بدترین گلوگاه های فرآیندهای سازمانی اغلب پنهان هستند. ممکن است احساس کنید که چیزی باعث کاهش سرعت و بهره وری می شود. اما بدون داده و مدرکی، حل این مشکل بسیار دشوار است. فناوری فرایندکاوی به سازمان ها این امکان را می دهد تا فرایندهای خود را به طور دقیق بررسی کنند و ناکارآمدی آن ها را کشف و بهبود ببخشند.
علی رغم اهمیت زیاد فرآیندها، سازمان ها اطلاعات محدودی در مورد نحوه اجرای فرایندهای خود دارند. بیشتر داده های پردازش شده در نگاره های پرونده به سیستم دقیق ذخیره می شوند که تجزیه و تحلیل آنها بدون ابزار فرایندکاوی بسیار دشوار است.
فرایندکاوی چه مزایایی برای سازمان ها دارد؟
مزایای فرایندکاوی را میتوان در چهار گروه اصلی مورد بررسی قرار داد:
مزایای تجاری عمومی
• تصمیم گیری داده محور
پیشنیازهای تصمیمگیری منطبق بر داده عبارت است از:
- در دسترس بودن داده ها
- با کیفیت بودن دادهها
- امکان بصریسازی و قابل تحلیل بودن دادهها
ابزارهای فرایندکاوی با افزایش قابلیت دسترسپذیری دادهها، امکان تصمیمگیری دادهمحور را فراهم میکنند.
• استانداردسازی فرایند
گاه ممکن است فرایندهای جاری یک سازمان، متفاوت از فرایندهایی باشد که مدیران تصور میکنند. اگر این تفاوتها شناسایی نشوند، مدیران هرگز نمیتوانند علت اصلی مشکلاتی نظیر راندمان پایین، تأخیر در ارسال و … را درک کنند.
تفاوت فرایندهای جاری و فرایندهای از پیش تعیین شده را میتوان با بررسی نگاره رویداد (Event Log) شناسایی کرد. تجزیه و تحلیل دستی این گزارشها بسیار زمانبر است و معمولاً نتایج دقیقی در برنخواهد داشت. تکنیکهای فرایندکاوی با سادهسازی استخراج اطلاعات از نگاره رویداد، فرایندهای غیراستاندارد را آشکار کرده و راه را برای استانداردسازی فرایند هموار میکند.
• بهبود مدیریت عملکرد
اندازهگیری دقیق میزان عملکرد کارکنان معمولاً دشوار است. فرایندکاوی، جمعآوری دادههای عملکرد را به صورت خودکار انجام داده و این امکان را به شما میدهد تا شاخصهای عملکرد کلیدی (KPI) مانند SLA ،Time to Resolution و First Time Right به طور مداوم کنترل نماید.
مزایای کاهش هزینه ها
• آماده سازی اتوماسیون فرایند
فرایندکاوی با استفاده از نگاره رویداد این امکان را به شما میدهد تا از فرایند رسیدگی به پروندهها مطلع شوید. این امر در پیادهسازی اتوماسیون فرایندهای سازمان کمک ویژهای میکند چرا که شما دقیقاً میدانید فرایندهای فعلی به چه شکل انجام میشود.
• حذف مراحل غیرضروری
امروزه جهان به سرعت در حال تغییر است. این تحولات سریع باعث میشود نیازها و خواستههای مشتریان شما به سرعت تغیر کنند. از این رو گاه مشاهده میکنیم که با گذر زمان بهینهترین فرآیندها نیز راندمان بالای خود را از دست داده و باعث هزینه اضافی برای سیستم میشوند.
فرایندکاوی تصویری واضح از فرایندهای فعلی سازمان ارائه میکند و به شما کمک میکند تا مراحل غیرضروری فرایند خود را شناسایی کنید.
مزایای انطباق
• ممیزی ارزان تر و سریع تر
ابتدا لازم است با مفهوم ممیزی آشنا شویم. ممیزی مجموعه فعالیتهایی است که باهدف بررسی روش انجام فعالیتهای یک مجموعه انجام میشود. بدین صورت که فعالیتهای مجموعه شما با استانداردهای سازمان سنجیده میشود.
ممیزی معمولاً فرایندی زمانبر و پرهزینه است. تکنیکهای فرایندکاوی، ممیزان را قادر میسازد که دادهها را به سرعت تجزیه و تحلیل کنند. این افزایش سرعت باعث کاهش هزینه ممیزی برای سازمانها خواهد شد.
• واکنش سریع تر به فرایندهای ناسازگار
قبل از نرم افزار فرایندکاوی، سازمانها بهناچار مجبور بهصرف منابع قابل توجهی جهت ساخت داشبورد برای پیگیری انطباق فرایندها بودند. با استفاده از نرمافزارهای فرایندکاوی، میتوان چنین داشبوردهایی را با سهولت ایجاد کرده و مشکلات مربوط به عدم انطباق را به سرعت شناسایی کرد.
مزایای بهبود تجربه مشتری
بهینهسازی یک فرایند میتواند منجر به موارد زیر شود:
• کاهش زمان انتظار مشتریان
با استفاده از فرایندکاوی میتوانید مشکلات فرایندهای سازمان خود را شناسایی کرده و آن را بهینه کنید. با بهینه شدن فرایندها، زمان انتظار مشتریان برای دریافت خدمت کاهش مییابد. این امر باعث بهبود تجربه مشتریان شده و رضایتمندی آنها را به دنبال دارد.
• کاهش زمان واکنش به مشکلات
نظارت مداوم بر فرایند، سازمان را قادر میسازد که در صورت بروز هرگونه مشکل، علت را سریع شناسایی کرده و بتواند واکنش مناسبی به آن نشان دهد. این واکنش سریع، باعث بهبود عملکرد سازمان و همچنین افزایش رضایت مشتریان میشود.
• شناسایی و رفع گلوگاه های فرایند
معمولاً در فرایندها، گلوگاههای نامرئی وجود دارد که سرعت سازمان شما را کاهش میدهد. شما با تجزیه و تحلیل زمانهای صرف شده در هر مرحله از فرایند، میتوانید گلوگاهها را شناسایی کرده و آنها را رفع کنید.
• هماهنگ کردن فرایندهای وابسته
فرایندکاوی، تمام دادههای مربوط به فرایندها را استخراج کرده و تعارضات بین آنها را برجسته میکند. سازمان شما میتواند برای کارایی بیشتر و ارائه خدمات بهتر به مشتریان، فرایندهای خود را هماهنگ کند.
منظور از هماهنگ کردن فرایندها چیست؟
به عنوان نمونه، تصور کنید شما و دوستتان به ترتیب تمایل دارید پیتزا و کیک درست کنید. شما مراحل مختلف ساخت پیتزا را انجام داده و در گام آخر به فر احتیاج دارید. زمانی که به سراغ فر میروید، متوجه میشوید که دوست شما از آن استفاده میکند، بنابراین باید تا اتمام کار او منتظر بمانید. در چنین شرایطی فرایندها اصطلاحاً ناهماهنگ میباشند.
زمانی که فرایندها هماهنگ شوند، چنین تعارضاتی به حداقل رسیده و فرایندها سریعتر به پایان میرسند.
با استفاده از فرایندکاوی و مزایای آن میتوان به شفافیت و افزایش بهرهوری فرایندها دست یافت. در نتیجه، شما قادر به کاهش هزینهها، بهبود رضایت مشتری و کارمند و فعالیتی با بهرهوری بیشتر هستید. فرایندکاوی همچنین باعث پیشی گرفتن سازمان از رقبای کسبوکار خود میشود.
