متدولوژی یا روش شناسی به صورت کلی به معنای مطالعه روش های تحقیق است. با این حال، این اصطلاح میتواند به روشها یا مباحث مربوط به دیگر علوم و فناوری ها نیز اشاره داشته باشد. که در اینجا ما با متدولوژی فرآیندکاوی و پرکاربردترین آنها آشنا خواهیم شد.
برای پیشبرد پروژه های فرایندکاوی متدولوژی هایی همانند PDM ،life cycle و PMPM معرفی شده اند. هر کدام از این روش ها دارای یکسری نقاط قوت و ضعف هستند. متدولوژی PDM به گونه ای طراحی شده است که در اسرع وقت دید کلی از فرایندها را فراهم می کند. اما این روش تعداد کمی از تکنیک های فرایندکاوی را پشتیبانی می کند و برای تحلیل از دامنه دانش استفاده نمی شود. به همین دلیل برای پروژه های پیچیده و بزرگ مناسب نیست.
متدولوژی Life Cycle چیست؟
این روش جنبههای مختلف و تعداد قابل توجهی از تکنیکهای فرایندکاوی را پوشش میدهد. البته هدف این روش کشف یک مدل فرایند مجتمع است. بر اساس این متدولوژی هر پروژه فرایندکاوی از چهار مرحله تشکیل شده است.
اجرای متدولوژی Life Cycle
اولین اقدام: اولین مرحله که گام صفر نامیده میشود، برنامهریزی و توجیه طرح است.
گام اول: داده های رویداد، اهداف و سؤالات باید با کمک مدیریت و متخصصین حوزهی مورد نظر، از سیستم استخراج شوند.
گام دوم: جریان کنترل ساخته میشود و این مدل به نگاره رویداد مرتبط میشود. در این گام برای بهبود عملکرد از تکنیکهای کشف خودکار فرایند (از این روش در نرم افزار فرایندکاوی نیز استفاده میشود) میتوان استفاده کرد. با کمک مدلی که در این مرحله بدست میآید، برخی از سؤالاتی که در گام قبل طراحی شدهاند قابل پاسخگویی میشوند. در این صورت امکان طراحی مجدد و اقدامات اصلاحی همانند قرار دادن فیلتر روی نگاره رویداد فراهم میشود.
گام سوم: پس از اینکه ساختار ارتباطات فرایندها کاملاً مشخص گردید، مدل جریان کنترل با توجه به بینشهای دیگر توسعه پیدا میکند. ارتباطی که بین نگاره رویداد و مدل در گام دوم برقرار شده است، برای گسترش مدل فرایند در این گام استفاده میشود
گام چهارم: این گام نیز مجموعه فعالیت های پشتیبانی عملیاتی را شامل میشود.
متدولوژی PM2 چیست؟
برای طراحی این روش تلاش شده است نقاط ضعف روشهای پیشین پوشش داده شود. این متدولوژی برای پشتیبانی از پروژههای فرایندکاوی که هدف اجرای آنها بهبود فرآیندها یا انطباققوانین و مقررات میباشد، طراحی شده است. در این روش اهداف پروژهی فرایندکاوی در قالب یک سری سؤالات تحقیقاتی دستهبندی میشوند. این سؤالات به شکل تکراری پاسخ داده خواهند شد و یا تغییر خواهند کرد. با کمک همین یافتهها، ایدههای بهبود فرایند مورد نظر، شکل میگیرند.
این متدولوژی از شش مرحله که هرکدام دارای تعدادی ورودی، فعالیت و خروجی هستند، تشکیل شده است. مرحله اول و دوم سؤالات اولیه و دادهی رویداد را مشخص میکنند. مراحل سوم و چهارم و پنجم، یک یا ترجیحاً چند بار در صورت امکان بهشکل موازی تکرار میشوند. اگر نتایجی که از این مراحل حاصل میشوند، قابل قبول باشند در مرحله ششم از آنها استفاده خواهد شد. خروجیهای هر مرحله بهعنوان ورودی برای مرحله بعد مورد استفاده قرار میگیرد. در بخش بعد مراحل متدولوژی PM2 را مورد بررسی قرار میدهیم.
اولین مرحله متدولوژی PM2 : برنامه ریزی
اولین مرحله متدولوژی PM2 برنامهریزی میباشد. هدف این مرحله راه اندازی پروژه و طراحی سؤالات مورد نیاز است. ورودی این مرحله نیز فرایندهای کسبوکار سازمان است. در ادامه به توضیح فعالیتهای این مرحله میپردازیم.
انتخاب فرایندهای کسب و کار
انتخاب فرایندهایی از کسبوکار که باید تحلیل و بهبود داده شوند، اولین گام در هر پروژهی فرایندکاوی است. ویژگیهای فرایند و کیفیت داده رویداد بسیار مهم هستند چرا که تأثیر مستقیم بر نتایج پروژه خواهند داشت.
تعیین سؤالات تحقیقات
پس از تعیین اهداف، سؤالات با توجه به آنها طراحی میشوند. البته سؤالات باید مربوط به فرایندهایی باشند که در فعالیت قبل انتخاب شدهاند و با کمک داده رویداد بتوان به آنها پاسخ داد. سؤالات میتوانند مربوط به جنبههای مختلف فرآیندهای کسبوکار مثل، کیفیت، زمان، منابع و هزینه باشند.
تشکیل تیم پروژه
تیمی که برای پروژهی فرایندکاوی تشکیل میشود باید متشکل از افرادی با تخصصهای مختلف در راستای کسبوکار و فناوری اطلاعات باشد.
خروجی این مرحله بدست آمدن سؤالاتی در راستای اهداف پروژه و یک مجموعه از اطلاعات سیستم برای فعالیتهای تحلیلی پشتیبانی است.
دومین مرحله متدولوژی PM2 : استخراج
دومین مرحلهی متدولوژی PM2، استخراج است. هدف این مرحله استخراج داده رویداد و درصورت نیاز مدل فرایندی است. ورودی این مرحله نیز خروجی مرحله قبل، یعنی سؤالات تحقیقاتی است. در ادامه به توضیح فعالیتهای این مرحله میپردازیم.
تعیین محدوده
بر اساس اینکه داده رویداد چگونه ساخته میشود، محدوده استخراج داده تعیین میشود. برای ساخت داده رویداد باید به برخی از نکات از جمله میزان دانهبندی که برای استخراج داده رویداد باید رعایت شود، در چه دورههایی، چه ویژگیهایی باید استخراج شوند و از چه همبستگی برای انتخاب دادهها باید استفاده شود، توجه داشت.
استخراج داده رویداد
دادههای مربوط به فرایندهای انتخاب شده در یک مجموعه واحد از رویدادها جمعبندی میشوند.
انتقال دانش فرایند
این فعالیت میتواند همزمان با ساخت داده رویداد انجام شود. دانش ضمنی مرتبط با فرایندهای انتخاب شده و ویژگیهای دادهها، بین متخصصان کسب و کار و تحلیلگران مبادله میشود.
خروجی این مرحله دادههای رویداد و در صورت امکان مدل فرایند با روشهای مدلسازی فرایند است.
سومین مرحله متدولوژی PM2 : پردازش داده
سومین مرحله متدولوژی PM2، پردازش داده است. هدف این مرحله ساخت و پردازش نگاره رویداد بهینهای برای مرحله بعد است.
ورودی نیز داده رویداد و مدل فرایندی است. در ادامه به توضیح فعالیتهای این مرحله میپردازیم.
ساخت بینش
اینکه چه بینشی ساخته شود بستگی به اهداف تحلیل دارد. بینشهایی که روی داده رویداد ساخته میشوند همان نگارههای رویداد هستند.
اجتماع رویدادها
با اجتماع رویدادها میتوان پیچیدگی و ساختار نتایج کاوش را بهبود بخشید. در این اینجا دو نوع اجتماع، as-is و part-of تعریف میشود.
- در اجتماع as-is چندین رویداد متفاوت ولی متعلق به کلاس عمومی یکسان، جداگانه از هم درنظر گرفته میشوند.
- در part-of چندین رخداد با هم ترکیب میشوند و رخداد بزرگتری را شکل میدهند.
تقویت نگاره رویداد
میتوان نگارههای رویداد را با ویژگیهای مختلف تقویت کرد. دو روش برای تقویت نگاره مطرح میشود. با توجه به نگاره فعلی، ویژگیها یا رویدادهایی محاسبه و اضافه شوند و یا از دادههای خارجی استفاده شود.
فیلترکردن نگاره
فیلترکردن یکی از روشهای متداول پردازش داده برای کاهش پیچیدگی یا متمرکز شدن روی تحلیل بخش خاصی از مجموعه دادهها است. این فعالیت معمولاً طی تکرارهای مختلف چندین بار انجام میشود تا به وسیلهی آن بتوان جنبههای مختلف را بررسی کرد.
خروجی این مرحله نگاره رویداد است.
چهارمین مرحله متدولوژی PM2 : کاوش و تحلیل
چهارمین مرحله متدولوژی PM2، تحلیل فرایند است. هدف این مرحله اعمال روشهای فرایندکاوی روی نگاره رویداد و تلاش برای پاسخ به سؤالات تحقیق و بهدست آوردن بینشی از کارایی و انطباق فرایندها است. ورودی نیز نگاره رویداد و در صورت در دسترس بودن مدل فرایندی است. در ادامه به توضیح فعالیتهای این مرحله میپردازیم.
کشف فرایند
با استفاده از یکی از این روشهای کشف فرایند که به یک نگاره رویداد برای ورودی نیاز دارند، یک مدل فرایند طراحی میشود.
انطباق
هدف این فعالیت، کشف ناسازگاریها بین مدل فرایند و گزارش اجرای فعالیتها است. سؤالاتی که در مورد انطباق سنجی فرایندهای کسبوکار و جنبههای مختلف مثل کیفیت، زمان، منابع و هزینه است، در این فعالیت پاسخ داده میشوند.
بهبود
مقصود این فعالیت، گسترش یا بهبود مدل فرایندی است که از پیش موجود است. برای این منظور از اطلاعاتی که درباره فرایندها در نگاره رویداد ثبت شده است، استفاده میشود. باید توجه داشت که نتیجههایی که از این فعالیت حاصل میشود، مدل فرایندی است که بهبود یافته است.
تحلیل فرایند
منظور از این فعالیت، اعمال تکنیکهای تحلیلی برای بررسی و بهبود مدل فرایندی از جنبههایی است که در یکی از سه نوع اصلی فرایندکاوی مورد بررسی قرار نگرفته است.
خروجی این مرحله یافتههایی است که به سؤالات تحقیقات مرتبط با اهداف کارایی و انطباق پاسخ میدهند.
پنجمین مرحله متدولوژی PM2 : ارزیابی
پنجمین مرحله متدولوژی PM2، ارزیابی است. هدف این مرحله برقراری ارتباط بین یافتهها با ایدههای بهبود که از اهداف پروژه بهدست میآیند، است. ورودی این مرحله نیز مدل فرایند، یافتههای کارایی و انطباق است. در ادامه به توضیح فعالیتهای این مرحله میپردازیم.
تشخیص
ابتدا نتایج باید به درستی تفسیر شوند. سپس نتایجی که متعارف هستند، از نتایجی که به هرشکلی دور از انتظار یا نیاز به توجه و دقت بیشتری دارند تفکیک میشوند. در نهایت با توجه به تمام یافتههایی که بهدست آمدهاند، سؤالاتی که در مرحله اول طراحی شدهاند، مجدداً بازبینی شده و یا سؤالات جدیدی طراحی میشوند.
بررسی صحت و اعتبار سنجی
باید صحت نتایجی که بهدست آمدهاند بررسی شود. برای بررسی صحت، یافتههایی که حاصل شدهاند با دادههای اصلی و سیستمی که پیادهسازی شده است مقایسه میشود. در اعتبار سنجی نتایج با توجه به نیازها و توقعات صاحبان کسبوکار، مورد بررسی قرار میگیرند. این فعالیت میتواند به ایدههای طراحی برای بهبود فرایندها کمک کند.
خروجی این مرحله، ایدهها و برنامههای بهبود یا سؤالاتی جدید در راستای تحقیق است.
ششمین مرحله متدولوژی PM2 : بهبود فرایندها و پشتیبانی
ششمین مرحله متدولوژی PM2، بهبود فرایندها و پشتیبانی آنها است. هدف این مرحله بهدست آوردن بینش برای اصلاح کردن اجرای فرایندها است. ورودی نیز ایدههای بهبود است. در ادامه به توضیح فعالیتهای این مرحله میپردازیم.
پیادهسازی بهبودها
مهمترین انگیزهی پروژههای فرایندکاوی رسیدن بهبود در فرایندهای کسبوکار است. البته پیادهسازی بهبودها و نتایجی که از مراحل قبل بدست آمدهاند، در قالب پروژهی فرایندکاوی قرار نمیگیرد. برای پیادهسازی و ویرایش فرایندها، پروژهای مجزا تعریف میشود.
عملیات پشتیبانی
امکان استفاده از فرایندکاوی بعنوان عملیات پشتیبانی برای کشف مشکلات وجود دارد. برای این منظور نتایج باید دارای کیفیت بالایی باشند و سازمان زیرساخت فناوری اطلاعات در جایی که نتایج را به داده رویدادهای در حال وقوع مرتبط میکند، داشته باشد.
خروجی این مرحله اصلاحات فرایندها است.
نتیجه گیری: متدولوژی فرآیندکاوی راهکاری مناسب
فرایندکاوی از دادههای ثبت شده در سیستمهای اطلاعاتی سازمانها استفاده میکند تا بینش و دانش مورد نیاز در مورد فرایندهای عملیاتی آنها را به دست آورد. همانطور که تکنیکهای فرایندکاوی به بلوغ می رسند، متدولوژی ها و روش های اجرای آنها نیز به مرور گسترده و پیچیده تر میشوند. بنابراین، برای هدایت و این کاربردها به نتیجه موفقیت آمیز، تحقیقات بیشتری در مورد دیدگاه روش شناختی و عملی و متدولوژی لازم است. در این مقاله، اولین قدمهایی را که باید به سمت یک استاندارد برای فرایندکاوی برداشته شود، توضیح داده شد.
