Sie mit
all diesen Dingen leben? In Balance leben? Oder kommt hier
ein großes Ungleichgewicht zum Vorschein?
 Die Balance im Leben finden
37

Meine Umwelt und ich: Wo liegen Belastungen vor?

Arbeit

Familie,
Freunde

Körper und
Gesundheit

Seelischer
Ausgleich

Finanzen

Durch die richtige Balance aller Lebensbereiche fühlen Sie

sich nicht nur ausgeglichener, sondern sind in allen Berei

chen leistungsfähiger. Wenn kurzfristig starke Belastungen
in einem Bereich an Ihren Nerven zerren, können Sie dies
durch die aus anderen Bereichen gezogene Energie wieder
ausgleichen.

Die Lebensrollen in Einklang bringen

Um auch in der Hektik des Alltags genug Zeit und Kraft für
alle Lebensbereiche zu haben und sich auf Ihre Schlüssel

aufgaben zu konzentrieren, hilft Ihnen das Konzept der
Lebensrollen. Eine Lebensrolle ist nichts anderes als ein
Bereich Ihres Lebens, für den Sie Verantwortung tragen.
Langfristig müssen Sie sich um jeden Bereich kümmern, und
zwar regelmäßig. Größere Defizite in einem Bereich wirken
38 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

sich sonst nach einiger Zeit auch auf Ihre Zufriedenheit und
Leistungsfähigkeit in allen anderen Bereichen aus.
Die vier Bereiche für ein ausgewogenes Leben sind:

Beruf,

Kontakt (Partner, Kinder, Freunde),

Sinn und

Ich (Sport, Hobbys, persönliche Weiterentwicklung au

ßerhalb des beruflichen Bereichs etc).

Füllen Sie nicht mehr als sieben Rollen aus

Finden Sie Ihre sieben wichtigsten Lebensrollen – mehr
sollten es nicht sein, denn sonst können Sie nicht alle gleich
gut ausfüllen. Sorgen Sie dafür, dass für Ihre Balance alle
Lebensbereiche vertreten sind.
Beispiele für Lebensrollen sind:

Vorgesetzte/r, Kollege/in, Abteilungsleiter/in, Betriebsrat,
Teamleiter/in, etc.

Tochter, Sohn, Freund/in, Ehemann; Ehefrau; Mutter;
Vater; Großmutter, Pate/Patin;

Hobbygärtner, Tennispartner, Schatzmeister, Vereinsvor

sitzender, Helfer beim Roten Kreuz.
Bedenken Sie: Sie sind auch noch für Ihre Finanzen und Ihre
Gesundheit, für Ihre Erholung sowie Ihr seelisches Gleichge

wicht verantwortlich.
 Die Balance im Leben finden
39

Erstellen Sie Ihren „Masterplan“

Am besten, Sie halten Ihre Lebensrollen und die damit ver

bundenen Ziele in einem Masterplan fest.
Nehmen Sie sich für das Ausfüllen des Masterplans (siehe
folgende Seite) mindestens 15 Minuten Zeit. Den Masterplan
sollten Sie mindestens einmal jährlich – zum Beispiel ir

gendwann rund um Ihren Geburtstag – in die Hand nehmen
und überarbeiten:
1 Ziehen Sie noch einmal Ihre Ergebnisse aus der Formu

lierung Ihres Lebensziels heran (Seite 19).
2 Bestimmen Sie Ihre Lebensrollen.
3 Bestimmen Sie dann ein Ziel für jede Ihrer Lebensrollen,
das mit Ihrem Lebensziel in Einklang steht.
4 Suchen Sie sich jede Woche je Lebensrolle mindestens
eine B
Aufgabe, der Sie mindestens 90 Minuten widmen.
Solange wir unsere Lebensplanung nicht überdacht und
festgelegt haben, können wir auch keine Verantwortung
übernehmen. Solange wir nur mit verschwommenen Lebens

zielen operieren, werden wir dramatische Umwege machen.
Wir werden Enttäuschungen erleben, Kraft einbüßen und
sehr viel Zeit verlieren. Planen Sie deshalb Ihr Leben! Formu

lieren Sie aus Wünschen Ziele und beginnen Sie damit, dar

auf hinzuarbeiten!
40 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Masterplan – ein Beispiel

Lebensrollen (Lebens
)Ziel Jahresziele

1. Projektleiter Coach für Projektleiter Projekt X erfolgreich
werden (inhouse oder abschließen; Leitfaden
selbstständig) erstellen
2. Mitglied im Quali
Zusatzwissen Quali
Wochenendseminar
tätszirkel tätsmanagement
3. Ehemann Gemeinsam gute Zeit gemeinsame Reise
und sorglosen Le
nach Indien
bensabend verbringen
4. Vater Meine Kinder nach Luise bei Bewerbung
unterstützen, Christian
ihren Anlagen fördern
musikalisch fördern
5. Vorsitzender Schachjugend aufbau
finanzielle Unterstüt

Schachclub en und fördern zung eines Turniers
6. Hobbykoch ein Kochbuch mit Re
ayurvedische Küche
zepten aus allen Erd
im Ursprungsland
teilen publizieren erlernen
7. Kirchengemeinderat Aufbau eines Bil
zwei Gemeindemitar

dungswerks beiter coachen

Warum über den Sinn nachdenken?

Warum und wofür schuften Sie sich täglich ab? Um irgend

wann einen Mercedes M
Klasse zu fahren? Oder weil es
Ihnen Spaß macht, Menschen zu trainieren? Oder weil Sie
gerne für andere die besten und zuverlässigsten Notebooks
bauen? Oder weil Sie schon immer als Redakteur einer Ta

geszeitung täglich die wichtigsten Neuigkeiten recherchie

ren und kurz, prägnant und objektiv darstellen wollten?
 Die Balance im Leben finden
41

Die Sinnfrage ist ein ganz wichtiger Aspekt des Zeitmana

gements: Sie ist entscheidend für unsere Arbeitsmotivation
und damit für unsere Leistung. Sie ist wichtig, damit wir
nicht irgendwann merken, unsere bisherige Lebenszeit für
etwas vertan zu haben, was uns im großen Überblick zweck

los erscheint. Die durchschnittliche Motivation durch eine
Gehaltserhöhung hält in den reicheren Nationen etwa zwei
Wochen an (sofern der allgemeine Lebensstandard gesichert
ist). Viele Mitarbeiter von Hilfsorganisationen wie dem Ro

ten Kreuz oder Helfer bei Flutkatastrophen, die selbst nicht
betroffen sind, leisten oftmals Erstaunliches ganz ohne Be

zahlung – einen Sinn hinter unserem Tun zu sehen, für den
sich alle Mühen lohnen, setzt beträchtliche Energien frei.
Vor allem aber müssen wir die Antwort auf die Sinnfrage
kennen, damit uns in Krisenzeiten nicht der Boden unter den
Füßen weggerissen wird. Wenn der Arbeitsstress unerträg

lich scheint oder einschneidende Ereignisse uns aus der
Bahn zu werfen drohen, brauchen wir eine Antwort auf die
Sinnfrage, um wieder aufzustehen und in der Spur zu blei

ben. Spätestens wenn schwere Krankheiten, Misserfolge,
Beziehungskrisen oder der Tod eines geliebten Menschen
unerwartet ins Leben einbrechen, stellt sich die Sinnfrage –
wenn man ihr vorher ausgewichen ist oder sich die bisherige
Antwort als nicht tragfähig herausgestellt hat.
Betrachten wir es noch mal von der praktischen Seite: Wenn
Sie über Ihre Ziele nachdenken (Seite 12) – für die Sie ja
eine bestimmte Zeit opfern wollen –, treffen Sie zunächst
eine ganz persönliche Entscheidung. Diese Entscheidung
42 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

hängt von Ihren Werten ab, die für Sie „Sinn machen.“ Sie
wollen etwa mehr für Ihre Familie da sein, weil die Liebe zu
und die verbrachte Zeit mit Ihrem Partner und Ihren Kindern
Ihrem Leben Sinn verleiht. Dann werden Sie Wege und Me

thoden finden, um sich die Wochenenden frei zu halten.

„Denn was hilft es einem Menschen, wenn er die ganze Welt gewinnt
und seine Seele verliert?“ Bibel

Warum und wofür leben Sie?

Jostein Gaarder stellt in seinem berühmten Buch „Sofies
Welt“ folgende Fragen:

Wie wird die Welt erschaffen?

Liegt hinter dem, was geschieht, ein Wille oder Sinn?

Gibt es ein Leben nach dem Tod?

Wie sollten wir leben?
Was ist Ihre Meinung dazu? Schreiben Sie die Gedanken auf.
Stellen Sie sich die Fragen: Ist das Leben sinnlos? Ist ein
Sinn vorgegeben? Welcher? Wie definiere ich den Sinn?
Ob Sie an Gott oder eine andere höhere Macht glauben, oder
ob Sie dies nach reiflicher Überlegung nicht tun – was auch
immer Sie für einen Sinn im Leben sehen, finden Sie die
Antwort auf diese Frage! Manche schieben diese Frage Jahre
oder Jahrzehnte vor sich her. Aber irgendwann kommt der
Zeitpunkt, an dem wir dringend eine Antwort brauchen. Und
es wäre schade, wenn wir uns dann fragen: Warum erkenne
ich das jetzt erst? Beantworten Sie diese Fragen also – nach
reiflicher Überlegung – bald!
 Die Balance im Leben finden
43

Den Antworten nach dem Lebenssinn können Sie auf vielfältige Art
näher kommen: Indem Sie sich z. B. selbst über Ihre Werte Gedanken
machen und sie niederschreiben, indem Sie mit anderen darüber sprechen,
die Bibel oder andere religiöse oder philosophische Bücher lesen, indem Sie
in sich gehen in Gebet oder Meditation.

Wie Burn
out vorbeugen?

Die seelisch bedingte Müdigkeit
Es gibt eine Müdigkeit, gegen die kein Ausschlafen und kein
Urlaub mehr hilft. Diese seelische Müdigkeit ist nicht mit
negativem Stress zu verwechseln. Stress resultiert aus kör

perlichen Fehlreaktionen, die dann eintreten, wenn wir uns
den Anforderungen einer bestimmten Situation nicht ge

wachsen fühlen – geistig oder auch körperlich.
Situationen, in denen Stress auftritt, sind typischerweise
schwierige Prüfungen, aber auch die Überlastung mit zu
vielen Aufgaben oder mit einer zu schwierigen Aufgabe bei
gleichzeitig hohem Druck von außen. Es können aber auch
Anforderungen sein, die unsere körperlichen Fähigkeiten
überfordern, etwa eine besonders steile Passage auf einer
Bergtour, für die uns jegliche Erfahrung fehlt. Ausgelöst
werden kann Stress also durch Angst und/oder Überlastung.
Unter dem so genannten Burn
out
Syndrom hingegen ver

stehen Experten ein Ausgebranntsein auf Dauer. Burn
out
kann durchaus auch eine Folge von lang anhaltendem Stress
sein. Es ist aber anders als Stress vor allem eine psychische
Überlastung, die von einem Fehlen jeglicher Motivation und
Lust begleitet ist. Wer ausgebrannt ist, dem erscheint das
44 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Leben als wertlos, der sieht in nichts mehr einen Sinn. Aus

gebrannte Menschen sind meist nicht mehr arbeitsfähig; sie
kommen an ihre ursprünglichen geistigen oder körperlichen
Leistungen nicht mehr heran. Ihnen ist jede Kreativität ver

loren gegangen, ihnen macht nichts mehr Spaß.
Umso wichtiger, diesem gefährlichen Syndrom, das in unse

rer Arbeitswelt gar nicht so selten auftritt, vorzubeugen.
Wenn Sie für sich den Sinn gefunden haben, Ihre Arbeit
Ihren Werten nicht widerspricht und wenn Sie Balance in
Ihrem Leben schaffen (siehe Seite 36), dann haben Sie be

reits wichtige Maßnahmen getroffen, mit denen Sie Burn

out vorbeugen.

15 Minuten täglich für mehr Lebensqualität

Wenn Sie sich oft gehetzt fühlen, sollten Sie versuchen,
täglich eine Auszeit zu nehmen:

15 Minuten Stille oder Meditation täglich sind eine Mög

lichkeit, Ballast wegzuschaufeln und den Blick wieder frei
zu machen für die Außenwelt.

Entspannungstechniken wie z. B. die progressive Muskel

entspannung nach Jacobson helfen Ihnen abzuschalten,
und geben wieder neue Kraft für den Rest des Tages.
Die „Säge schärfen“
Um auch längerfristig nicht auszubrennen, empfehlen wir
Ihnen eine regelmäßige Tätigkeit, die wir „die Säge schärfen“
nennen. Der Name kommt von dem blöden Witz mit dem
Waldarbeiter, der seit Stunden pausenlos Bäume sägt. Ein
 Die Balance im Leben finden
45

Unternehmensberater guckt eine Stunde zu und meint:

„Entschuldigung, würden Sie nicht schneller vorankommen,
wenn Sie einmal innehalten, etwas trinken und dann Ihre
inzwischen völlig stumpfe Säge schärfen?“ Da antwortet der
Waldarbeiter: „Das geht nicht. Ich habe keine Zeit für solche
Spielchen. Ich bin zu beschäftigt mit Sägen, ich bin bereits
hinter dem Zeitplan.“

Diese Anekdote spiegelt ein Phänomen wider, dem wir im Berufsleben

häufig begegnen. Ein Phänomen, das wieder viel mit Effektivität und B

Aufgaben zu tun hat – Sie erinnern sich: zur rechten Zeit das Richtige tun.

Übertragen auf das Zeitmanagement kann die Anekdote aber

auch bedeuten: Planen Sie regelmäßig Zeit, um Ihre „Säge
zu schärfen“. Achten Sie nicht nur darauf, Ihre Kräfte scho

nend einzusetzen, sondern tanken Sie vor allem Ihre Ener

gien rechtzeitig auf – bevor Sie sich völlig verausgabt haben
und „abstumpfen“. Regelmäßige Bewegung zwischendurch
und leichter Ausdauersport – am besten dreimal wöchent

lich eine halbe Stunde lang – fördern nicht nur die allgemei

ne Gesundheit, sondern auch den Geist und unserer Leis

tungsfähigkeit.
Neben Ruhe und Sport (sofern Sie nicht bereits im Beruf viel
körperlich arbeiten) sollten Sie sich auch ausgleichende
Tätigkeiten gönnen, die Ihren geistigen Horizont erweitern:
Falls Ihr Beruf nicht bereits mit viel Lernen verbunden ist,
könnten Sie etwa eine neue Fremdsprache erlernen, die Sie
gerne beherrschen möchten. Oder Sie erforschen die Ge

schichte und Geographie Australiens. Lernen Sie eine neue
46 Ihr Schlüssel zu effektivem Zeit management

Fähigkeit, wie Kuchenbacken oder Klavierspielen. Oder

betreiben Sie „Gehirnjogging“ mit Logikknobelheften. Was
auch immer – Hauptsache, es macht Ihnen Spaß und hilft
Ihnen, sich zu regenerieren.

Gönnen Sie sich einen Ruhetag

„Ich arbeite normal 18 Stunden am Tag, sonntags arbeite ich
nur sechs Stunden.“ So lautete die Beschreibung eines Un

ternehmers unter unseren Seminarteilnehmern zur Frage,
wie er den Sonntag nutzt. Wie fängt der Sonntag bei Ihnen
an? Mit der Sonntagszeitung vom Zeitungsmann? Mit der
Arbeit, die die letzten Tage liegen geblieben ist?
Manche Menschen empfinden den Sonntag oder Feiertage
als langweilig, öde und deprimierend. Weil sie sonst nur
arbeiten und den Stress brauchen oder aus welchen Gründen
auch immer. Schade, denn wir finden, der Sonntag ist die
Chance, sich wirklich auszuruhen und Abstand zu nehmen.
Immerhin garantiert der Staat an diesem Tag die äußere
Ruhe. Für die innere Ruhe sind wir selbst zuständig. Nicht
rastloser Übereifer ist angesagt, sondern ein echter Aus

gleich – ob allein, mit Freunden oder mit der Familie.

Überlegen Sie: Wie können Sie sich freimachen, um Kraft zu tanken für
sechs arbeitsreiche Tage, die dann wieder vor Ihnen liegen? Was entspricht
Ihnen und bringt Ihnen gleichzeitig den Ausgleich, den Sie dringend brau

chen, damit Sie Ihre Aufgaben auch schaffen, ohne irgendwann ausge

brannt zu sein?

 47

So planen Sie Ihre

Aufgaben und Ihre Zeit

Planen ist nicht jedermanns Sache. Und man kann

es mit der Planerei auch übertreiben. Doch schon
mit ein paar einfachen Planungstechniken können
Sie sich viel Zeit und Ärger ersparen.
48 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Durch Planung Zeit gewinnen

„Wer viel plant, kommt unter die Tyrannei des Terminkalen

ders.“ – „Manchmal ist es mir zu viel, alles aufzuschreiben.
Warum es nicht lieber gleich tun? Außerdem will ich mich
nicht immer festlegen. Schriftliche Planung tötet jede
Spontaneität.“
Diese Vorwürfe werden häufig erhoben. Aber sie stimmen
nicht. Wer richtig plant, gewinnt Zeit für Ungeplantes, Krea

tivität und andere Aufgaben. Wer plant, kann letztlich auch
spontaner agieren.
Viele von uns planen allerdings nicht, weil sie zu tätigkeits

orientiert sind. Am Ende geraten sie immer wieder unter
Druck und bewegen sich im Bereich vieler A
Aufgaben, die
sie durch rechtzeitiges Erledigen der B
Aufgaben hätten
vermeiden können. Vielleicht brauchen manche Menschen
den Adrenalinkick, den das „Feuerlöschen“ einer Krise mit
sich bringt. Oder es erscheint ihnen wesentlich spannender
und macht mehr Spaß als vorheriges Planen und rechtzeitige
Erledigung. Doch Sie sollten sich darüber im Klaren sein:
Beim Feuerlöschen reagieren Sie bloß und können nichts
mehr steuern. Zudem kosten solche Aktionen in der Regel
nicht nur viel Energie, sondern auch mehr Geld als ein gere

geltes und geplantes Routine
Vorgehen.

Planung ist der beste Weg, um aus dem Verhaltensmuster des bloßen
Reagierens herauszukommen und die Dinge rechtzeitig zu erledigen, damit
es erst gar nicht zur Krise kommt.

 Durch Planung Zeit gewinnen
49

Wer genügend Zeit in die Planung steckt, braucht weniger Zeit zur
Durchführung und gewinnt insgesamt mehr Zeit
Je komplexer und je umfassender übrigens eine Aufgabe
oder ein Projekt ist, umso mehr Zeit sollten Sie für die Pla

nung investieren. Denn je besser die Planung ist, desto mehr
Zeit sparen Sie hinterher bei der Durchführung. Auch sinkt
durch gute Planung die Fehlerrate oft beträchtlich.

Warum schriftlich planen?

Durch schriftliches Planen wird Ihr Kopf frei für das, was
aktuell ansteht:

Sie vergessen nichts mehr.

Sie schließen einen Vertrag mit sich selbst und tun die
Dinge dann auch eher.
50 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Planung macht Sie berechenbarer für Partner, mit denen

Sie im Team zusammenarbeiten.

Nur eine schriftliche Planung ermöglicht Ihnen Rückblick
und Kontrolle. Und das ist die Grundlage für die Opti

mierung der eigenen Arbeitsweise.

Gewöhnen Sie sich an, mit Hilfe schriftlicher Planung Prio

ritäten abzuwägen. Berücksichtigen Sie dabei aber Stärken
und Schwächen Ihrer Persönlichkeit.

Passen Sie die Methoden an

Dem einen fällt das überlegte Planen leichter als dem ande

ren. Wichtig ist: Vergewaltigen Sie sich nicht durch eine
Methode, die Ihnen nicht liegt. Probieren Sie die von uns
vorgeschlagenen, bewährten Methoden aus. Passen Sie sie
dann an Ihre individuellen Bedürfnisse an, nachdem Sie sie
beherrschen und einige Erfahrungen damit gemacht haben.
Dies gilt sowohl für die Technik als auch die Hilfsmittel.

Beispiel
Vielleicht können Sie mit einer großen Pinnwand und bunten Zetteln oder
einem Mind
Mapping
Programm für Ihren PC besser planen als auf einem
normalen Blatt Papier. Vielleicht hilft es Ihnen, bereits morgens auch die
kleinste Aufgabe genau zu planen. Oder kommen Sie weiter, wenn Sie
morgens nur Ihre fünf wichtigsten sowie die strategischen Aufgaben
planen? Sind Sie morgens schon voll leistungsfähig für die Tagesplanung
und erhalten Sie dadurch gleich einen Motivationsschub für die Aufgaben?
Oder bevorzugen Sie eine abendliche Rückschau, an die Sie wohl überlegt
die Planung des Folgetages anschließen?
 Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln
51

Grundregeln des Planens

Auf folgende Grundregeln sollten Sie bei jeder Planungstä

tigkeit achten:

Keine Planung ohne Termin.

Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit.

Notieren Sie alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine so

fort in Ihrem Zeitplanbuch oder auf Listen. Nur so behal

ten Sie in jeder Situation den Überblick und können sich
auf das Wesentliche konzentrieren.

Näheres dazu erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.

Sie sollten Ihre geistigen Kapazitäten nicht mit Aufgaben belegen, die
auch ein Zeitplanbuch oder ein elektronischer Planer übernehmen können.
Planen Sie schriftlich und halten Sie so Ihren Kopf für die wichtigen Dinge
frei!

Zeitbedarf und Zeitbudget

ermitteln
Wie viel Zeit verplanen?
Verplanen Sie nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit,
erfahrungsgemäß ca. 60 %. Die anderen 40 % sollten Sie für
Unerwartetes, vor allem Störungen und Zeitfresser, freihal

ten, damit nicht der Rest Ihrer Planung aus dem Lot gerät.
Außerdem kommen Sie so auch nicht in Schwierigkeiten,
wenn eine Aktivität mal etwas länger dauert als geplant.
52 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Die 60:40
Regel

Arbeitszeit
verplant für Aufgaben: unverplant für
Unerwartetes:
60 % 40 %

Bei einem Zehnstundentag bedeutet 60:40, dass Sie am

Morgen etwa sechs Stunden des Tages realistisch verplant
haben. Die weiteren vier Stunden halten Sie für unerwartete
Ereignisse und Verzögerungen frei, um flexibel reagieren zu
können. Wenn keine unerwarteten Dinge passieren, arbeiten
Sie einfach die nächste Aufgabe Ihrer To
do
Liste ab, die
nun erste Priorität hat. (Wie eine solche To
do
Liste aus

sieht, lesen Sie ab Seite 60.)

Vorbereitende Fragen zu Ihrer Planung

1 Wie viel Zeit der 60 % können Sie noch selbst verplanen?
Wie viel ist bereits durch feste Termine und Anordnungen
des Chefs vorgegeben? Schätzen Sie Ihre Prozentvertei

lung!
2 Identifizieren Sie wichtige Zeitfresser: Welche Art von
Menschen, Aufgaben oder Situationen „wollen“ oft uner

wartet etwas von Ihnen? Gibt es eine Gesetzmäßigkeit
dahinter? Welche?
3 Führungskräfte können in der Regel ihre Zeit freier und
selbstständiger verplanen als z. B. Hotline
Mitarbeiter;
dafür haben sie auch mehr unerwartete Ereignisse. Legen
Sie gegebenenfalls einen eigenen Schlüssel für sich fest,
 Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln
53

der zu Ihrem Arbeitsumfeld und Aufgabenbereich passt.

Sie müssen nicht sofort die „goldene Verteilung“ benen

nen können. Experimentieren Sie jeweils zwei bis drei
Wochen mit einem Wert, der Ihnen nach kurzer Überle

gung sinnvoll erscheint. Sobald Sie das Gefühl haben,
dass dieser Wert in der Praxis für Sie passt, bleiben Sie
dabei.

Gleichartige Arbeiten bündeln

Anstatt Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen,
macht es Sinn, gleichartige Arbeiten in der Planung zu bün

deln. Besonders hilfreich ist die Blockbildung in den folgen

den Bereichen:

Telefonate

Briefe oder E
Mails schreiben

Fachzeitschriften durcharbeiten

Spesenabrechnungen durchführen

Strategisches Arbeiten, Ziele planen usw.

Überlegen Sie: Welche Art Blockbildung können Sie prakti

zieren? Wann und mit welchen Einschränkungen?

Planen Sie störfreie Zeiten

Eine „stille Stunde“, eine Art „Sperrzeit für den Personenver

kehr“ bringt Ihnen einen enormen Produktivitätsgewinn.
Auch, wenn Sie zu den Menschen gehören, die gerne immer
ansprechbar sind, sollten Sie sich wenigstens eine Stunde
am Tag gönnen, in der Sie ungestört arbeiten können. In
54 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

dieser Zeit können Sie zum Beispiel konzentriert an einer

wichtigen B
Aufgabe arbeiten, ohne dauernd den Faden zu
verlieren.
Tragen Sie sich also eine „stille Stunde“ genauso wie eine
Besprechung oder einen Kundenbesuch – wie einen Termin
mit sich selbst – in Ihren Tagesplan ein, und zwar am besten
täglich.
Wenn Sie flexible Arbeitszeiten haben, könnten Sie dafür
eine Stunde eher kommen, bevor die meisten Kollegen zu
arbeiten beginnen, oder eine Stunde später gehen. Ebenso
könnten Sie Ihre Mittagspause etwas verlegen. So werden
bereits weit weniger Telefonanrufe oder Kollegen Sie unter

brechen. Am besten aber, Sie stellen das Telefon für diese
Zeit auf den Anrufbeantworter um oder vereinbaren mit
einem Kollegen, dass er die Gespräche in dieser Zeit für Sie
annimmt. Umgekehrt können Sie zu einer anderen Zeit das
Gleiche für ihn tun.
Überlegen Sie dann, wie Sie Ihrem Umfeld kommunizieren,
dass Sie in der betreffenden Zeit nicht gestört werden wol

len, z. B durch ein Schild „Bitte nicht stören“, eine ge

schlossene Tür usw. Wenn Sie jemand sprechen möchte,
bieten Sie einen Alternativtermin an. In vielen Arbeitsumfel

dern funktioniert es sogar recht gut, bestimmte Sprechzeiten
einzurichten, beispielsweise von 13:00 bis 16:00 Uhr. Nach
einer kurzen Eingewöhnungsphase, in der Sie hart, aber
freundlich auf diese Zeiten hinweisen müssen (solange kein
Notfall vorliegt), werden Sie überrascht sein, wie gut das
klappt.
 Wie vorgehen bei der Tagesplanung?
55

Reservieren Sie wann immer möglich täglich eine stille Stunde, in der
Sie ungestört arbeiten können.

Wie vorgehen bei der

Tagesplanung?
Berücksichtigen Sie Ihre Leistungskurve
Jeder Mensch unterliegt in seiner Leistungsfähigkeit wäh

rend des ganzen Tages bestimmten charakteristischen
Schwankungen. Man spricht gemeinhin von „Morgenmen

schen“ oder „Abendmenschen“. Keiner dieser beiden Grund

typen arbeitet besser oder schlechter als der andere – beide
arbeiten nur unterschiedlich.

Wie die Leistung am Tag schwankt

Grundsätzlich gilt: Die absolute Leistungshöhe und
tiefe ist
individuell verschieden, allen Menschen gemeinsam sind
jedoch die relativen, rhythmischen Schwankungen.
Nach dem Mittagessen schließt sich jedoch bei allen das
allgemein bekannte Mittagstief an. Wer versucht, dieses Tief
durch starken Kaffeegenuss zu bekämpfen, muss wissen,
dass er es dadurch nur verlängert. Ein Nickerchen nach dem
Mittagessen (optimal 15 Minuten), ein Spaziergang oder
eine halbe Stunde progressive Muskelentspannung verän

dern die Leistungskurve dramatisch und zahlen sich durch
die gewonnene Energie am Nachmittag auch zeitlich aus.
56 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Wer es sich leisten kann, sollte übrigens eine ähnliche Ruhe

pause nach dem Abendessen machen. Schon im Mittelalter
haben sich die Mönche durch solche kurze Nickerchen fit
gehalten für ihre nächtelange Arbeit an den Handschriften.

Welcher Leistungstyp sind Sie?

Seine persönliche Leistungskurve zu kennen, hilft die Arbeit
besser einzuteilen und effizienter zu arbeiten.
Vielleicht gehören Sie zu den Frühaufstehern – die immer
weniger werden, da das Fernsehen unsere Gewohnheiten
verändert. Wenn Sie morgens gut aus dem Bett kommen und
sofort wach und konzentriert an Ihre Arbeit gehen können,
Ihre Leistungshochs also etwa der Kurve in der folgenden
Grafik entsprechen, dann sollten Sie den frühen Morgen und
den Vormittag möglichst nutzen, um Ihre schwierigsten und
wichtigsten Aufgaben, die Ihre ganze Konzentration und
Leistungsfähigkeit verlangen, anzugehen.
Wenn Sie hingegen abends fit sind (siehe „Leistungskurve
des Abendmenschen“), dann nutzen Sie diese Zeit, um kon

zentriert einige Stunden ohne Unterbrechung zu arbeiten.
 Wie vorgehen bei der Tagesplanung?
57

Die Leistungskurve des Morgenmenschen

Der Morgenmensch erreicht sein Tageshoch früh am Morgen

Die Leistungskurve des Abendmenschen

Der Abendmensch ist zwischen 20 und 23 Uhr am produktivsten

58 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Achten Sie auch auf die Tagesstörkurve

Telefonanrufe, unangemeldete Besucher, überraschende
Besprechungen, Kollegen, die Rücksprache halten wollen –
zu bestimmten Zeiten häufen sich diese Störungen, wie die
folgende für den normalen Büroalltag typische Kurve ver

anschaulicht. Auch diese Kurve sollten Sie bei Ihrer Tages

planung berücksichtigen.

Tagesstörkurve

Zu bestimmten Zeiten nehmen Unterbrechungen zu

Aufgaben planen nach Stör
und Leistungskurve

Richten Sie Ihre Planungen nach Ihrer persönlichen
Leistungs
und Ihrer Störkurve aus. Wenn Sie z. B. einen
wichtigen Vertragstext ausarbeiten müssen, sollten Sie dies
zu einem Zeitpunkt tun, an dem sich Ihre Störkurve im un

teren sowie die Leistungskurve im oberen Bereich befindet.
 Wie vorgehen bei der Tagesplanung?
59

Dazu zeichnen Sie sich am besten Ihre Leistungskurve und

die Störkurve eines mehr oder weniger typischen Tages auf.
Finden Sie Nischen, die Ihnen die Nutzung Ihrer starken
Tagesform zu einer Zeit mit wenigen Unterbrechungen für
wichtige Aufgaben ermöglichen. Wann ist Ihre optimale
Stunde?

So erstellen Sie einen Tagesplan

Nun geht es daran, Ihren Tag konkret zu planen. Erstellen Sie
täglich abends Ihren Tagesplan für den nächsten Tag und zu
Beginn der Woche oder bereits am Ende Ihrer Woche den
Wochenplan.

Der Tag ist die kleinste und überschaubare Einheit Ihrer persönlichen
Zeitplanung. Wer sein Tagesgeschäft nicht im Griff hat, wird auch lang

fristige Ziele kaum erreichen.

Wir haben Tausende Menschen befragt, wie lange es dauert,

einen Arbeitstag gut zu planen. Die übereinstimmende Ant

wort lautet: acht bis zehn Minuten. Nehmen Sie sich diese
Zeit, um Ihren Tag zu planen.
Ein weiterer Rat zu Beginn: Fangen Sie früh an. Das heißt
einerseits, den Tag zu früher Stunde zu beginnen, um einen
guten, produktiven Start zu erwischen. Dies gilt insbeson

dere für Morgenmenschen (siehe Hinweise zur Leistungskur

ve). Und andererseits – und für alle Typen – heißt das: Fan

gen Sie sofort mit der wichtigen Arbeit an – und nicht mit
Kaffeetrinken, Small Talk oder Zeitunglesen.
60 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Arbeiten mit der To
do
Liste

Für den Tagesplan empfehlen wir die Arbeit mit einer To
do

Liste (auch Aktivitätenliste oder Aufgabenliste):
1 Planen Sie am besten am Vorabend den neuen Tag.
Schreiben Sie in einer To
do
Liste oder im To
do
Teil Ih

res Kalendariums alle Aktivitäten auf, die am nächsten
Tag zu erledigen sind.
2 Überprüfen Sie Ihre To
do
Liste, indem Sie Prioritäten
vergeben. Was aus der Liste muss heute erledigt werden?
3 Machen Sie sich eine zusätzliche Liste von kleinen Aufga

ben, die nur einige Minuten benötigen. Wenn Sie zwi

schendurch kurze Leerläufe haben, erledigen Sie eine
dieser Aufgaben.
4 Alle Aufgaben, die abends noch offen oder im Laufe des
Tages hinzugekommen sind, tragen Sie in eine separate
To
do
Liste ein.
To
do
Liste für den Tag

To do Priorität erledigt?
Herrn Neumann wg. PC anrufen B

Verpackungsdesign prüfen C
Monatsreporting für Vorstand A
Entwurf Produktbeschreibung B
Versch. Teesorten für Meeting C
Werbeprospekte überfliegen D
...
 Die Wochenplanung meistern
61

Die Wochenplanung meistern

Um Balance zu erzielen, regelmäßig Zeit in jede Lebensrolle
zu investieren sowie die B
Aufgaben besser in den Alltag zu
integrieren, sollten Sie eine Grobplanung auf Wochenebene
durchführen. Mit Hilfe des Kieselprinzips (nach Stephen R.
Covey u.a.: „Der Weg zum Wesentlichen. Zeitmanagement
der vierten Generation“, Frankfurt 1997) legen Sie auf Wo

chenebene quasi ein Fundament, auf das Sie dann später die
Tagesplanung aufbauen.

Eine Planung auf Wochenebene bietet genug Freiraum zur Verteilung

und mehr Platz für Pufferzeiten sowie Flexibilität, um kurzfristige uner

wartete Ereignisse und A
Krisen aufzufangen, ohne komplett durcheinan

der zu geraten. Gleichzeitig ist eine Woche noch gut überschaubar.

Planen nach dem Kieselprinzip

Stellen Sie sich das Kieselprinzip als folgendes Bild vor: Sie
nehmen einen großen Glaskrug und füllen ihn zu etwa 40 %
mit Wasser. Dann schütten Sie eine große Portion Sand
hinzu und kippen anschließend Kieselsteine darauf. Nun ist
der Krug bereits recht voll. Doch Sie müssen noch weitere
große Steine unterbringen. Aber schon beim zweiten droht
der Krug überzulaufen.
Dieses Bild symbolisiert einen hektischen, ungeplanten Tag,
an dem sich alles nach dringlichem Kleinkram – Wasser,
Sand und Kieselsteinchen – richtet und für große Aufgaben
kaum mehr Platz ist. Eine große Aufgabe mit der Priorität A
bekommen Sie vielleicht noch unter, weil sie nun mal be

62 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

sonders wichtig und dringend ist. Vielleicht muss auch noch

eine zweite A
Aufgabe unterkommen, weil es Sie sonst den
Kopf kostet (wichtiges Vorstandsmeeting, Projektabschluss
mit Großkunden). Also zwängen Sie beide in Ihre Tagespla

nung hinein. Doch schon mit den anderen Aufgaben kom

men Sie ins Schleudern. Und die großen B
Aufgaben, die Sie
weit nach vorne bringen und künftige A
Krisen vermeiden
würden, lassen Sie ganz liegen.

Beginnen Sie mit wichtigen Aufgaben

Wenn Sie besonders viel zu tun haben, sollten Sie nicht
einfach drauflosarbeiten. Überlegen Sie sich, was die größ

ten und schwierigsten Brocken sind, die anliegen, z. B. ein
Vertragsentwurf, Ihre Einkommensteuererklärung oder
wichtige Entscheidungen wie ein Autokauf. Diese „Brocken“
müssen Sie über den Tag hinaus planen.
Eine gute Planung auf Wochenebene sieht also so aus:
1 Im ersten Schritt bringen Sie die großen Steine im Krug
unter. Das heißt: Sie verplanen Ihre wichtigsten Prioritä

ten (A und B, siehe Seite 28). Ihre Wochenplanung sollte
aber nur so voll gemacht werden, dass noch Platz bleibt
für die weniger wichtigen Dinge – und für Pufferzeiten
(denken Sie an die 60:40
Regel, siehe Seite 52).
2 Danach füllen Sie um die großen Brocken herum „den
Kleinkram“ ein (Kiesel, Sand und Wasser). Hierbei handelt
es sich um die C
und D
Aufgaben. Viele von ihnen finden
auch in kleineren Lücken Platz: ein Telefonat, eine E
Mail,
das Überfliegen eines minder wichtigen Angebots usw.
 Die Wochenplanung meistern
63

3 Auch so passt vielleicht noch nicht alles in Ihre Woche –

aber was draußen bleibt, sind die unwichtigeren Dinge im
Vergleich zu den wichtigsten, für die Sie sich nun die nö

tige Zeit genommen haben.

Interpretieren Sie nicht zu viel in dieses Bild. Wesentlich ist: Wenn Sie
die großen Brocken zuerst einplanen, können Sie mehr davon erfolgreich
unterbringen.

Beispiel: Wochenplanung mit erfolgreicher Umsetzung

Herr Neumann lässt die Woche am Samstag mit einer halben Stunde
Planung der Folgewoche ausklingen. Er hält kurz Rückschau und fertigt
eine neue To
do
Liste mit allen unerledigten sowie neuen Aufgaben an,
wobei er die unwichtigeren unerledigten streicht, anstatt sie zu übertra

gen. Danach schaut er auf seine Liste mit seinen Lebensrollen und jeweili

gen Zielen. Er sucht sich jetzt für jede Lebensrolle eine B
Aufgabe heraus,
für die er an einem Tag der Woche 90 Minuten einplant. Am Ende der
Woche wird er so allen sieben Lebensrollen einmal Zeit gewidmet haben.
Wenn in der Woche bisher wenig feste Termine (Besprechungen, Reisen)
anliegen, fügt er an einigen Tagen eine weitere B
Aufgabe ein. Anschlie

ßend erstellt er einen Tagesplan für Montag: Ausgehend von seinem
Zehnstundentag verplant er insgesamt sechs Stunden für weitere Aufga

ben, wobei er die Zeit entsprechend ihrer Priorität reserviert.
Am Montag geht er nach seinem so erstellten Tagesplan vor. Ein Kollege
wendet sich mit einem kleinen Problem an ihn, für das er der Spezialist ist
und das er in einer halben Stunde gelöst hat. Er hat Glück – ansonsten
passiert nichts Unvorhergesehenes und er hatte sich nur um eine Stunde
bei der Planung verschätzt. Die restlichen zweieinhalb Stunden der unver

planten Zeit kann er also frei einteilen. Herr Neumann arbeitet jetzt noch
für eineinhalb Stunden weitere Punkte seiner To
do
Liste ab, plant am
Ende den Dienstag um das bereits vorhandene Gerüst (B
Aufgaben vom
Kieselprinzip sowie länger feststehende Termine mit anderen) herum auf
und beschließt, die letzte Stunde zum Gleitzeitabbau zu nutzen.
64 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Für die Planung auf Wochenebene hat sich das Kieselprinzip

am besten bewährt. Sie können es jedoch auch in der Tages

oder individuellen Projektplanung anwenden.

Eine nach diesem Kieselprinzip ausgerichtete Wochenplanung, die

zuerst Zeit für das wirklich Wichtige reserviert, um das sich dann alles
andere herum einfügen muss, stellt den Schlüssel für eine ausgewogene
Zeit
und Lebensbalance dar.

Arbeiten mit Checklisten

Für regelmäßige Termine und Aufgaben empfiehlt es sich,
Checklisten (wöchentlich, monatlich und jährlich) anzule

gen. Auf ihnen vermerken Sie alles, woran Sie routinemäßig
denken müssen.
Checklisten beantworten grundsätzliche Fragen wie:

Was gehört dazu?

Was kommt zuerst?

Sind die Voraussetzungen erfüllt?

Habe ich an alles gedacht?

Ist alles erledigt?

Wer konsequent mit diesen Instrumenten arbeitet, kann

bestätigen, dass Checklisten in bestimmten Arbeitsbereichen
enorme Zeiteinsparungen ermöglichen. Solche Checklisten
lassen sich übrigens nicht nur in der beruflichen, sondern
auch in der privaten Planung hervorragend einsetzen.
 Arbeiten mit Checklisten
65

Vorteile einer Checkliste

Das Arbeiten mit Checklisten spart Zeit.

Checklisten reduzieren das Fehlerrisiko, denn Sie müssen
bei wiederkehrenden Vorgängen oder gleichen Situatio

nen nicht immer wieder neu mit Ihren Überlegungen an

setzen.

Mit einer Checkliste bewegen Sie sich ständig auf dem
Pfad der Verbesserung. Wenn Sie eine Checkliste durch

arbeiten, entdecken Sie weitere Möglichkeiten, wie Sie
einen Arbeitsprozess anreichern und optimieren können.

Schließlich ersparen Ihnen bewährte Checklisten so man

che zeitaufwändigen Erklärungen. Wenn Sie Mitarbeitern
oder Kollegen eine Checkliste geben, können diese sich
mit bestimmten Aufgaben oder Erledigungen schnell ver

traut machen.

Wie Sie eine Checkliste anlegen

Eine Checkliste wird in der Regel so erstellt, dass man alle
Aktivitäten, die für die erfolgreiche Durchführung zu be

rücksichtigen sind, in eine sinnvolle Reihenfolge bringt. Das
Ganze sollte möglichst konkret und einfach gehalten wer

den. Alles, was erledigt ist, wird schließlich abgehakt.
Die einzelnen Punkte können Maßnahmen sein, die Sie bei
bestimmten Aufgaben ergreifen müssen, aber auch Voraus

setzungen, die erfüllt sein müssen, damit Sie zum Beispiel
eine gute Entscheidung treffen können.
66 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Beispiel: Checkliste zur Organisation eines Meetings

Checkliste: Meeting am … von … bis … Termin

Einladungen per Mail verschicken …

Besprechungszimmer reservieren

Technik anfordern

Teilnehmerliste erstellen und verteilen

Mittagsbuffet bestellen

Restaurant für abends reservieren

Alle Unterlagen einfordern

Unterlagen sammeln, ordnen, kopieren

Werbemuster neues Produkt verteilen

Wo und wann Checklisten einsetzen?

Im Prinzip können Sie Checklisten überall dort einsetzen, wo
gleichartige Tätigkeiten und Entscheidungen zu treffen sind,
ständig die gleichen Regeln zu beachten sind oder ähnliche
Prozesse ablaufen. Hier einige berufliche Beispiele:

Sie bereiten einen Vertrag vor.

Sie erstellen ein Arbeitszeugnis.

Sie führen ein Bewerbungsgespräch.

Sie planen ein neues Projekt.

Sie führen eine Marktbeobachtung durch.

Sie führen eine Kontrolle durch (z. B. Projektkosten).

Woran muss die Urlaubsvertretung denken?

Ein neuer Mitarbeiter kommt: Was ist zu erledigen?
 Zeitplanbücher und Handhelds
67

Auch im privaten Bereich sind Checklisten praktisch:

Sie müssen Ihre Steuerunterlagen vorbereiten.

Sie fahren in den Urlaub.

In der Familie werden Hausarbeiten verteilt.

Tipps für das Arbeiten mit Checklisten

Achten Sie auf Klarheit und Übersichtlichkeit. Nur Check

listen, mit denen Sie auch arbeiten, sind gute Checklisten.

Checklisten dürfen Sie nicht als zu starres Korsett be

greifen. Starten Sie einen Probelauf und korrigieren sowie
erweitern Sie eventuell Ihre Checkliste.

Fragen Sie Kollegen, mit welchen Checklisten sie bereits
arbeiten. Manches können Sie an die individuellen Erfor

dernisse des eigenen Aufgabengebiets anpassen.

In manchen Zeitplansystemen finden sich hilfreiche
Checklisten, etwa zur Reiseplanung. Dort können Sie auch
selbst angelegte Checklisten einheften.

Zeitplanbücher und Handhelds

Da wir nicht alles im Kopf behalten können, müssen wir
Notizen schreiben, zur Not auf lose Zettel. Doch die Zettel

wirtschaft kann schnell in Desorganisation münden. We

sentlich besser sind daher Zeitplanbücher und Handhelds.
68 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Verschiedene Systeme im Überblick

Mit To
do
Listen Aufgaben planen
Eines der einfachsten Mittel, Ihre Aufgaben effektiv zu be

wältigen, ist die To
do
Liste. Alles dazu Nötige ist in jedem
Haushalt und Büro vorhanden – sie können sofort anfangen.
Auf einer Seite schreiben Sie einfach auf, was heute unbe

dingt erledigt werden muss. Auf der anderen Seite können
Sie alles aufschreiben, was im Verlauf der Woche erledigt
werden muss bzw. bestimmte Bereiche abtragen. Fügen Sie
je eine Spalte für Priorität und Fälligkeitsdatum hinzu.
Die Nachteile der einfachen To
do
Liste: Termine, langfristi

gere Planungen mit Zeithorizonten, Adressen oder themati

sche Notizen haben dort keinen Platz (das alles täglich auf
ein und dasselbe Blatt zu notieren führt zum Chaos).

Wenn Sie noch kein Zeitplansystem benutzen, dann beginnen Sie

gleich jetzt mit ToDo
Listen zu arbeiten.

Kalender
Unerlässlich für die Planung vieler Termine ist der einfache
und kostengünstige Kalender. Egal ob Wandkalender, Tisch

kalender, Wochenquerkalender oder Taschenkalender:
Hauptsache, man hat ein Kalendarium mit etwas Platz für
tägliche Eintragungen. Obwohl in Deutschland jährlich so
viele Kalender verkauft und als Werbegeschenke kostenlos
weitergegeben werden, dass statistisch gesehen jeder drei
Kalender haben müsste, führen 50 % aller Deutschen keinen
 Zeitplanbücher und Handhelds
69

Kalender – nicht einmal die kleine Kunststoffkarte mit dem

Jahresüberblick im Portemonnaie.
Oftmals bieten simple Kalender nur Platz für ein bis drei
Termine pro Tag. Zudem sind sie nur für Termine gedacht
und bieten keinen Platz für Aufgaben.

Wenn Sie mit einem einfachen Kalender arbeiten, legen Sie zur Ergän

zung Ihre aktuelle To
do
Liste vorne hinein

Einfache Planer
Planer im unteren Preisbereich (um 10 €) bieten viel Platz
für Notizen und selbst angefertigte Formulare oder Check

listen auf Blankopapier. Die Kalenderteile sowie To
do
Listen
ermöglichen eine Tages
und Wochenplanung mit Prioritä

ten, und Platz für Notizzettel ist auch noch.
Oft ist bei Billigangeboten die Wiederbeschaffung des pas

send gelochten Kalendariums bzw. Notizpapiers schwierig
(z.B. im Oktober noch nicht verfügbar, im Dezember ausver

kauft und im nächsten Jahr nicht mehr erhältlich). Die Aus

wahl an passenden Formularen ist meist sehr begrenzt.

Zeitsparen beginnt dort, wo man nicht nur die „typischen“ ein bis drei
Termine (Zahnarzt, Meeting usw.) pro Tag festhält, sondern den Tag wie in
den vorherigen Kapiteln erläutert durchplant – und dabei den wichtigsten
Aufgaben feste Zeitblöcke zuordnet.

Besser planen mit professionellen Zeitplanbüchern

Professionelle Zeitplansysteme sind im Handel oder per
Direktbestellung ab 50 Euro erhältlich. In den Folgejahren
70 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

sind die Kosten niedriger, da der Ringbuchinhalt separat

gekauft werden kann. Sie bieten neben einem Kalendarium
für unterschiedliche Ansprüche auch Planungshilfen, Jahres

und Monatsübersichten, Checklisten, Notizblätter sowie z.B.
Informationen über Schulferien, internationale Feiertage
usw. Man hat zudem die Gewähr, dass man das ganze Jahr
über nicht nur Kalendarien, sondern auch ausgefeilte For

mulare und spezielles Zubehör erwerben kann. Die größten
Hersteller im deutschsprachigen Europa sind tempus,
Time/System, Success und fILOFAX.

Wenn Sie den PC für Ihre langfristige Planung nutzen und das Ganze
für die Tagesplanung ausdrucken möchten, gibt es bereits fertig gelochte
Blätter, die vom Drucker eingezogen werden können, um z.B. Ihre Daten
aus Outlook in das Format des Zeitplanbuches zu drucken.

Vorteile: Professionelle Lösung mit guter Systematik, zahl

reiche Planungshilfen, Monats
und Jahresübersichten, No

tizzettel und nützliche Informationen (z.B. Feiertage, Tem

polimits auf ausländischen Autobahnen usw.). Die Ring

buchhülle ist in verschiedenen Varianten erhältlich, oft sind
Material, Farbe und Größe frei wählbar. Sie bieten Platz für
Schreibgeräte und Visitenkarten, dank farbiger Register
können Notizen zu verschiedenen Bereichen systematisch
abgelegt werden.
Nachteile: Teuer, vor allem bei der Erstanschaffung; die
Handhabung ist anfangs recht aufwändig; mit Verlust des
Planers geht unter Umständen eine große Menge an Termi

nen und weiteren Daten verloren – machen Sie sich daher
 Zeitplanbücher und Handhelds
71

die Mühe, einmal pro Halbjahr wenigstens die Monatsüber

sichten zur Sicherheit zu kopieren.

Mit einem Zeitplansystem haben Sie eine optimale Verwaltung Ihrer

Termine und Aufgaben. Und Sie können wichtige Daten wie z. B. Telefon

und Gesprächsnotizen strukturiert festhalten. Mit dieser professionellen
Verwaltung gewinnen Sie mehr Sicherheit und vergessen weniger.

Mobiltelefone
Seit einigen Jahren verfügen nahezu alle modernen Busi

ness
Handys über immer umfangreiche Organizer

Funktionen. Sie speichern inzwischen hunderte Adressen
(inkl. der Postanschrift und mehreren Telefonnummern, die
Sie mit einem Tastendruck direkt anrufen können), Termine
und Aufgaben. Per USB
Kabel, Infrarot
Schnittstelle oder
Bluetooth und mitgelieferter Synchronisationssoftware
gleichen die kleinen Helfer blitzschnell alle Daten mit Out

look auf dem PC ab.
Warum also beim nächsten Handywechsel nicht gleich zu
einem entsprechend ausgerüsteten Modell als Ersatz für den
Zeitplaner greifen? Allerdings steht die mangelnde Übersicht
auf den kleinen Displays der Nutzung als sinnvolles Pla

nungstool ebenso im Weg wie die umständliche Texteinga

be. Hinzu kommen technische Beschränkungen: z.B. fehlt je
nach Gerät ggf. ein Feld für die zweite Mobilfunknummer,
vom Firmennamen werden nur die ersten 30 Zeichen über

nommen oder der Betreff eines Termins, in dem Sie Thema,
Einwahlnummer und Zugangscode einer Telefonkonferenz
notiert haben, wird mittendrin abgeschnitten – was Sie beim
72 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Test mit kürzeren Firmennamen und Terminbeschreibungen

nicht bemerken. Bevor Sie aktualisierte Daten vom Telefon
über Ihre Outlookdaten zurückschreiben, sollten Sie sich
daher vergewissern, das hier nichts verloren geht.

Wenn Sie fast überall Ihr Notebook mit Outlook dabei haben, eignen
sich Handys als optimale Ergänzung, falls das Notebook doch einmal
ausgeschaltet ist: Geben Sie Daten stets nur in Outlook ein und über

schreiben Sie damit beim Synchronisieren stets das Mobiltelefon, um die
oben beschriebenen Probleme zu vermeiden. Wenn Sie unterwegs etwas
notieren möchten, nutzen Sie die in den meisten Handys integrierte Dik

tiergerätefunktionen und tippen Sie die aufgesprochenen Notizen bzw.
Termine/ Aufgaben bei der nächsten Gelegenheit sofort in Ihr Outlook ein.

Handhelds / PDAs
Ein PDA (Personal Digital Assistent, z. B. ein Palm oder Po

cket PC) eignet sich mit der richtigen Software bereits als
Zeitplanbuchersatz. Er ist etwas größer als ein Mobiltelefon
(das Display ist oft zwei
bis viermal so groß wie bei einem
Business
Handy) und diesem vom Funktionsumfang und
Komfort bei der Dateneingabe her weit überlegen (Eingabe
auf dem Bildschirm durch eine der menschlichen Druck

schrift sehr ähnliche Spezialschrift oder durch Mini
Tastatur
mit Tasten für jeden Buchstaben; meist sind auch große
externe Tastaturen anschließbar). In den letzten Jahren
verschwimmen die Grenzen zusehends: Manche Telefone
sind recht groß und fast so leistungsfähig wie PDAs. Viele
PDAs sind inzwischen mit professionellen Telefonfunktionen
und Internetzugang (z.B. per GPRS, UMTS oder WLAN) aus

gestattet, einige sind dabei kaum größer als Mobiltelefone.
 Zeitplanbücher und Handhelds
73

Professionelle PDAs sind gebraucht schon ab 50 Euro erhält

lich. Außer Terminen, Adressen, Aufgaben und Notizen ver

walten die kleinen Helfer – je nach Modell und optionalen
Erweiterungen – E
Mails, Dokumente (z.B. Excel
Tabellen,
die man direkt auf dem PDA editieren, neu berechnen und
später auf den PC kopieren kann) und ganze Bücher in
elektronischer Form. Im Auto dienen sie als sprechendes
Satteliten
Navigationssystem, das aktuelle Stauinfos einkal

kuliert.
Mehr zu den Vor
und Nachteilen der elektronischen Organi

zer erfahren Sie im folgenden Kapitel. Vor allem ist es im
Vergleich zum Papier bei PDAs wesentlich komplizierter, die
schnelle Bedienung und übersichtliches Planen zu erlernen.

Wenn Sie sich für einen PDA entscheiden, wählen Sie am besten ein
Gerät mit Palm OS oder der Pocket
PC
Variante von Windows Mobile. Für
diese Betriebssysteme existiert ein großes Angebot an Zusatzsoftware z.B.
zur effektiven, übersichtlichen Zeitplanung und zum (inzwischen recht gut
funktionierenden) Datenabgleich mit den wichtigsten PC
Programmen.

Microsoft Outlook
Anders als der kostenlose kleine Bruder namens Outlook
Express kümmert sich die große Version von Outlook auch
um Aufgaben, Termine und Notizen. Die Funktionen zur
Bearbeitung von E
Mails und Kontakten (Adressdaten) sind
ebenfalls weitaus umfangreicher. Alle diese Elemente kön

nen Sie ineinander umwandeln – z.B. eine E
Mail mit der
Maus als Termin in den Kalender verschieben – und unter

einander verknüpfen – z.B. mit einem Klick auf den E
Mail

Absender die Telefonnummer aus dem zugehörigen Kontakt
74 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

anzeigen (bei mit dem PC verbundenem Telefon sofort wäh

len sowie bei eingehenden Anrufen mit übermittelter Num

mer gleich alle mit dieser Person für die nächsten Monate
eingetragenen Termine anzeigen).
Obwohl Sie jeden Termin nur einmal eintragen, können Sie –
anders als im Zeitplanbuch – nicht nur das sehen, was an
einem bestimmten Tag ansteht. Über entsprechende An

sichten wissen Sie auch sofort, wann Sie in den nächsten
Monaten z.B. in Düsseldorf sein werden oder welche Bespre

chungen und Kundenbesuche zu einem bestimmten Projekt
gehören. Sie können mit Kollegen Aufgaben austauschen,
sich gemeinsam gepflegte Adressbestände teilen und unter

einander auf Ihre freigegebenen Kalender zugreifen. Damit
finden Sie schneller passende Besprechungstermine bzw.
sehen, wann ein Kollege außer Haus oder im Büro anwesend
ist.
Outlook ist ein sehr leistungsfähiges Planungsinstrument,
das für Einsteiger recht kompliziert ist. Bis Sie mit Outlook
übersichtlich und zeitsparend planen können, müssen Sie
erst einmal viel Zeit investieren, um die effektive Bedienung
zu erlenen, damit das ganze nicht in Frust und Chaos endet.
Für manch einfachen Arbeitsplatz mit nur wenigen zu ver

waltenden Informationen rentiert sich der Aufwand nicht.
Praxiserprobte Strategien und Tipps für effektives Zeitmana

gement mit Outlook finden Sie im sehr empfehlenswerten
Buch „Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook“ (Sei

wert/ Wöltje/Obermayr; [Link]
[Link]; Grundkennt

nisse in Outlook werden hier bereits vorausgesetzt).
 Zeitplanbücher und Handhelds
75

Beim Einsatz von Outlook sind vor allem zwei Dinge zu beachten:
Erstens brauchen Sie ein Zweitsystem für die Zeit, in der Sie keinen Zugriff
auf Ihren PC haben (z. B. Handy, oder PDA). Zweitens ist es wichtig, dass
Sie sich umfassend mit den Outlook
Funktionen vertraut machen, damit
Sie Zeit sparen statt zu verlieren. Sich dies im Selbststudium beizubringen
erfordert viel Disziplin – ein Seminar oder Coaching beim Profi ist meist die
schnellere und im Endeffekt oft sogar günstigere Variante.

Die Auswahl an Zeitplansystemen ist enorm

Papier oder Elektronik?

Bloß weil Personal Digital Assistents (PDAs) moderner und
elektronisch sind, sind sie noch lange nicht für jede Person
und jeden Bereich besser geeignet als bewährte Papierpla

ner.
76 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Welche Vorteile elektronische Organizer bieten

Die Kapazität aktueller PDAs (tausende Adressen und Termi

ne, komplette Bücher) ist im Vergleich mit Papierplanern
nahezu unbegrenzt. Sie können die meisten Informationen
mit den Daten auf Ihrem PC abgleichen, z. B. Adressen, Auf

gaben, Notizen, E
Mails sowie Word
und Excel
Dokumente.
Wenn Sie Termine im Büro in Outlook eintragen, können Sie
sie einfach auf den PDA überspielen, unterwegs dort bear

beiten und später die aktualisierten Daten automatisch auf
den PC übernehmen.
Außerdem hat ein Handheld folgende Vorteile:

Sie können jederzeit eingetragene Daten löschen, ändern,
komplett überschreiben etc. Auf dem Papier werden Kor

rekturen viel schneller unübersichtlich.

Einfache, tägliche Datensicherung (Kopien).

Variables Sortieren möglich: Sie können Ihre Aufgaben

liste mit einem Klick nach Priorität oder zugewiesenen
Kategorien (z. B. Projekte, Lebensrollen) sortieren oder
zwischendurch auch einmal nach Fälligkeitsdatum.

Sie können eine Volltextsuche ausführen (z. B. Termine
diese Woche, Termine mit Herrn Meier, Termine für das
Projekt A).

Schwächen der elektronischen Organizer

Batterien, geladener Akku oder Steckdose nötig.

Ein Verlust sämtlicher Daten oder Totalausfall aufgrund
von Software
/Hardwarefehlern kann ständig auftreten
 Zeitplanbücher und Handhelds
77

und ist im Durchschnitt einmal alle zwei Jahre wahr

scheinlich.

Die Dateneingabe erfordert hohe Aufmerksamkeit. Wäh

rend Gesprächen Notizen zu machen, ist umständlich.

Starre/vorgegebene Struktur der Programme.

Wichtigste Vorteile von Papier
Organizern

Vertrautes Medium, quasi keine Lernkurve.

Bilder, Skizzen sowie Illustrationen sind einfach und an
jeder Stelle problemlos einfügbar.

Bessere Übersicht: Sie können Texte beliebig anordnen,
viel einfacher grafisch gliedern und sich später mit einem
kurzen Blick auf das Blatt schneller zurechtfinden.

Sie können Kalenderseiten nach eigenen Vorstellungen
anpassen (z. B. Feld für Anrufe unten im Tagesplan einfü

gen)

Gravierendste Schwächen der Papier
Organizer

(Mehrfache) Änderung der Daten schwierig.

Datensicherung sehr aufwändig, Datenverlust ist oft
endgültig. Die Daten sind unverschlüsselt/für jeden lesbar.

Aufwändigere Führung bei Terminserien oder vielen Ter

minen für Monate im Voraus.

Ein Abgleich mit Daten aus einem elektronischem Büro

system ist sehr aufwändig.
78 So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Finden Sie Ihr System

Die Hilfsmittel sollen Ihnen dienen, nicht Sie zum Sklaven
machen. Nutzen Sie ein Hauptsystem das Ihrer Arbeitsweise
entspricht und, soweit sinnvoll, ein zweites zur Ergänzung
wo es für Sie passt. Ein Zeitplanbuch für das Anfertigen von
Mindmaps sowie „gehirngerechten“ Telefonmitschriften mit
frei angeordnetem Text und kleinen Skizzen, in das Sie auch
noch Prospekte oder Infozettel aus Papier einheften können,
kann z. B. die ideale Ergänzung für den PDA
Freak sein.
Wenn Sie hingegen in langjähriger Kleinarbeit Ihr Papier

system optimal angepasst haben,,damit prima zurechtkom

men und keine elektronischen Daten mit Kollegen teilen, ist
ein ausschließlich für Adressen genutzter PDA bzw. ein Bu

siness
Handy mit PC
Synchronisation die optimale Ergän

zung.

Experimentieren Sie, probieren Sie die Systeme aus, bevor Sie sich
entscheiden. Vielleicht können Sie einen alten PDA für ein paar Tage von
einem Kollegen ausleihen oder bekommen die übrigen Blätter seines
ausgedienten Zeitplanbuchs

Wenn Sie sich ausführlicher mit den Vor
und Nachteilen

sowie Kombinationsmöglichkeiten von Papier und Elektronik
befassen möchten und Tipps zu effektivem, übersichtlichem
Zeitmanagement auf Handhelds suchen, empfehlen wir
Ihnen zur Vertiefung das Buch „Zeitmanagement – perfekt
organisieren mit Zeitplaner und Handheld“ (Knoblauch/
Wöltje; [Link]
und
[Link]).
 79

So gestalten Sie Ihren Tag

Die Papier
und E
Mail
Flut steigt unerbittlich,

Telefonate und Besprechungen füllen den
Büroalltag. Verzweifeln Sie nicht, es gibt erfolg

reiche Rezepte, wie Sie trotzdem zu Ihrer Arbeit
kommen.
80 So gestalten Sie Ihren Tag

Kampf den Zeitfressern

Hier bieten wir Ihnen einige effektive Tipps an, um Zeitver

schwender und Störungen zu erkennen, zu reduzieren oder
gar zu beseitigen.

Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser!

Finden Sie in der folgenden Checkliste Ihre Zeitdiebe wieder?

Wo liegen Ihre Zeitfresser?

Sie haben keine Ziele und Prioritäten

Sie führen keine Tages
/Wochen
/Monatspläne.

Sie versuchen, zu viel auf einmal zu tun.

Lange Wartezeiten (Verabredungen)

Sie stoßen auf mangelnde Motivation oder indif

ferentes Verhalten.

Sie können nur schwer nein sagen.

Sie können Ihre Aufgaben nicht zu Ende führen.

Sie sind kein guter Zuhörer, einiges geht an Ihnen
vorbei.

Sie wollen immer alle Fakten wissen.

Sie neigen zum Perfektionismus.

Sie sind zu viel mit Papierkram und Lesen be

schäftigt.

Sie haben ein schlechtes Ablagesystem.

Sie können oder wollen zu wenig delegieren.
 Kampf den Zeitfressern
81

Sie werden nicht ausreichend informiert.

Sie sitzen zu viel in unnötigen, langwierigen,
schlecht vorbereiteten Besprechungen.

Sie werden durch Schwätzchen und Getratsche
über Kollegen aufgehalten.

Das Zeitbudget für Ihre Aufgaben wird oft falsch
eingeschätzt (von anderen, von Ihnen).

Sie haben den Wunsch, immer alle zu beteiligen.

Sie verlieren Zeit mit Techniken, die Sie nicht ver

stehen. Sie sind zu wenig auf die notwendige
Technik/EDV geschult.

Sie haben noch nie an einer Zeitmanagement

Schulung teilgenommen.

Sie sollten Ihre wichtigsten Zeitfresser erkennen und gezielt

bekämpfen. Definieren Sie geeignete Maßnahmen, um sie zu
besiegen. Gehen Sie einen Zeitdieb nach dem anderen mit
Hilfe konkreter Ziele an.

Wie Sie Störungen und Unterbrechungen

reduzieren
Störungen zu identifizieren und zu analysieren ist besonders
wichtig, damit Sie zu Ihren eigentlichen Aufgaben kommen
und Ihre Ziele verfolgen können. Folgende Lösungsideen
bieten sich an, wenn Sie zu oft durch andere gestört werden.
82 So gestalten Sie Ihren Tag

Tipps für Führungskräfte

Legen Sie in regelmäßigen Besprechungen Prioritäten
fest, damit Sie nicht die meiste Zeit, sondern jeweils nur
kurz und am Ende über unwichtigere Dinge diskutieren.

Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie regelmäßig ansprech

bar sind.

Lernen Sie Management by Exception (Ausnahmen). Das
bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter relativ selbstständig a

gieren und Sie nur tätig werden (mit Rat, Hilfe oder An

weisungen), wenn etwas nicht klappt oder nicht nach
Plan läuft. Ansonsten sollten Sie vom Tagesgeschäft ent

lastet werden.

Tragen Sie sich Termine für Ihre strategischen Aufgaben
in Ihren Tagesplan ein (siehe „stille Stunden“, Seite 53 f.).
Tipps für Mitarbeiter
Unterbrechungen sind oft nicht zu vermeiden, aber Sie sind
ihnen auch nicht hilflos ausgeliefert. Halten Sie Unterbre

chungen vor allem möglichst kurz, sonst benötigen Sie zu
lange, um sich wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu

rückzubesinnen.
Und so vermeiden Sie (lange) Unterbrechungen:

Seien Sie ehrlich. Wenn Sie beschäftigt sind, sagen Sie es
dem Störer oder der Störerin. Sie können ganz freundlich
abwinken und um Verständnis bitten: „Es tut mir Leid, a

ber jetzt geht es ganz schlecht. Der Bericht hier soll heute
Abend fertig werden. Sie wissen ja, wie das ist …“
 Kampf den Zeitfressern
83

Schlagen Sie einen Alternativtermin für Gespräche vor,

die im unpassenden Moment kommen.

Wenn Kunden Sie stören, können Sie das selbstverständ

lich nicht ignorieren. Stellen Sie aber immer klar, ob Sie
der richtige Ansprechpartner sind.

Ein kleiner Trick, Störungen kurz zu halten: Stehen Sie bei
unerwarteten Besuchern auf und gehen Sie ihnen entge

gen. Stellen Sie keinen Stuhl in die Nähe Ihres Schreib

tischs.

Wenn Sie auf Vielredner stoßen oder gar welche am
Nachbarschreibtisch sitzen haben, ist es oft schwierig,
Gespräche zu vermeiden oder abzukürzen. Vereinbaren
Sie ein Signal mit anderen Kollegen, damit diese Sie in
prekären Situationen „retten“ können.

Reduzieren Sie den persönlichen Kontakt mit Vielrednern.
Augenkontakt lädt zu Smalltalk ein.

Halten Sie Ihre Tür geschlossen. Im Großraumbüro sollten
Sie eine Pflanze zwischen sich und die anderen platzie

ren, damit Sie einen etwas abgeschirmten Bereich haben.

Stellen Sie Ihre Möbel so, dass Sie nicht mit dem Gesicht
zur Tür oder einem Durchgang sitzen.

Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen ein Zeichen dafür,
dass Sie jetzt nicht gestört werden möchten (auf dem
Kopf stehender Stoffbär o. Ä. – nach den ersten dummen
Witzen darüber funktioniert es meist sehr gut).

Planen Sie Ihre stillen Stunden.
84 So gestalten Sie Ihren Tag

Nutzen Sie für wichtige Arbeiten, die Ihre volle Konzent

ration verlangen, öfter leer stehende Zimmer. Verziehen
Sie sich zum Beispiel ins Konferenzzimmer, in die Biblio

thek oder in Zimmer von Kollegen, die im Urlaub sind.

Wenn Sie etwas zu besprechen haben: Bringen Sie den
Small Talk schnell hinter sich. Kommen Sie gleich zum
Thema, und bleiben Sie konsequent dabei.

Kehren Sie nach einer Unterbrechung sofort zu Ihrer
begonnenen Aufgabe zurück.

Wie Sie die „Aufschieberitis“

überwinden
Es kommt immer wieder vor, dass man Aufgaben tage
oder
wochenlang vor sich herschiebt. Irgendwann werden diese
Aufgaben brennend und man muss mit Power und unter
Druck alles fertig machen – die Ergebnisse stehen dann oft
weit hinter dem zurück, was man bei rechtzeitiger Erledi

gung hätte erreichen können, vom Stress ganz zu schweigen.
 Kampf den Zeitfressern
85

Die „Aufschieberitis“ lässt sich im Wesentlichen auf drei

Hauptursachen zurückführen:

Wir verschieben unangenehme Dinge und befassen uns
lieber mit unwichtigen Kleinigkeiten.

Wir verschieben schwierige Dinge.

Wir verschieben Dinge, die harte Entscheidungen von uns
verlangen.
Dabei sind es gerade die unangenehmen, schwierigen Akti

vitäten und harten Entscheidungen, die am meisten zu un

serem Erfolg beitragen.

Übung

Analysieren und entscheiden Sie: Welche Aufgaben über

fordern Sie? Welche Gegenmaßnahmen können Sie er

greifen und wann? __________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________

Nach welcher Grundregel werden Sie ab sofort handeln,
um Ihre „Aufschieberitis“ einzudämmen? ___________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
86 So gestalten Sie Ihren Tag

So bekämpfen Sie die „Aufschieberitis“

Schieben Sie unangenehme Dinge nicht auf. Auch Schwieri

ges wird durch Aufschieben nicht leichter. Sie belasten Ihre
psychische Gesundheit nur noch mehr durch die Verdrän

gung, die dabei stattfindet.

Klären Sie, warum Sie eine Sache nicht mögen.

Beschließen Sie, Selbstdisziplin vor das Lustprinzip zu
stellen. Versuchen Sie sich zu motivieren: Wenn Sie sich
z. B. endlich einmal hinsetzen und eine Stunde lang die
langweiligen, aufgeschobenen Reisekostenabrechnungen
für die letzen Monate erledigen, haben Sie ein paar Tage
später 1000 Euro mehr auf dem Konto – wo sonst be

kommt man einen so hohen „Stundenlohn“?

Denken Sie daran: Sie werden die nervigen, aber nötigen
Aufgaben nur dann los, wenn Sie sie erledigen.

Planen Sie bewusst die nächsten Schritte mit dem Ziel
der Erledigung. Wenn Sie schon eine Stunde völlig ent

nervt im Stau langsam voranrollen, lässt ein Schild „Bau

stelle 2 km“ Sie wieder aufleben – Sie sehen die Ursache
des Staus und dass er nach Erreichen der Baustelle bald
vorbei sein wird. So wie das Schild wirken auch Ziele und
Teilschritte für unangenehme oder schwierige Aufgaben
motivierend.

Belohnen Sie sich, wenn Sie eine unangenehme Aufgabe
bewältigt haben.
 Meetings und Telefonate effektiver führen
87

Fragen Sie sich auch:

Benutzen Sie gerne bestimmte Aufgabe(n) als vorgescho

bene Entschuldigung, eine andere wichtige zu verzögern
oder zu umgehen?

Haben Sie vielleicht eine falsche Einstellung gegenüber
dem Delegieren?

Treiben Sie Ihre Perfektion vielleicht auf die Spitze?

Wissen Sie vielleicht nicht, wie Sie die neue, unange

nehme oder schwierige Aufgabe anpacken sollen?

Ist vielleicht eine Lieblingsaufgabe ein Ausweg zur
schnellen Befriedigung?
Definieren Sie Ihre Strategien gegen die Aufschieberitis.
Wenn Sie hier einen besonders großen Handlungsbedarf
sehen, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht vielleicht einen
externen Coach um Unterstützung bitten.

Meetings und Telefonate effektiver

führen
Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit mit Telefonaten
und Besprechungen, die wir mit einigen Grundregeln und
Planung nicht nur schneller, sondern auch mit besseren
Ergebnissen beenden können.

Tipps fürs Telefonieren

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie die Funktionen Ihres
Telefons gut kennen: Rufumleitung, Stummschaltung, Kurz

88 So gestalten Sie Ihren Tag

wahl, Wahlwiederholung, Anruferliste, Fernabfrage oder Be

nachrichtigung des Anrufbeantworters usw. sind nützliche
Funktionen, die sich schnell bezahlt machen.
Wenn Sie viel telefonieren, lohnt sich für Sie vielleicht auch
Sonderzubehör. Sie können z. B. spezielle Adressmanager auf
dem PC nicht nur zum direkten Wählen per Mausklick nut

zen. Bei eingehenden Anrufen mit Rufnummernübermittlung
öffnen die Adressmanager auch automatisch den Adressein

trag des Anrufers sowie die damit verknüpften Notizen.
Ein Headset erspart Ihnen den Besuch beim Physiothera

peuten nach umfangreichen Mitschriften. Über Freisprech

einrichtung, Zweithörer etc. können weitere Kollegen am
Gespräch teilnehmen.

Zeitsparend telefonieren

Fassen Sie Telefonate zu Blöcken zusammen und erledi

gen Sie sie nacheinander. Legen Sie hierfür einen Tele

fonplan in Ihrem Zeitplansystem an.

Notieren Sie vorher kurz und stichwortartig Ihre Ziele und
Fragen für die Gespräche. Denken Sie vor Verhandlungen
auch über Gegenargumente sowie Alternativvorschläge
für die Argumente des Partners nach. Halten Sie eventuell
benötigte Unterlagen vor dem Gespräch bereit.

Bevor Sie anfangen, sagen Sie kurz, worum es geht. Wenn
Sie einem falschen Ansprechpartner minutenlang Ihr
technisches Problem schildern, kostet das Sie beide Zeit.
 Meetings und Telefonate effektiver führen
89

Fragen Sie vor längeren Gesprächen, ob der andere jetzt

Zeit für die entsprechenden Punkte hat.

Kluge Notizen während des Gesprächs ersparen Ihnen
peinliche Nachfragen oder längeres Grübeln („Wann war
jetzt noch mal der Termin?“).

Schreiben Sie Ergebnisse und Folgeaktivitäten des Ge

sprächs auf.

Fassen Sie sich kurz und beenden Sie (geschäftliche)
Telefonate zügig. Trotzdem können Sie dabei freundlich
bleiben. Fassen Sie das Gespräch am Ende kurz zusammen
– das hilft auch Ihnen, das Wichtigste zu speichern.

Wenn der Anrufbeantworter drangeht: Fassen Sie sich
kurz. Wiederholen Sie Ihre Rückrufnummer. Wenn Sie
nichts aufsprechen wollen, legen Sie vor dem Piepston
auf.

Bei Anrufen: Blocken Sie Small Talk ab, wenn Sie es eilig
haben. Mit der Frage „Was kann ich für Sie tun?“ kom

men Sie am schnellsten zum Kern der Sache. Wenn das
Telefonat zu lange dauert oder Sie sehr beschäftigt sind,
können Sie das Gespräch auch unterbrechen und einen
Rückruf anbieten.

Ruhe vor dem Telefon

Richten Sie stille Stunden ein. Ihr Kollege kann Ihr Telefon
annehmen, danach übernehmen Sie entsprechend seines.
Stellen Sie beim Abschirmen über den Anrufbeantworter die
Mithörfunktion aus – sonst können Sie auch selbst range

hen. Lassen Sie andere nicht lügen oder Geschichten erfin

90 So gestalten Sie Ihren Tag

den. „Er ist gerade nicht erreichbar. Kann ich etwas aus

richten, für Sie tun oder können Sie nach 16:00 zurückru

fen?“ reicht.

Was Meetings effektiv macht

Besprechungen – die moderne Alternative zur Arbeit
„Sind Sie einsam? Gehen Sie zu einer Besprechung! Sie kön

nen dort:

nette Leute treffen,

sich wichtig fühlen,

Flipcharts erstellen,

Ihre Kollegen beeindrucken,

Kaffee, Getränke und Knabbereien genießen
… und all dies während der Arbeitszeit.“
In diesem ironischen Aushang in einem Büro steckt sicher
mehr als ein Körnchen Wahrheit. Was kostet es wohl, wenn
Sie und fünf Ihrer Kollegen eine viertel Stunde auf zwei
weitere Teilnehmer warten müssen oder eine Stunde unnütz
in einem schlecht vorbereiteten oder gar unnötigen Meeting
vergeuden? Sie können dies ja einmal auf ein Jahr hoch

rechnen: Bei zweiwöchentlichen Besprechungen ergeben
sich in der Tat immense Kosten – die genauso zu vermeiden
wären wie die verschwendete Zeit.
Mit ein paar einfachen sowie lapidar erscheinenden Grund

regeln, die aber leider häufig nicht beachtet werden, können
Sie Ihre Besprechungen effektiver gestalten.
 Meetings und Telefonate effektiver führen
91

Checkliste: Tipps für effektive Besprechungen

Erstellen Sie eine klare, schriftliche Tagesord

nung.

Legen Sie Ziele fest. Beschreiben Sie dabei auch,
welche Art Ergebnisse erreicht werden soll.

Sorgen Sie dafür, dass alle Unterlagen rechtzei

tig vorher und nicht erst zu Beginn des Meetings
ausgegeben werden.

Die Teilnehmer müssen sich vorbereiten.

Legen Sie vorher eindeutig einen qualifizierten
Leiter für die Besprechung fest

Halten Sie Anfang und Ende unbedingt ein!

Flipcharts visualisieren Fragen und Zwischener

gebnisse.

Kurze Pausen und frische Luft machen wieder
aufmerksam und munter.

Protokolle sind kurz und knapp zu halten. Auf

gaben werden am besten in einer To
do
Liste
festgehalten. (Wer? Was? Wann?)

Besprechungen können ein Vergnügen sein, wenn sie auch effektiv

sind.

Worauf achten vor der Besprechung?

„Die besten Besprechungen sind die, die nicht stattfinden.“
Nun, das ist nicht immer richtig – dennoch sollten Sie Alter

92 So gestalten Sie Ihren Tag

nativen prüfen: Können z. B. zwei Besprechungen zusam

mengelegt werden (gerade, wenn Teilnehmer anreisen müs

sen)? Ist eine Telefonkonferenz oder eine Entscheidung eines
höheren Verantwortlichen bzw. eines kleinen, hierfür be

nannten Teams die bessere Alternative?
Ersparen Sie es Kollegen oder Mitarbeitern, ihre Zeit unnötig
in Besprechungen zu verbringen. Halten Sie die Teilnehmer

zahl generell klein. Fragen Sie:

Wer ist von Entscheidungen der Besprechung wirklich
direkt betroffen? Reicht ein Stellvertreter für alle?

Wer verfügt über das nötige Fachwissen und wird wirk

lich gebraucht?

Wer trägt die (rechtliche, finanzielle, administrative)
Verantwortung für die Entscheidungen? Und wer führt
die Entscheidungen aus? Reicht es, wenn diese Personen
informiert werden (etwa durch das Protokoll)?

Ist ein Moderator unbedingt nötig? Wer der ohnehin
Anwesenden könnte die Moderation übernehmen?

Überlegen Sie, ob einige Teilnehmer eventuell nur bei den
ersten Punkten der Tagesordnung anwesend sein müssen.
Stellen Sie die Tagesordnung gegebenenfalls entspre

chend um.

Für den Erfolg einer Besprechung wirklich wichtige Personen sind der
Leiter bzw. Moderator und der Protokollant. Der Leiter ist gleichzeitig als
„Zeitwächter“ für die Einhaltung des Zeitplans und die Begrenzung zu
langer Einzelbeiträge verantwortlich.

 Meetings und Telefonate effektiver führen
93

Spielregeln für die Besprechung festlegen

Vereinbaren Sie allgemeingültige Regeln für die Kommuni

kation und Zusammenarbeit, die an alle weitergegeben
werden. Hierzu zählen z. B. Redezeitbegrenzungen, das Ver

halten in festgefahrenen Situationen, Feedbackregeln und
Regeln zur Entscheidungsfindung.
Vereinbaren Sie mit allen in Ihrer Abteilung für interne
Meetings harte Strafen für Verspätungen. Wer zu spät
kommt, muss später den Raum aufräumen, für alle das Mit

tagessen bezahlen oder er darf an der momentanen Sitzung
nicht mehr teilnehmen. Das klingt sehr hart, ist aber der
einzige Weg, ständige Verzögerungen durch die zu spät
Kommenden zu vermeiden. Wichtig ist, dass die Sanktionen
nicht zur heimlichen Belohnung für die anderen werden
(„Wer ist heute der edle Eisspender?“), und dass alle vorher
zugestimmt haben. Spätestens nachdem Sie dreimal „durch

gegriffen“ haben, funktioniert diese Methode.

Wie Zeit sparen während der Besprechung?

Achten Sie während der Besprechung auf die zeitkritischen
Punkte: ablenkende Unterhaltungen, Abschweifungen, fest

gefahrene Meinungsverschiedenheiten, pure Machtkämpfe,
der tote Punkt, falsche Informationen vorab oder übereilte
Beschlüsse sind nicht mehr zielführend. Manchmal sind
dann eine kurze Pause oder eine Vertagung bestimmter
Punkte besser als das Problem sofort lösen zu wollen.
94 So gestalten Sie Ihren Tag

Fassen Sie am Ende die Ergebnisse zusammen. Halten Sie

schriftlich fest, was wann von wem durchzuführen ist. Ver

einbaren Sie benötigte Folgebesprechungen.
Schreiben Sie Protokolle sofort auf dem Notebook mit, dann
können Sie sie im Anschluss an die Besprechung direkt an
alle Betroffenen mailen bzw. ausdrucken und verteilen.
Optimal ist es, wenn Sie das Protokoll bereits während der
Erstellung zur Kontrolle mit einem Videoprojektor zeigen –
Missverständnisse lassen sich so sofort beseitigen.

Lernen Sie zu delegieren

Viele Leute machen noch immer Aufgaben selber, die Kolle

gen oder Mitarbeiter wesentlich schneller und besser erledi

gen könnten. Als Rechtfertigung werden immer wieder die

selben Gründe vorgebracht, zum Beispiel:

Delegieren ist riskant.

Es macht mehr Spaß, alles selbst zu machen.

Ich kann es besser. Ich bin schließlich der Experte.

Es geht schneller, wenn ich es selber mache.

Ich mache diese Arbeit gern.

Nie vorgebracht werden hingegen die wirklichen Motive:

Etwa, dass man unsicher ist und sich keine Blöße geben
möchte („Vielleicht macht Kollegin Müller das ja viel besser
als ich?“). Oder dass man die Kontrolle über seine Aufgaben
nicht verlieren möchte. Oder dass man schlichtweg eingebil

 Lernen Sie zu delegieren
95

det ist und sich für unabkömmlich hält. Oder dass man
Angst hat, Macht zu verlieren.
Dabei erspart Ihnen Delegieren nicht nur Arbeit, sondern hat
noch weitere Vorteile, die oft übersehen werden:

Sie können Ihre Stärken woanders effektiver einsetzen.

Andere Menschen können von den Aufgaben profitieren,
die Sie delegieren – Verantwortung zu tragen motiviert.

Sie können die gewonnene Zeit für andere Projekte nut

zen, für Aus
und Fortbildung, für Ihre Planung, für krea

tive Aufgaben, für die Pflege von Beziehungen etc.
Delegieren kann man lernen. Auch wenn man keine Füh

rungsposition innehat. Und wenn Sie sich zwischen zahlrei

chen Aufgaben zu zerreißen drohen, müssen Sie es sogar
lernen, wenn Sie weiterkommen wollen und nicht irgend

wann einmal zu den Burn
out
Opfern zählen wollen.

Delegation ist ein ausgezeichnetes Mittel der Personalentwicklung. Sie

gewinnen damit neue Kompetenzen und Kreativität für die Zukunft des
Unternehmens.

So delegieren Sie erfolgreich

Besonders im Bereich Ihrer C
und D
Aufgaben sollten Sie
öfter einmal delegieren, wenn Ihnen dies in der Unterneh

menshierarchie möglich ist.
Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Aufgaben delegieren, muss der
Mitarbeiter oder betroffene Kollege
96 So gestalten Sie Ihren Tag

verstanden haben, was Sie getan haben wollen,

davon überzeugt sein, dass diese Aufgabe auch im eige

nen Interesse liegt,

davon überzeugt sein, dass diese Aufgabe für den Erfolg
des Betriebs wichtig ist,

in der Lage sein, die Aufgabe aufgrund seiner Fähigkeiten
auszuführen.
Denken Sie daran: Alles, was Sie nicht kommunizieren, kann
auch nicht erledigt werden. Greifen Sie auf bewährte Check

listen zurück (siehe Seite 64), das gibt den beauftragten
Mitarbeitern oder Kollegen zusätzliche Sicherheit. Worauf
Sie beim Delegieren außerdem achten sollten, finden Sie in
den folgenden zehn Regeln auf den Punkt gebracht.

Die zehn Regeln erfolgreichen Delegierens

1 Denken Sie nach, was Sie delegieren wollen.
2 Entscheiden Sie, an wen Sie es delegieren.
3 Listen Sie auf, was zu tun ist.
4 Erklären Sie die einzelnen Aufgabenschritte.
5 Geben Sie genügend Training und Feedback.
6 Aufgaben müssen Freiraum für eigene Entscheidungen
beinhalten.
7 Thematisieren Sie die erfolgte Delegation bei allen, die
es angeht.
8 Intervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.
 Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
97

9 Offene Kommunikation ist die Voraussetzung für einen

gemeinsamen Erfolg.
10 Nachkontrolle: Bewerten und loben Sie die erbrachte
Leistung.

Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem

Schreibtisch
Zeitersparnis ist ein großes Argument für ein gewisses Maß
an Ordnung und System. Daher geben wir Ihnen in diesem
Kapitel Tipps, wie Sie Ihren Schreibtisch zeitsparender orga

nisieren.
Wie groß die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch ist und wel

ches Ablagesystem Sie benützen, hängt stark von Ihrer per

sönlichen Arbeitsweise ab. Manche Menschen behaupten,
sie könnten nur im Chaos kreativ werden. Für manche ist der
überquellende Schreibtisch schon deshalb eine Belastung,
weil sich hier eine Ablenkung nach der anderen anbietet.
Entscheidend ist, dass Sie durchblicken und die gerade be

nötigten Arbeitsunterlagen, Notizen, CD
ROMs etc. finden,
ohne lange zu suchen.

Ein durchdachtes und praktisches Ablagesystem erspart Ihnen viel Zeit

und Nerven.

Nehmen Sie alles nur einmal in die Hand

Auf den meisten Schreibtischen befinden sich „Wanderdü

nen“ – Stapel von Papieren, Mappen, Klarsichthüllen mit
98 So gestalten Sie Ihren Tag

Notizen, Aufgaben etc., die wir wiederholt in die Hand neh

men, nur um sie an einer anderen Stelle wieder abzulegen,
ohne dass wir eine Entscheidung getroffen haben, was wir
denn jetzt damit machen.
Ziel ist es, jedes Blatt Papier nur ein
bis zweimal in die
Hand zu nehmen. D. h., das erste Lesen muss bereits ein
Ausleseprozess sein. Nach dem Motto „kleiner Schreibtisch –
großer Papierkorb“ gehört zum Beispiel vieles gleich in den
Papierkorb (erinnern Sie sich an die D
Priorität, Seite 30).
Selbst falls Sie nicht sicher sind, ob Sie das Papier noch
einmal benötigen: Werfen Sie es in den Papierkorb. Stellen
Sie sich immer wieder die Frage: Passiert etwas Furchtbares,
wenn ich diesen Brief nicht aufbewahre?
Was Sie nicht sofort bearbeiten können, gehört gleich in
eine Wiedervorlage: Falls die Reaktion erst an einem be

stimmten Tag erfolgen soll, in eine Mappe mit den Tagen des
Monats, ansonsten in eine thematische Ablage (z. B. nach
Projekten oder Kunden), wobei Sie gegebenenfalls eine Auf

gabe oder einen Termin zur Bearbeitung in Ihr Zeitplanbuch
eintragen.

Mit System aufräumen

Es gibt nur vier Möglichkeiten, was Sie mit Papier und Un

terlagen tun können: wegwerfen, delegieren, erledigen oder
aufschieben.
 Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
99

Wenn also Ihr Schreibtisch überquillt, dann gehen Sie wie

folgt vor:
1 Sortieren Sie alle Unterlagen nach Prioritäten.
2 Werfen Sie weg, was Sie und auch ein anderer nicht mehr
brauchen: Dafür halten Sie am besten eine große Kiste als
Altpapierbehälter parat.
3 Delegieren Sie, was Sie selbst nicht bearbeiten müssen.
Versehen Sie die Papiere oder Unterlagen mit Haftnotizen
und reichen Sie sie weiter.
4 Erledigen Sie alles, was A
Priorität hat. Allerdings nicht
jetzt. Legen Sie die zu erledigenden Dinge auf einen klei

nen Stapel. Erledigt wird der erst, wenn der ganze
Schreibtisch einmal durchgekämmt ist.
5 Aufschieben können Sie die Unterlagen, die noch Zeit
haben und einer geordneten Bearbeitung entgegensehen
– legen Sie sie aber systematisch ab! Machen Sie sich ei

ne Notiz im Zeitplanbuch oder verwenden Sie ein Wie

dervorlagesystem.

Wie gehen Sie mit den übrig gebliebenen Dokumenten

um?
Das parkinsonsche Gesetz sagt: „Alle Arbeiten sind unendlich
dehnbar.“ Natürlich haben Sie nicht alle Infos, natürlich
kann man das alles noch schöner und noch besser machen.
Aber ist das immer zielführend? Muss jedes interne Schrift

stück zum Beispiel perfekt formatiert sein? Nein, oft reicht
ein handschriftlicher Vermerk als Antwort auf dem Original
(bei internem Schriftverkehr). Um zu verhindern, dass Sie
100 So gestalten Sie Ihren Tag

sich verzetteln, sollten Sie sich für jede Arbeit einen be

stimmten Endpunkt setzen.

Beispiel
Sie müssen einen Brief schreiben mit einem Angebot. Schauen Sie vor
Beginn der Arbeit auf die Uhr und sagen Sie sich: „Jetzt ist es 11:30 Uhr.
In zehn Minuten habe ich diese Aufgabe erledigt.“ Wenn Sie um 11:35
immer noch nicht über die Anrede hinausgekommen sind, dann machen
Sie sich einfach selbst Druck: „Ich habe noch fünf Minuten. Jetzt aber
vorwärts.“ Und plötzlich geht es voran!

Vermeiden Sie Perfektionismus. Setzen Sie sich Zeitgrenzen und treffen

Sie dann Ihre Entscheidungen.

Zeit sparen beim Lesen

Das Lesen von Fachzeitschriften ist wichtig, damit Sie sich
weiterbilden und Trends mitbekommen. Und Sie brauchen
für Ihre Ideen Anregungen von außen. Doch wer hat für die
oft prall gefüllten Umläufe mit Fachpublikationen und an

deren Unterlagen überhaupt Zeit?

Lesen Sie nur, was Sie wirklich brauchen

Erstellen Sie eine Liste der Publikationen und Unterneh

menslisten, die Sie persönlich durchsehen wollen. Andere
Unterlagen im Umlauf etc. leiten Sie sofort weiter. Legen Sie
die übrigen ankommenden Zeitschriften und fachlichen
Unterlagen auf einen Stapel. Fangen Sie auf keinen Fall an
zu blättern. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie unsystema

tisch lesen und hängen bleiben – und die Zeit verrinnt! Su

chen Sie sich monatlich einen festen Termin für das Abar

 Die E
Mail
Flut bewältigen
101

beiten des Stapels. Wenn die Zeit gekommen ist, den Stapel
durchzusehen, gehen Sie wie folgt vor:

Lesen Sie zunächst nur das Inhaltsverzeichnis. Nur wenn
die Überschrift eine lohnende Lektüre verspricht, nehmen
Sie sich den entsprechenden Artikel/die Unterlagen vor.

Wenn Sie in einer bestimmten Zeitschrift mehrmals hin

tereinander nichts Interessantes entdeckt haben, bestel

len Sie die Zeitschrift ab.

Prüfen Sie, was Sie Lesen sollen. Nur weil Ihnen jemand
etwas zu Lesen gibt, bedeutet das nicht automatisch,
dass Sie es auch lesen müssen.

Machen Sie sich mit Techniken für schnelles Lesen ver

traut. Dafür gibt es Kurse und Bücher. Wer allerdings
nicht regelmäßig übt, wird die erhöhte Lesegeschwindig

keit nicht beibehalten können.

Die E
Mail
Flut bewältigen

Spam (unaufgeforderte Werbung) und E
Mails, die als Kopie
an etliche Personen gleichzeitig verschickt werden, obwohl
sie nur für wenige der Empfänger relevant sind, verstopfen
Posteingangsordner. Auch nach Abzug dieser nutzlosen
Nachrichten bleiben täglich meist dutzende bis hin zu über
hundert zu bearbeitenden E
Mails übrig. Alle, die viel mit
dem Computer arbeiten, sind inzwischen der E
Mail
Flut
ausgesetzt. Wie können Sie da den Überblick behalten?
102 So gestalten Sie Ihren Tag

Legen Sie Ordner an

Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um eine für Sie sinnvolle
Ordnerstruktur anzulegen. Diese könnten Sie z. B. nach Pro

jekten oder Kunden, Abteilungsinterna usw. sortieren. Wäh

len Sie pro Ebene drei bis sieben Ordner und höchstens drei
Ebenen für die Verschachtelung.

Beispiel
Alle Newsletter landen automatisch über einen Filter in einem News

Ordner. Außerdem haben Sie weitere Ordner für alle Projekte angelegt,
wobei Sie laufende und abgeschlossene Projekte unterscheiden. Als
Produktmanager können Sie auch eine Strukturierung nach Ihren Produk

ten, Reihen oder Serien vornehmen. Oder Sie übernehmen die Produkti

onsphasen/
termine als Ordnungslogik.

Wichtig ist, eine Struktur zu wählen, die Ihren Arbeitsprozessen ent

spricht.

Wenden Sie das Eisenhower
Prinzip an

Halten Sie dann Ihren Eingangskorb leer. Auch auf E
Mails
können Sie die vier Prioritätsstufen des Eisenhowerdia

gramms (siehe Seite 28) anwenden, meist können Sie schon
anhand von Absender und Betreff entscheiden, welche Prio

rität die E
Mail hat. Prüfen Sie, ob es Sinn macht, Ordner für
bestimmte E
Mails der A
und B
Kategorie anzulegen (siehe
S. 99). Die E
Mails der Kategorie D (Werbung, Witze usw.)
können Sie sofort ungelesen löschen. Entscheiden Sie bei C

Mails: Entweder ist diese Nachricht es wert, dass ich mich
sofort kurz darum kümmere oder ich werde sie löschen.
Wenn die Nachricht ein Handeln zu einem bestimmten spä

 Die E
Mail
Flut bewältigen
103

teren Zeitpunkt erfordert: Gleich in den Kalender übertragen

und die E
Mail löschen.
Mit der „Organisieren“
Funktion in Outlook können Sie
Nachrichten Ihrer wichtigsten Kunden, Geschäftspartner,
Vorgesetzten usw. automatisch einfärben, so dass sich diese
Nachrichten vom Rest abheben. Oder Sie verschieben mit
Hilfe von Filterfunktionen Ihres E
Mail
Programms (z.B. dem
Regel
Assistenten in Outlook) bestimmte Nachrichten auto

matisch in den dafür angelegten Ordner. Die Ordner für
Newsletter sehen Sie dann nur einmal pro Woche durch.

Machen Sie sich mit den Filterfunktionen vertraut und schaffen Sie ein
für Sie passendes Ordnungssystem.

E
Mails gleich beantworten?

Viele fühlen sich gedrängt, eine neu eingetroffene Nachricht
sofort zu öffnen, sei es aus Neugier, sei es aus Angst, etwas
Wichtiges zu übersehen. Doch nicht jede Mail müssen Sie
sofort lesen oder gar bearbeiten. Wenn Sie beim Eintreffen
einer neuen E
Mail jedes Mal Ihre Tätigkeit unterbrechen,
benötigen Sie danach viel Zeit, um sich wieder in die Aufga

be hineinzuversetzen. Überlegen Sie einmal, ob es nicht
reicht, nur ein
bis fünfmal am Tag Ihren E
Mail
Eingang im
Block zu überarbeiten, solange Sie keine dringenden Nach

richten erwarten.
Achtung: Kunden erwarten oft eine Antwort innerhalb eines
Tages oder weniger Stunden – und erhalten diese bei der
Konkurrenz, falls Sie nicht rechtzeitig reagieren.
104 So gestalten Sie Ihren Tag

Signaturen effektiv nutzen

Die Signaturfunktion ist mehrfach praktisch: In wenigen
Sekunden fügen Sie Ihre kompletten Adressdaten ein, so
dass der Empfänger nicht suchen muss. Mit mehreren Sig

naturen können Sie entscheiden, wer Ihre Handynummer
bekommt und wer nicht.
Die Möglichkeit, Signaturen als Dokumentvorlagen zu ver

wenden, wird bisher nur selten genutzt, ist aber sehr prak

tisch. Sie können wiederkehrende Texte wie Angebote, Ein

ladungen zu Meetings mit Struktur der Tagesordnung usw.
als Signatur anlegen, diese an eine leere E
Mail anfügen und
müssen anschließend nur noch die entsprechenden variablen
Daten einsetzen.

Weitere praktische Tipps zu E
Mails

Wenn Sie sich ausführlicher mit dem Kampf gegen die E

Mail
Flut beschäftigen möchten und weitere Tipps zum
effektiven Mailen mit Outlook suchen, empfehlen wir Ihnen
das Buch "Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook"
(Seiwert/Wöltje/Obermayr; [Link]
[Link]).

E
Mails effizienter schreiben

Die folgenden Regeln sparen Ihre Zeit sowie die der Adres

saten –und gehören damit auch zur allgemeinen Netiquette:

Füllen Sie die Betreffzeile immer aus – kurz und präg

nant.
 Die E
Mail
Flut bewältigen
105

Wenn nicht gerade nur Minuten zwischen dem Eintreffen

der Nachricht und Ihrer Antwort vergehen, passen Sie den
Betreff an. Dabei muss erkennbar bleiben, worauf Sie
antworten – wenn nötig, hängen Sie in Klammern den
ursprünglichen Betreff an. Bei internen Mails reicht
manchmal der Betreff als Nachricht anstatt eines Textes.

Vermeiden Sie unnötig lange Formulierungen und über

flüssige Antwortmails wie „Danke“ für jede gewöhnliche
Kleinigkeit im geschäftlichen Bereich (wenn aus anderen
Gründen eine Antwort erforderlich ist oder bei besonde

ren Anlässen können Sie es natürlich gerne unterbringen).
E
Mail ist ein relativ informelles Medium.

Nutzen Sie praktische Kürzel im Betreff. „FYI“ (for your
information) zeigt etwa an, dass keine Antwort nötig ist.

Löschen Sie beim Antworten von der Originalnachricht
alles, was nicht unbedingt zum Verständnis Ihrer Antwort
nötig ist. Nur wichtige Stichpunkte oder Fragen, auf die
Sie mit Ja oder Nein antworten, lassen Sie stehen.

Leiten Sie E
Mails nur dann weiter, wenn der Absender
einverstanden ist. Im Zweifelsfall fragen Sie besser nach.

Formulieren Sie so kurz und übersichtlich wie möglich,
nutzen Sie Absätze mit folgenden Leerzeilen als Gestal

tungselement. Das spart Zeit beim Empfänger und erhöht
die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre wichtigsten Punkte
nicht untergehen.

Halten Sie Anhänge klein und deren Anzahl gering. Ob in
Unternehmen mit Größenbeschränkungen des Postfachs
oder beim Abruf mit mobilen Geräten, die je nach tech

106 So gestalten Sie Ihren Tag

nischer Ausstattung sowie aktuellem Aufenthaltsort des

Benutzers noch nicht immer und überall für große Da

tenmengen gerüstet sind: Niemand freut sich über 20MB
große Anhänge, die kleiner möglich gewesen wären oder
unnötig sind. Komprimieren Sie große Dateien ins Zip

Format.

Versenden Sie Dateien in Standardformaten (z. B. PDF) –
sonst kann der Empfänger sie eventuell nicht öffnen.

Schicken Sie nur dann eine Kopie an andere Personen
bzw. eine Nachricht an einen Verteiler, wenn dies unbe

dingt nötig ist. Halten Sie die Zahl der Empfänger so klein
wie möglich.

Wenn es schon sein muss, dann leiten Sie Mails mit Wit

zen nur an Personen weiter, die dies nicht als Ballast
empfinden. Löschen Sie Junkmails sofort. Teilen Sie es
den Absendern mit, wenn Sie entsprechende Mails nicht
empfangen wollen – sonst werden es nie weniger.
Falls Sie Ihre Mails unterwegs noch nicht abrufen und be

antworten können (oder dies anders als auf Dienstreisen im
Urlaub einfach nicht wollen): Nutzen Sie die automatische
Abwesenheitsmeldung, damit Kunden und Kollegen wissen,
dass Sie die Nachricht ggf. erst Wochen später lesen können.
 107

So werden Sie Ihr

Zeitmanager

Zeitmanagement ist kein Einheitsschuh, der je

dem passt. Finden Sie die Techniken und Instru

mente, die zu Ihrer Persönlichkeit passen und die
sofort Wirkung zeigen.
108 So werden Sie Ihr Zeitmanager

Was für ein Zeitmanagementtyp

sind Sie?
Jeder Mensch ist anders. Während die einen es z. B. lieben,
penibel Formulare auszufüllen, brauchen die anderen Frei

räume für Kreativität und Spontaneität. Der eine verzettelt
sich im Perfektionismus, der Nächste im Planen oder im
Übereifer, er möchte zu viel zu schnell erledigen. Für das
Zeitmanagement bedeutet dies: Sie müssen die Instrumente
finden, die Ihrer Persönlichkeitsstruktur entsprechen.
Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen vier verschiedene
Persönlichkeitstypen vor: den dominanten, den initiativen,
den stetigen und den gewissenhaften Zeitmanager.
Sicher sind ein oder zwei Typen dabei, die Ihnen ähneln.
Finden Sie mit Hilfe der Checklisten heraus, zu welchem
Persönlichkeitstyp Sie am ehesten gehören und welche spe

ziellen Tipps für Sie gelten. Streichen Sie bei jedem der vier
Typen die Aussagen an, in denen Sie sich wiederfinden.
Lesen Sie dann die Tipps für die beiden Typen, bei denen Sie
die meisten Häkchen haben.
Die hier beschriebene Typologie stammt von der Firma DISG
([Link]). DISG
Profile helfen, sich selbst und andere
besser zu verstehen. Die folgenden Zeitmanagementtipps
stammen mit freundlicher Genehmigung aus Seiwert/Gay,
„Das 1x1 der Persönlichkeit“, 9. Aufl., Offenbach 2003.
 Was für ein Zeitmanage menttyp sind Sie?
109

Sind Sie ein dominanter Zeitmanager?

Ich analysiere schnell und erkenne sofort das

Wesentliche.

Ich mache mir wenn überhaupt nur grobe Pläne.

Ich will am liebsten immer alles sofort erledigen.

Ich erledige Dinge nebenbei, während ich mit je

mandem spreche.

Ich gehe die anliegenden Aufgaben zügig an.

Ich hasse Langeweile und Unterforderung.

Ich habe gerne viele Eisen im Feuer.

Ich handle oft impulsiv und denke die Dinge dabei
manchmal nicht richtig zu Ende.

Ich tendiere zu Durcheinander und Hektik.

Ich dominiere Diskussionen, v. a. in Meetings.

Ich unterbreche andere, wenn mir etwas Dringen

des einfällt, werde aber selbst ungern gestört.

Zehn Zeitmanagement
Tipps für Dominante

1 Setzen Sie Prioritäten. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Ziele
und Erwartungen aufzuschreiben und sich über wichtige
Prioritäten klar zu werden.
2 Durchdenken Sie ein Projekt in allen Einzelheiten und
schätzen Sie den Zeitbedarf ab, bevor Sie es übernehmen.
3 Seien Sie mit anderen geduldiger, geben Sie diesen einen
gewissen zeitlichen Vorlauf.
110 So werden Sie Ihr Zeitmanager

4 Überschütten Sie andere nicht mit zu vielen Anliegen und

Projekten auf einmal.
5 Unterbrechen Sie andere weniger, hören Sie dafür mehr
aktiv zu.
6 Bleiben Sie aufmerksam, wenn andere mit Ihnen spre

chen, halten Sie Blickkontakt.
7 Wetteifern Sie weniger und arbeiten Sie mehr mit ande

ren zusammen.
8 Erst nachdenken, dann (weniger voreilig) handeln.
9 Schalten Sie einen Gang zurück, verlangen Sie von ande

ren nicht so viel wie von sich selbst.
10 Entspannen Sie sich. Nehmen Sie sich auch einmal be

wusst Zeit für Muße, Ruhe, Nichtstun.
 Was für ein Zeitmanage menttyp sind Sie?
111

Sind Sie ein initiativer Zeitmanager?

Ich nehme gerne neue, interessante Aufgaben an.

Ich wechsle häufig die Prioritäten.

Ich bin oft in zu viele Aufgaben verstrickt.

Ich bringe wenig Disziplin für Zeitplanung auf.

Ich tendiere dazu, Aufgaben nicht vollständig ab

zuwickeln und zwischen Aufgaben zu springen.

Mein Büro ist unordentlich, ich neige zum Chaos.

Ich sage zwar gerne spontan ja, kann dann die
Arbeit aber oft doch nicht ausführen.

Ich vermeide Routinearbeiten und erledige diese
nur, wenn unbedingt notwendig.

Ich unterbrechen andere und lasse mich auch
gerne unterbrechen und ablenken. Ich unterhalte
mich auch oft viel lieber, als zu arbeiten.

Ich habe Probleme mit der Pünktlichkeit.

Ich bin in Meetings oft nicht oder nur schlecht
vorbereitet.

Zehn Zeitmanagement
Tipps für Initiative

1 Beenden Sie angefangene Aufgaben, bevor Sie etwas
Neues beginnen.
2 Lassen Sie sich nicht unterbrechen und nehmen Sie
Unterbrechungen nicht zum Anlass, sich Tagträumereien
hinzugeben.
112 So werden Sie Ihr Zeitmanager

3 Arbeiten Sie konsequent an begonnenen Projekten.

4 Arbeiten Sie konsequent daran, pünktlich zu sein.
5 Rennen Sie unwichtigen Dingen nicht hinterher, vergeu

den Sie Ihre Energie nicht unnötig.

6 Fixieren Sie Aufgaben schriftlich. Erstellen Sie eine To

do
Liste mit Prioritäten und halten Sie sich daran.
7 Erstellen Sie einen Tagesplan und bringen Sie mehr
Struktur in Ihren Arbeitstag.
8 Benutzen Sie ein Zeitplanbuch – auch als Mittel zur Moti

vation und Selbstdisziplin.
9 Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und misten Sie Ihre
Ablagekörbe aus.
10 Vermeiden Sie „private” Störungen. Begrenzen Sie die Zeit
für Ihren privaten Schwatz, seien Sie weniger gesellig.
 Was für ein Zeitmanage menttyp sind Sie?
113

Sind Sie ein stetiger Zeitmanager?

Ich arbeite zunächst langsam, aber dafür bestän

dig, gründlich, der Reihe nach und zuverlässig.

Ich hasse Termindruck und setze Prioritäten, weil
sie Ordnung und Sicherheit schaffen. Ich schreibe
viel auf, damit ich alles richtig mache.

Ich brauche Zeit, um Dinge in Ruhe zu bedenken.

Ich bin in der Regel gut organisiert.

Ich sage ungern nein, weil es die Beziehungen
belasten könnte.

Ich vermeide Konfrontationen nach Möglichkeit.

Ich ertappe mich öfter dabei, Aufgaben mit Ter

mindruck zugunsten weniger wichtiger und nicht
so dringender Dinge liegen zu lassen.

Ich bin bei Sitzungen pünktlich, aber zurückhal

tend und übernehme ungern die Verantwortung.

Ich brauche viel Bestätigung und Feedback, wenn
Aufgaben an mich delegiert wurden, besonders
zu Beginn.

Zehn Zeitmanagement
Tipps für Stetige

1 Suchen Sie nach neuen Wegen, um schneller zu ge

wünschten Ergebnissen zu kommen, statt an bewährten
Abläufen festzuhalten.
114 So werden Sie Ihr Zeitmanager

2 Verbessern Sie die Effizienz Ihrer zeitlichen Arbeitsab

läufe, beschleunigen Sie Prozesse.
3 Halten Sie öfter Rücksprache mit anderen, um Prioritä

ten und Aktivitäten abzustimmen.
4 Erkennen und lösen Sie Probleme. Gehen Sie die Lösung
zwischenmenschlicher Konflikte an.
5 Beginnen Sie Ihren Arbeitstag früher, um Zeitdruck zu
vermeiden.
6 Denken Sie weniger an den Arbeitsaufwand, sondern
mehr an die Ergebnisse.
7 Achten Sie auf Endtermine, ohne sich dadurch zu blo

ckieren.
8 Sehen Sie Veränderungen positiv, sie bereichern Ihr Le

ben.
9 Nehmen Sie Dinge einfach selber in die Hand; fangen Sie
mit kleinen Sachen an.
10 Trauen Sie sich mehr zu. Sprechen Sie lauter. Sagen Sie
öfter einmal nein.
 Was für ein Zeitmanage menttyp sind Sie?
115

Sind Sie ein gewissenhafter Zeitmanager?

Ich tendiere dazu, mich in Details zu verlieren.

Ich mache immer ausführliche, detaillierte Pläne.

Ich analysiere jede Einzelheit ganz genau.

Ich verbringe oft zu viel Zeit mit der Planung,
statt die eigentliche Aktion durchzuführen.

Ich bedenke alle Prioritäten mehrmals gründlich.

Ich sage nein, wenn eine neue Aufgabe nicht ins
vorhandene Konzept passt.

Ich halte sehr lange Präsentationen, die andere
oft zu komplex finden.

Ich habe in Konferenzen Schwierigkeiten, schnell
zur Entscheidungsfindung zu kommen.

Bei Meetings bin ich immer pünktlich und perfekt
vorbereitet, ich bringe viele Unterlagen mit.

Ich halte jede Vorschrift immer sehr genau ein.

Ich habe meinen Schreibtisch perfekt aufge

räumt, alles hat seinen festen Platz.

Ich beschreibe Delegationsaufgaben bis ins Detail
und verlange über alles ausführliche Berichte

Zehn Zeitmanagement
Tipps für Gewissenhafte

1 Überdenken Sie Ihre Planungszeiten. Bei zu viel Planung
bleibt zu wenig Zeit für die Umsetzung.
116 So werden Sie Ihr Zeitmanager

2 Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Perfekti

on in der Erledigung.
3 Sie können nicht jedes Risiko vermeiden. Verinnerlichen
Sie das.
4 Treffen Sie Entscheidungen, auch wenn Ihnen weniger
Informationen zur Verfügung stehen, als Ihnen lieb ist.
5 Verwenden Sie nicht so viel Zeit darauf, Dinge zu analy

sieren.

6 Setzen Sie sich ein striktes Zeitlimit für die Erledigung

Ihrer Aufgaben.
7 Setzen Sie sich realistische Ziele. Erwarten Sie von sich
nicht zu hohe Standards.
8 Erkennen Sie, dass Perfektion auch ihre Grenzen hat: Gut
ist besser als perfekt.
9 Werden Sie lockerer in Ihren Erwartungen an sich und an
andere; lassen Sie einmal fünf gerade sein.
10 Menschen sind wichtiger als Vorschriften und Richtli

nien. Machen Sie sich das bewusst.
 Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern
117

Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern

Im Zeitmanagement gibt es „harte“ Faktoren (Zeitplansyste

me, Pareto
Prinzip, Zielplanung usw.) und „weiche“ Fakto

ren, die genauso wichtig, wenn nicht noch wichtiger sind.
Um diese geht es in unserem Abschlusskapitel.

Ihre innere Einstellung zählt

Die Wahrheit tut weh: Zeitmanagement bedeutet in erster
Linie Selbstdisziplin. Am wichtigsten sind Ihre innere Ein

stellung und Motivation – und dass Sie aktiv werden. Die
Zeit können wir nicht managen, nur unseren Umgang mit
ihr. Um mehr in weniger Zeit zu erreichen gibt es keine
Zaubertricks – wir müssen wissen, wo wir hinwollen, was
uns am wichtigsten ist, was wir erreichen können und wie.

Der schlimmste Zeitfresser

Der schlimmste Zeitfresser ist, wenn wir unsere Situation
nicht analysieren. Wenn wir Fehler machen und nichts dar

aus lernen, wenn wir den Kopf in den Sand stecken. Oft
geben wir zu früh auf oder sind uns sicher, dass wir „ja eh
nichts machen können“ oder „ein Opfer äußerer Umstände“
sind (des Chefs, der Kollegen, Kunden, Zulieferer oder auch
des Wetters, Schicksals, der Sterne, des Datums Freitag des
dreizehnten usw.). Dann haben wir aber keine Handlungs

möglichkeit mehr, um das Problem zu lösen.
118 So werden Sie Ihr Zeitmanager

„Ich bin davon überzeugt, dass mein Leben zu zehn Prozent aus dem
besteht, was mit mir geschieht, und zu neunzig Prozent aus dem, wie ich
darauf reagiere.“ Charles Swindoll

Eine genaue Analyse unserer Situation zeigt uns jedoch, dass

wir selbst durch unserer Reaktion auf die Umstände das
Problem verursachen oder es etwas anders einfach besser
geht. Wir möchten Ihnen den springenden Punkt an einem
Beispiel erläutern.

Beispiel: Mein Problem mit der Unpünktlichkeit

Mein Problem in der Vergangenheit war grauenhafte Unpünktlichkeit. Nur
zu den wichtigsten beruflichen Meetings war ich pünktlich. Selbst mein
bester Freund Markus und seine Frau Mareike mussten regelmäßig eine
halbe Stunde oder länger auf mich warten, wenn ich sie besuchen wollte.
Jedes Mal passierte etwas anderes: Ich bekam kurz vor Aufbruch eine E

Mail, die ich noch „schnell“ beantworten wollte. Ein andermal wollte ich
noch den vorbestellten Antennenadapter für mein Handy auf dem Weg
abholen. Aber es dauerte 20 Minuten, bis der Verkäufer ihn im Lager
gefunden hatte; danach erwischte ich genau die Kasse, an der ich am
längsten anstehen musste. Beim nächsten Mal klingelte zehn Minuten vor
Aufbruch das Telefon. Der Anruf war nicht dringend, dauerte aber trotz

dem 45 Minuten. Ein anderes Mal kam ich noch relativ pünktlich los,
allerdings mitten im Berufsverkehr. Ich erwischte bei allen fünf Ampeln auf
dem Weg die Rotphase. Eine Baustelle auf dem Weg tat ihr Übriges.

Warum geht es bei mir immer schief?

Wie Sie sehen, konnte ich überhaupt nichts dafür, oder? Ich
war das Opfer unglücklicher Umstände, an denen ich nichts
ändern konnte: Baustellen, Berufsverkehr, lahme Verkäufer
usw. Da nützte es auch nichts, mich aufzuregen.
 Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern
119

Natürlich waren die Ampeln rot, der Verkäufer nicht der

Schnellste usw. Aber das passiert anderen Leuten auch, und
sie sind trotzdem pünktlich. Hätte ich nicht damit rechnen
können, dass solche Ereignisse eintreten würden? (Hier Se

hen Sie, wie wichtig unverplante Pufferzeiten sind.)

Kennen Sie das? Versuchen Sie einmal, das Beispiel auf einen Bereich
in Ihrem Leben zu übertragen, der Ihnen ständig aus dem Ruder läuft!

Übernehmen Sie die Verantwortung!

Irgendwann sah ich mir die Gründe für mein dauerndes
Zuspätkommen noch einmal an – und plötzlich wurde mir
schlagartig klar: „Natürlich bin ich selbst schuld!“ Ich wollte
die Zeit immer bis zum Letzten ausnutzen und habe mich
dabei furchtbar verzettelt. Diese Erkenntnis hatte eine wich

tige Folge: Da ich verantwortlich war, konnte ich auch etwas
ändern. Inzwischen gehe ich vor allen wichtigen Terminen
nur noch leichten sowie kurzen Tätigkeiten nach und fahre
prinzipiell früher los.

Verantwortung zu übernehmen ist bei vielen Problemen das eigentliche

Problem – und gleichzeitig der erste Schritt zur Lösung.

Unser Verhalten können wir immer ändern

Tatsächlich sind wir für fast alles, was mit uns geschieht,
zumindest zum Teil verantwortlich. Wir beeinflussen die
Wirkung äußerer Umstände auf uns maßgeblich durch unser
Verhalten und unsere Einstellung. Beides können wir jeder

120 So werden Sie Ihr Zeitmanager

zeit ändern. Wir können herumsitzen und uns beschweren,

weil wir „ja sowieso nichts ändern können“. Oder wir lernen,
das, was wir nicht beeinflussen können, zu akzeptieren, und
finden die uns möglichen Wege, etwas an unserer Situation
zu ändern. Und wir lernen, anders als bisher auf das von uns
nicht Änderbare zu reagieren. Der Schlüssel zu Freiheit von
Stress, Überlastung und Zeitnot sowie zum Erfolg liegt also
in uns selbst.

Übernehmen Sie Verantwortung für das, was schief läuft. Überdenken

Sie die Situation, suchen Sie nach Ursachen und ändern Sie das, was in
Ihrer Macht steht!

Motivation ist das Wichtigste

Ein weiterer wichtiger Faktor ist unsere Motivation, die mit
unserer Einstellung wesentlich zusammenhängt – und sie ist
viel wichtiger als Techniken oder Hilfsmittel. Vergleichen Sie
einmal Ihre Produktivität von einem Tag, an dem Sie keine
Lust haben oder gefrustet sind, mit der am letzten Tag vor
dem Urlaub, wenn Sie bis abends noch alle restlichen Auf

gaben abarbeiten müssen.

Seien Sie optimistisch

Wenn wir mit einer negativen Einstellung an die Dinge he

rangehen, blockieren und demotivieren wir uns. Auch geben
viele Menschen zu früh auf.
Beispiel
Herr Pech, der gerne joggt, ist vor kurzem neu in die Abteilung gekommen
und fragt zwei Kollegen: „Habt ihr Lust, mit mir morgen früh eine Stunde
 Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern
121

zu laufen?“ Letzte Woche hatten seine Kollegen morgens immer noch Zeit
für eine ausgiebige Unterhaltung gehabt, doch nun bekommt er als Ant

wort von beiden: „Nein, zu viel zu tun.“ Herr Pech ist daraufhin gekränkt
und geht den beiden in Zukunft aus dem Weg. Als Pessimist hatte er
sofort ein „Ich kann Dich nicht ausstehen“ verstanden. Doch dass seine
Kollegen am nächsten Tag noch dringend ein wichtiges Projekt unter
Terminnot fertigstellen mussten, hat er nicht gewusst. Dabei hätte er nur
fragen müssen: „Passt es euch übermorgen besser? Ist euch eine Stunde
zu lang?“, um der Sache auf den Grund zu gehen.

Gehen Sie also nicht immer vom Schlimmsten aus, sondern

versuchen Sie die Dinge optimistisch anzupacken. Das ent

bindet uns allerdings nicht von einer vernünftigen Risiko

analyse, die uns die Kosten
und Terminfallen eines Projektes
realistisch einschätzen oder den Regenschirm einpacken
lässt, wenn der Himmel voll dunkler Wolken hängt.

„Es ist nicht genug zu wissen: Man muss auch anwenden; es ist nicht
genug zu wollen: Man muss auch tun.“ Johann Wolfgang von Goethe

Beweisen Sie Disziplin und Mut. Der Schlüssel zu einem

erfolgreichen Zeitmanagement, effektivem Arbeiten und
dem Weg aus der Zeitfalle liegt in Ihnen selbst – es kommt
auf Ihre Einstellung und Selbstdisziplin bei der Umsetzung
an. Planen Sie, fangen Sie an und bleiben Sie auch bei
Schwierigkeiten dran!

Wie Sie wirksame Strategien entwickeln

Wenn ich am Morgen eines Seminartages Zahnschmerzen
bekäme, würde ich eine Tablette nehmen. Aber am nächsten
Tag würde ich dann gleich zum Zahnarzt gehen, denn Tab

letten sind nur eine kurzfristige Notlösung. Ganz andere
122 So werden Sie Ihr Zeitmanager

Probleme im Berufsleben bekämpfen wir leider häufig mit

„Tabletten“. Im ersten Moment verhilft das zur Linderung,
aber langfristig gesehen macht es alles nur noch schlimmer.
Beispiel
Herr Meyer verliert oft wichtige Dokumente. Und häufig kommt es vor,
dass er hektisch nach Sachen suchen muss, was enorm Zeit kostet.
Warum? Weil sein Schreibtisch unordentlich ist. Also räumt Herr Meyer
seinen Schreibtisch auf. Immer wieder. Zwei Wochen später ist sein
Arbeitsplatz aber erneut völlig überfüllt.

Wenn Sie Ihre Erkenntnisse wirklich umsetzen und etwas

ändern wollen, sind drei Schritte notwendig:
1 Identifizieren Sie die Problemquellen.
2 Bekämpfen Sie die Ursachen anstatt die Symptome.
3 Erstellen Sie einen Aktionsplan.

Beispiel
Im Fall von Herrn Meyer wäre die Tablette, den Schreibtisch aufzuräumen.
Doch um eine langfristige Lösung zu erreichen, müsste Herr Meyer wei

terfragen: Warum ist denn mein Schreibtisch unaufgeräumt? Weil ich kein
Ablagesystem und kein System für die Bearbeitung eingehender Doku

mente habe. Warum habe ich keines entwickelt? Weil ich zu beschäftigt
war. Warum? Weil ich dringende, leichte Aufgaben mit niedriger Priorität,
die Spaß machen, den etwas unangenehmeren, schwierigen mit hoher
Priorität und hoher Hebelwirkung vorziehe.

Die Lösung für Herrn Meyer ist also, ein System zur vernünf

tigen Prioritätensetzung einzuführen, in dem die Entwick

lung eines Ablagesystems für eingehende Dokumente selbst
hohe Priorität hat, und diese Lösung diszipliniert umzuset

zen. Die dafür investierte Zeit liegt übrigens deutlich unter
der Zeit, die Herr Meyer bislang für das Suchen verlorener
Dokumente opfern musste. Ein System zu entwickeln wird
 Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern
123

ihn schätzungsweise fünf Stunden kosten – einmalig. Auch

das Pflegen des Systems ist weniger aufwändig als die stän

dige Sucherei.

Beginnen Sie jetzt!

1 Suchen Sie sich jetzt sofort die ein oder maximal zwei im
Buch behandelten Punkte heraus, bei denen Sie das
größte Optimierungspotenzial besitzen. Schreiben Sie Ihre
Probleme in diesen Bereichen auf.
2 Identifizieren Sie die Ursachen. Überlegen Sie Lösungs

strategien. Finden Sie jemanden, der Ihnen hilft, Sie kon

trolliert und motiviert (notfalls einen externen Coach).
Setzen Sie sich realistische und klare Ziele.
3 Überlegen Sie sich zum Abschluss eine echte Belohnung,
die Sie sich nach dem Erreichen Ihres Zieles gönnen.
4 Machen Sie anschließend eine kurze Pause und erweitern
Sie Ihren Aktionsplan um den nächsten Punkt, den Sie
dann auch gleich in Angriff nehmen.

Seminare und Coachings nutzen

Sie besitzen mit diesem Buch bereits viel Material zum
Selbststudium. Der Besuch eines Seminars ist daher nicht
nötig – in einem Seminar können Sie aber den Stoff leichter,
schneller sowie auf angenehme Art lernen und umsetzen.
Mit einer Gruppe Gleichgesinnter zu lernen ist durch die
Erfahrungen und Beteiligung der Einzelnen auch Ansporn
und eine inhaltliche Bereicherung. In Seminaren können Sie
zudem gewonnene Kenntnisse auffrischen und an anderen
124 So werden Sie Ihr Zeitmanager

Schwerpunkten arbeiten. Es ist wie beim Sport: Eine Trai

nerstunde hier und da hat noch niemandem geschadet.
Die Vorteile eines Seminars:

Sie haben einen vollen Tag Zeit, um sich abgeschottet
vom Tagesgeschäft ganz auf das Thema zu konzentrieren.
Sie erhalten einen wesentlich tieferen Zugang zu den
Themen, als es durch ein Buch möglich ist.

Sie können detaillierte Rückfragen stellen. Der Trainer
begleitet Sie durch Übungen, in denen Sie Ihre individu

ellen Aufgaben und Ihren Tagesablauf einbringen. Auf
Wunsch erhalten Sie sofort Feedback zu den Übungen.
Das Ergebnis: Die meisten unserer Seminarteilnehmer kön

nen – unabhängig von ihren Vorkenntnissen – nach dem
Seminar 30 Minuten pro Tag einsparen. Damit rentiert sich
je nach Ihren Aufgaben, Ihrer Arbeitszeit und Ihrer Position
der Seminartag schon nach ein bis drei Monaten im Hinblick
auf den investierten Arbeitstag und den Seminarpreis.

Erfolgreicher durch Coaching

Persönliches Coaching hat sich gerade im Zeitmanagement
hervorragend bewährt, denn dabei werden ganz gezielt
individuelle Probleme angegangen. Ein Coach hilft Ihnen, an
einer Leistungsschwäche zu arbeiten. Er analysiert Ihren
persönlichen Arbeitsstil und optimiert mit Ihnen Prozesse
und Abläufe entsprechend Ihrer Persönlichkeit. So können
Sie Kraft raubende Verhaltensmuster ablegen und neue,
speziell auf Sie abgestimmte Gewohnheiten entwickeln.
 125

Stichwortverzeichnis
60:40
Regel 52 Mobiltelefone 71 f.
80/20
Regel siehe Pare
Ordner (E
Mails) 102
to
Prinzip Outlook 73 ff.
Aufschieben 84 ff. Pareto
Prinzip 22 ff.
Balance 36 ff. PDA, s. Handhelds
Besprechungen 90 ff. Planer, einfache 69
Burn
out 43 ff. Planung 47 ff.
Checklisten 64 ff. Prioritäten 26 ff.
Coaching 123 Ruhetag 46
Delegieren 94 ff. Schreibtisch 97 ff.
Dokumente 99 f. Seminare 123
Effektivität 24 f., 45 Stille Stunde 53 f.
Effizienz 24 f. Störungen 81 ff.
Eisenhower
Prinzip 26 ff. Tagesplanung 55 ff.
E
Mails 101 ff. Tagesstörkurve 58
Gewohnheit 116 ff. Telefonieren 87 ff.
Handhelds 72 f. To
do
Liste 60, 68
Handys, s. Mobiltelefone Unterbrechungen 81 ff.
Kalender 68 f. Wochenplanung 61 ff.
Kieselprinzip 62 ff. Zeitbedarf 51
Lebensrollen 37 Zeitfresser 80 ff.
Lebenssinn 40 ff. Zeitmanagementtyp
Lebensziele 19 109 ff.
Leistungskurve 55 Zeitplanbücher 69 ff.
Lesen 100 f. Zeitverhalten 8
Masterplan 39 f. Ziele 10 ff.
Meetings, s. Bespr
Zielformulierung 15 ff.
echungen Ziellosigkeit 12
Methoden 50