مدلسازی فرایند (Process Modeling) چیست؟ معرفی تکنیک BPMN

مدلسازی فرآیند تکنیکی برای درک و توصیف فرآیند طراحی شده است. برای این که بدانیم مدلسازی فرآیند دقیقا چیست، ابتدا باید بفهمیم فرآیند و نقش آن در داخل یک سازمان چیست. فرآیند کسب و کار ترتیب مشخصی از وظایف و فعالیت ها در زمان و مکانی است که با یک آغاز، پایان، ورودی ها و خروجی ها مشخص شده اند. یک سازمان فرآیندهای زیادی در همه زمینه ها، اعم از بازاریابی، مالی، خدماتی و تولیدی دارد. این فرآیند ها باید به درستی مدل سازی، نقشه برداری، بهینه سازی و خودکارسازی شوند تا برای مشتری ارزشی را تولید کنند.

به عنوان مثال، نموداری که نحوه تحویل محصول را از سفارش مشتری، ورودی، ارتباط با حمل و نقل، موجودی کالا یا تهیه تا تحویل، نقشه برداری یک فرایند را به نمایش می گذارد.

مدلسازی فرآیند چیست؟

مدلسازی فرآیند کسب‌ و کار به ایجاد نمایش گرافیکی از گردش کار مختلف در یک سازمان اشاره دارد. مدل سازی فرایند، فرایندها و تعاملات بین بخش‌های مختلف را ضبط می‌کند و یک تصویر واضح و روشن از فرایندهای فعلی به نمایش می‌گذارد. مدلسازی فرایند به شناسایی موارد عقب مانده و گلوگاه کمک می‌کند و باعث ایجاد فرایندی بهتر و کارآمدتر می‌شود. ممکن است یک سازمان نیازی به استفاده از چندین ابزار مدلسازی نداشته باشد اما می‌تواند مناسب‌ترین را پیدا کند و تغییرات موثری در فرایندهای خود ایجاد کند.

کاربرد مدلسازی فرآیند

مدلسازی فرایند می‌تواند با روش‌های مختلف از جمله فرایندکاوی و مدیریت فرایند مورد استفاده قرار گیرد و اهداف سازمان را محقق سازد. در اینجا به چند مورد از کاربردهای مدلسازی در سازمان‌ها اشاره می‌کنیم:

• اجرای یک فرآیند یا پروژه کاملاً جدید
• شناسایی گلوگاه‌ها در فرآیندهای فعلی و از بین بردن آن‌ها
• بررسی بیشتر زمان و منابع استفاده شده برای بهینه‌سازی
• شناسایی فرآیندهای زائد و راه حل‌های اتوماسیون
• شناسایی و کاهش سرمایه‌گذاری و هزینه‌های اضافی
• بهبود کارایی فرآیند، کیفیت کلی محصول و خدمات

بیشتر بخوانید : بهبود فرآیند چیست؟

مزایای استفاده از مدلسازی فرآیند

از جمله مزایای مدلسازی فرایند میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• دریافت تصویری روشن از کل فرایندهای سازمانی
• شناسایی فعل و انفعالات موجود در فرآیندها با استفاده از نمایش گرافیکی گردش کار
• بررسی دقیق فرآیندهای فعلی
• اتخاذ تصمیمات مهم کسب‌ و کار
• درک نیاز به اتوماسیون
• جلوگیری از انجام کارهای زائد و بیهوده
• بهبود عملکرد فرایند گردش کار برای کسب‌ و کار
• فراهم کردن زمینه‌ای مناسب برای پیشرفت و گسترش سازمان

رایج ترین تکنیک های مدلسازی فرآیند

در این بخش مقاله به معرفی رایج‌ترین تکنیک‌های مدلسازی فرایند می‌پردازیم:

BPMN

BPMN 2.0 به زبانی استاندارد تبدیل شده است که توسط تحلیل گران فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش، تشکیل شده از خطوط، پیکان‌ها و اشکال هندسی است که همه جریان و تفاوت‌های ظریف فرایند را با هم ارتباط می‌دهند. از این تکنیک برای نمایش نقشه فرایند در نرم‌افزارهای مختلف مثل نرم افزار فرایندکاوی استفاده می‌شود. یک مشاور فرآیند می‌تواند با نگاه به مدل BPMN 2.0 دقیقاً بداند که چه کاری باید انجام دهد. با این حال، BPMN 2.0 اگرچه نسبتاً ساده است، اما برای کاربر عادی قابل فهم نیست. این یک ابزار عالی برای مشاوران فرآیند است، اما برای کسانی که می‌خواهند خودشان فرایندها را ایجاد کنند مفید نیست.

UPN

UPN یک جعبه ساده برای تکمیل هر کار ارائه می‌دهد. این کادر نشان می‌دهد چه فرایندی انجام می‌شود، چه کسی باید این فرایند را انجام دهد و چه زمانی این فرایند اتفاق می‌افتد. استفاده از این روش برای فناوری اطلاعات، طراحی و تجزیه و تحلیل فرایندها، مدیریت برای مطابقت با هنجارهای کسب‌وکار و كاربران اصلی بسیار مفید و کارآمد است.

نمودار جریان

این روش، جریان‌های پیچیده فرآیند را به روشی ساده و در عین حال موثر توضیح می‌دهد. تکنیک نمودار جریان مراحل پردازش را از ورودی به خروجی فرآیند واقعی نشان می‌دهد. در واقع، نمودارهای جریان چارچوب اساسی BPMN را برای نمایش جریان‌های پیشرفته فرآیند ارائه می‌دهند.

نمودارهای گانت

این تکنیک به جای اینکه مراحل را به صورت متوالی نشان دهد، کل فرآیند را با استفاده از “زمان صرف شده” (به عنوان یکی از محورهای اصلی نمودار) به نمایش می‌گذارد. این کار در مقایسه با سایر گزینه‌ها، زمان صرف شده برای فرایند را بهتر ارائه می‌دهد.

Petri-Nets

این یک نوع تکنیک مدل‌سازی در ریاضیات است اما برای مدل سازی فرآیندهای کسب‌وکار نیز کاربرد دارد. Petri-Nets مراحل کار پیچیده، کاربران و مسیرها را با رنگ‌های مختلف طبقه‌بندی یا کدبندی می‌کند.

از آنجایی که BPMN مهم‌ترین و رایج‌ترین تکنیک مدل‌سازی فرایند است، در ادامه‌ی این مقاله به طور اختصاصی به این تکنیک می‌پردازیم.

BPMN چیست؟

مدلسازی فرآیند کسب‌ و کار توسط BPMI (Business Process Management Initiative) توسعه یافته و یک سری بازنگری روی آن انجام شده است. در سال 2005، این گروه و OMG ادغام شدند و در سال 2011، گروه OMG، نسخه BPMN 2.0 را منتشر کرد. این سازمان نام روش را به BPMN (Business Process Management Notation)  تغییر داد. در سال 2014، BPMN با روش نمودار تصمیم‌گیری به نام مدل تصمیم‌گیری و استاندارد علامت گذاری تکمیل شد. در سال‌های بعد این استاندارد با استفاده از مجموعه‌ای غنی از نمادها و نمودارهای فرآیند کسب‌وکار، استاندارد دقیق‌تری را برای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار ایجاد کرد و امروزه از پرکاربردترین تکنیک‌های مدل‌سازی فرایند است.

عناصر و نمادهای BPMN 2.0

در BPMN این چهار نوع عنصر اصلی در نمودارهای فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد:

1. اشیای جریان: رویدادها، فعالیت‌ها، دروازه‌ها
2. اشیا اتصال: جریان توالی، جریان پیام، ارتباط‌ دهنده
3. خطوط شناوری: استخر یا مسیر
4. مصنوعات: شی داده، گروه، حاشیه‌ نویسی

نحوه استفاده از این عناصر برای فرآیندها این گونه است:

رویداد ها

این نماد نشان دهنده‌ی محرکی است که فرایندی را شروع، اصلاح یا تکمیل می‌کند. محرک‌ها توسط حلقه‌های حاوی نمادهای دیگر(بر اساس نوع رویداد) نشان داده می‌شوند و بسته به عملکرد آن‌ها به عنوان “فرستنده” یا “گیرنده” طبقه‌بندی می‌شوند.

فعالیت ها

فعالیت‌ها که توسط شخص یا سیستم انجام می‌شوند، توسط مستطیلی با گوشه‌های گرد نشان داده می‌شود. آنها می‌توانند جزئیات بیشتری با استفاده از فرایندهای فرعی‌، حلقه‌ها‌، غرامت‌ها و موارد متعدد‌ داشته باشند.

دروازه ها

نقاط تصمیم‌گیری که می تواند مسیر را براساس شرایط یا رویدادها تنظیم کنند. این نمادها به شکل لوزی نشان داده می‌شوند. آن‌ها می‌توانند انحصاری، موازی، پیچیده یا مبتنی بر داده یا رویدادها باشند.

جریان توالی

این عنصر، ترتیب فعالیت‌های انجام شده را نشان می‌دهد و به صورت یک خط مستقیم با یک پیکان نمایش داده می‌شود.

جریان پیام

این نماد، پیام هایی را که از “استخرها” یا مرزهای سازمان مانند بخش‌ها عبور می‌کنند را به تصویر می‌کشد. این عنصر خط تیره با یک دایره در ابتدا و یک پیکان در انتها نشان داده می‌شود.

ارتباط دهنده

عنصر دیگر که شباهت زیادی با مورد قبل دارد و با نقطه خط نشان داده می‌شود. این نماد یک مصنوع یا متن را به یک رویداد، فعالیت یا دروازه مرتبط می‌کند.

پیشنهاد بهفالب : تحلیل شبکه اجتماعی یا SNA چیست؟

استخر (Pool)

یک استخر نشان دهنده عناصر اصلی یک فرایند است. یک استخر متفاوت ممکن است در یک سازمان یا بخش دیگر باشد اما هنوز درگیر فرایند باشد. مسیرهای درون استخر فعالیت‌ها و جریانات مربوط به یک نقش یا شرکت‌کننده خاص را نشان می‌دهند و مشخص می‌کنند چه کسی برای چه بخش‌هایی از فرایند پاسخگو است.

مصنوعات

این نمادها، اطلاعات اضافی هستند که توسعه دهندگان برای درک آسان‌تر آن به نمودار اضافه می‌کنند. سه نوع مصنوعات وجود دارد: شی داده، گروه و حاشیه نویسی. یک شی داده نشان می‌دهد که چه داده‌ای برای یک فعالیت لازم است. گروه، یک گروه مشخص از فعالیت‌ها را نشان می‌دهد و جریان نمودار را تغییر نمی‌دهد. حاشیه نویسی توضیحات بیشتری را در مورد بخشی از نمودار ارائه می‌دهد.

نمونه هایی از استفاده از مدل سازی فرآیند در سازمان ها

بانک HSA

بانک HSA از مدل سازی فرآیند برای ثبت وضعیت فعلی فرآیندهای کسب‌وکار خود استفاده کرده است. این روش به آ‌ن‌ها امکان می‌دهد قبل از بین بردن ضایعات، فرآیندهای کسب‌وکار را تجزیه و تحلیل کرده و گلوگاه‌ها را شناسایی کنند. این امر آن‌ها را قادر می‌سازد که شفافیت یک فرآیند را تا 75٪ افزایش دهند.

Kyocera

شرکت Kyocera تولیدکننده چاپگر و دستگاه کپی بین المللی به دنبال بهینه‌سازی فرایند تأیید قیمت‌گذاری خود بود. بنابراین با استفاده از مدل‌سازی فرایند، مستندسازی فرایند را شروع کرد. این روش به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا کارایی را بهبود بخشند و زمان تأیید را تا 85٪ کاهش دهند. کارمندان اکنون فقط 20 دقیقه وقت برای تأیید قیمت می‌گذارند که به آن‌ها اجازه می‌دهد روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند.

سازمان بین المللی Co-Cfo

این سازمان جهانی سالانه ده‌ها میلیون تن دانه در سراسر جهان جابجا می‌کند. این سازمان باید اطمینان حاصل کند که با تغییر قوانین مربوط به استانداردهای غلات در کشورهای مختلف مغایرتی ندارد. آن‌ها برای تجسم و مصورسازی فرآیند از مدل‌سازی فرآیند استفاده کردند که باعث ایجاد یک نمای کلی از فرایند سالیانه آن‌ها شد. این امر به سازمان امکان ردیابی پایان به پایان را می‌دهد. همچنین به راحتی می‌توانند فرایندها را برای اطمینان از عدم مغایرت به روز کنند.

جمع بندی

مدلسازی فرآیند به کاربران این امکان را می‌دهد تا عمیقاً به روابط بین بررسی‌ها و نتایج بپردازند. BPMN یک استاندارد صنعتی است که برای نمایش گرافیکی مراحل و اقدامات فرآیند در یک مدل فرآیند استفاده می‌شود. ذینفعان باید بتوانند نحوه جریان کار را ببینند و پس از اجرا، محل عدم کارایی و گلوگاه‌ها را تعیین کنند. مدل سازی فرآیند کسب‌ و کار همچنین می‌تواند به سازمان شما کمک کند فرآیندهای مشابه را با هم گروه بندی کنید و نحوه عملکرد آنها را پیش بینی کنید. هدف اصلی ابزارهای مدل سازی فرآیند کسب‌ و کار، تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی و شبیه سازی نحوه انجام آن‌ها برای دستیابی به نتایج بهتر است.